Planning et changements de créneau

Ce parcours explique comment le planning est établi et comment il change : le propriétaire définit les créneaux hebdomadaires de chaque site, le propriétaire ou le responsable du site y affecte les employés, les employés voient leurs créneaux et peuvent demander des changements, et le propriétaire ou le responsable décide. Pour les détails, consultez Planning et Demandes de changement de créneau.

1. Le propriétaire définit les créneaux hebdomadaires

Propriétaire : dans Planning, choisissez un site et ajoutez ses créneaux sous Planning hebdomadaire : pour chaque jour, l'heure de début et de fin, et si le créneau est fixe ou flexible. Chaque créneau se répète toutes les semaines, les semaines suivantes ont donc aussi leurs créneaux. Seul le propriétaire modifie les créneaux hebdomadaires. Consultez Créer des créneaux pour un guide pas à pas.

2. Les employés sont affectés aux créneaux

Propriétaire ou responsable : le propriétaire planifie tous les sites ; un responsable planifie les sites qu'il gère dans Gérer : Planning. Il existe plusieurs méthodes, qui fonctionnent ensemble :

• Employés permanents : un employé qui obtient un créneau hebdomadaire chaque semaine où il est disponible.
• Ouvrir le planificateur : toute la semaine sur un seul écran, Par créneau ou Par personne, pour affecter les employés à la main.
• Affecter automatiquement : remplit d'un coup les créneaux vides d'une période plus longue.
• Plan automatique : si le propriétaire l'active dans Règles de planning, Synqo remplit chaque nuit les créneaux vides des semaines à venir. Il ne touche jamais aux 7 prochains jours, aux modifications faites à la main ni aux affectations fixes.

L'affectation automatique et le plan nocturne suivent les Règles de planning de votre entreprise (repos entre les créneaux, jours consécutifs, heures par semaine) et les règles propres à chaque employé, comme les jours où il ne peut pas travailler. Ces règles sont définies par votre entreprise. Lorsque vous affectez quelqu'un à la main en allant à l'encontre d'une règle, Synqo vous avertit mais vous laisse faire.

3. L'employé voit ses créneaux

Employé : l'onglet Créneaux liste vos prochains créneaux par jour, avec l'heure et le site. Un Créneau flexible est ouvert à tous les employés du site : celui qui pointe son arrivée le prend pour cette journée.

4. L'employé demande un changement

Employé : si votre entreprise a activé les demandes de changement de créneau, ouvrez la carte Demandes de changement de créneau dans l'onglet Créneaux, touchez Nouvelle demande et choisissez le créneau et le type : Ignorer (vous ne le travaillez pas), Échanger (un collègue libre à ce moment le prend) ou Modifier l'horaire. Ajoutez un motif si vous le souhaitez et touchez Envoyer la demande. La demande reste En attente jusqu'à ce que quelqu'un décide.

5. Le propriétaire ou le responsable décide

Propriétaire ou responsable : le propriétaire voit toutes les demandes sous Demandes de changement de créneau ; un responsable voit les demandes de ses sites dans Gérer : Demandes de créneau. Approuver applique le changement immédiatement : un échange donne le créneau au collègue choisi, une modification d'horaire déplace les heures, et pour un créneau ignoré vous choisissez un employé libre ou laissez le créneau vide pour le moment. Refuser demande un court motif, que l'employé voit. Consultez Approuver les demandes.

6. L'employé voit le résultat

Employé : votre liste de demandes indique Approuvé ou Refusé, avec le motif en cas de refus. Vous pouvez annuler une demande tant qu'elle est en attente. Un changement approuvé apparaît aussitôt dans vos créneaux et dans le planning.