Employés

La page Employés liste toutes les personnes de votre entreprise. Seul le propriétaire la voit. Vous y ajoutez des employés et des responsables, leur envoyez leurs identifiants de connexion, modifiez leurs informations et gérez le départ d'un employé.

La liste des employés

Chaque ligne indique le nom, le rôle et le statut de la personne, par exemple Invitation en attente ou Activation en attente jusqu'à sa première connexion, ainsi qu'un badge lorsque le contrat d'un employé se termine dans les 30 jours. Recherchez par nom, e-mail ou rôle. Le crayon ouvre Modifier l'employé ; les autres actions se trouvent dans le menu de la ligne.

Si votre formule compte moins de places que vous n'avez d'employés, par exemple après la fin d'un abonnement, les employés en surnombre sont suspendus : ils ne peuvent plus se connecter tant que vous n'avez pas changé de formule, et ils figurent sous Suspendu.

Ajouter un employé

Cliquez sur Ajouter un employé pour ouvrir le formulaire :

• Nom complet
• E-mail : l'adresse avec laquelle la personne se connecte et reçoit l'invitation. Un employé sans e-mail reçoit un nom d'utilisateur à la place (voir ci-dessous).
• Rôle : Employé ou Responsable. Un responsable planifie et supervise aussi les sites qu'il gère, depuis l'application mobile.
• Numéro d'employé (facultatif) : imprimé sur la feuille de temps.
• Téléphone (facultatif)
• Date de fin de contrat (facultatif) : Synqo vous le rappelle avant l'échéance. Cette date ne modifie jamais le planning d'elle-même.
• Sites assignés : là où la personne travaille et effectue son pointage. Pour un responsable, aussi Sites gérés : les sites qu'il planifie et supervise.

Chaque formule a une limite d'employés. Lorsque vous l'atteignez, le formulaire vous en informe, et vous pouvez changer de formule dans Facturation.

Invitations et première connexion

Une personne disposant d'une adresse e-mail reçoit un e-mail d'invitation avec un lien pour définir son propre mot de passe. Le lien s'affiche aussi dans sa ligne, vous pouvez donc le copier et l'envoyer autrement. Il expire au bout de 24 heures ; Régénérer le lien d'invitation en crée un nouveau.

Pour un employé sans e-mail, cochez Cet employé n'a pas d'e-mail : il se connecte avec un nom d'utilisateur et un mot de passe temporaire que vous lui donnez, puis choisit son propre mot de passe à la première connexion. Jusque-là, le mot de passe reste visible dans sa ligne, et Nouveau mot de passe dans le menu de la ligne en crée un nouveau s'il le perd.

Ajouter plusieurs personnes à la fois

Ajouter plusieurs accepte une liste collée, une personne par ligne : le nom, puis l'e-mail et le téléphone s'ils existent. Les personnes avec e-mail reçoivent une invitation ; les autres reçoivent un nom d'utilisateur et un mot de passe temporaire, et Copier tous les identifiants copie les informations de chacun en un seul message.

Modifier un employé

Modifier l'employé permet de changer le nom, le rôle, le numéro d'employé, le téléphone, la date de fin de contrat et les sites. L'adresse e-mail et le nom d'utilisateur ne peuvent pas être modifiés.

Sous le formulaire se trouvent les Règles de planning de l'employé pour le planificateur (jours où il ne peut pas travailler, créneaux préférés, personnes avec qui il ne doit pas travailler) et la fiche de départ. Pour un employé dont le contrat se termine, Prolonger le contrat définit une nouvelle date de fin.

Quand un employé part

Choisissez L'employé part dans le menu de la ligne et indiquez le dernier jour de travail. Jusqu'à ce jour, rien ne change. Ensuite, l'employé ne peut plus se connecter et ne compte plus dans votre formule, tandis que ses pointages et ses feuilles de temps sont conservés. Synqo indique combien de créneaux et d'affectations fixes il a après ce jour et demande ce qu'ils deviennent :

• Un autre employé les reprend : les créneaux et les affectations fixes passent à l'employé que vous choisissez, lorsque les règles le permettent.
• Ils restent vides : ils attendent un nouvel employé ou que vous les remplissiez dans le planificateur.
• Les pourvoir maintenant selon les règles : Synqo les répartit entre les autres employés, en respectant vos règles de planning.

Vous avez changé d'avis ? Annuler le départ conserve l'employé. Les personnes parties sont listées sous Anciens employés, où Réintégrer réactive leur compte.

Supprimer un employé

Supprimer l'employé sert uniquement à corriger des erreurs, comme une personne ajoutée deux fois. Une personne ayant déjà des pointages ou des feuilles de temps ne peut pas être supprimée, car cela effacerait aussi les données de paie ; indiquez plutôt son départ.

Feuilles de temps

Les heures travaillées, les pointages d'arrivée et de départ de chaque employé se trouvent dans Feuilles de temps, où vous choisissez la personne et le mois, puis téléchargez un PDF.