Politique de confidentialité

1. Introduction — Qui sommes-nous

Synqo est une plateforme SaaS (logiciel en tant que service) de gestion du personnel qui aide les employeurs et les organisations à gérer les plannings, la présence, les congés et les analyses de l'effectif. Synqo est exploité en entreprise individuelle établie en Bosnie-Herzégovine, et le service est accessible à l'adresse https://synqo.work.

La présente Politique de confidentialité explique quelles données personnelles nous collectons, comment nous les utilisons, avec qui nous les partageons, comment nous les protégeons et quels sont vos droits concernant vos données. Elle s'applique à tous les utilisateurs de notre site web et de notre application, y compris les propriétaires d'organisations, les responsables et les employés qui utilisent la plateforme.

En utilisant le service Synqo, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique de confidentialité. Si vous n'êtes pas d'accord avec une partie de cette politique, veuillez ne pas utiliser notre service.

2. Données que nous collectons

Nous collectons différentes catégories de données afin de fournir et d'améliorer notre service. Voici les catégories de données que nous traitons.

2.1 Données du compte

Lorsque vous vous inscrivez sur Synqo, nous collectons votre nom complet, votre adresse e-mail, le nom de votre organisation et votre secteur d'activité. Ces données sont nécessaires pour créer et gérer votre compte.

2.2 Données des employés / du personnel

Lorsque vous ajoutez des employés à la plateforme en tant qu'administrateur ou responsable, nous collectons leurs noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, numéros d'employé, rôles attribués, statut d'emploi et dates de contrat. Ces données sont saisies par l'administrateur de l'organisation au nom des employés.

2.3 Données de présence et de travail

La plateforme enregistre les heures de pointage d'arrivée et de départ des employés, les scans de codes QR, les heures de pause et le total des heures travaillées. Ces données sont essentielles au suivi de la présence et du temps de travail, fonctionnalité centrale du service.

Pour que les relevés de présence restent fiables, à chaque pointage d'arrivée, pointage de départ, connexion à l'application et scan de code QR échoué, nous enregistrons un identifiant d'appareil (le cookie synqo-device), l'adresse IP et le type de navigateur, et, en cas de scan échoué, l'ancienneté du code. Nous enregistrons la même chose pour la tablette qui affiche les codes QR sur un site. À partir de ces données, Synqo signale au propriétaire de l'organisation les abus possibles, par exemple un même téléphone utilisé pour plusieurs employés ou le scan d'un ancien code. Au sein de l'organisation, seul le propriétaire voit ces détails, et chaque employé voit les siens (les responsables ne voient que les alertes de leurs sites, sans adresses IP ni détails sur les appareils). Ils ne sont jamais envoyés par e-mail et sont supprimés après 90 jours.

2.4 Données du planning

Nous traitons des données sur les créneaux, les demandes de congés payés (PTO), les jours fériés, les demandes de changement de créneau et le planning. Ces données alimentent les fonctionnalités de planification et de gestion des congés.

2.5 Données de paiement

Lorsque vous souscrivez à une formule payante, nous traitons les informations d'abonnement et de facturation. Les paiements sont gérés par notre partenaire Lemon Squeezy (Paddle). Nous ne conservons pas les numéros de carte bancaire ni les données complètes des moyens de paiement sur nos serveurs.

2.6 Données techniques

Nous collectons automatiquement des données techniques lorsque vous utilisez notre service, notamment les adresses IP, les chaînes d'agent utilisateur, les informations sur le navigateur, le type d'appareil et les données du système d'exploitation. Ces données nous aident à assurer la sécurité et à améliorer les performances.

2.7 Données de communication

Nous collectons les informations que vous nous transmettez via les formulaires de contact, les signalements de bugs et les inscriptions à la newsletter. Cela comprend votre adresse e-mail, votre nom et le contenu de votre message.

2.8 Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour l'authentification de la session, l'enregistrement des préférences de langue et l'analyse d'audience. Pour en savoir plus, consultez la section 9 (Cookies) de la présente politique.

3. Comment nous utilisons vos données

Nous utilisons vos données aux fins suivantes :

• Fourniture et fonctionnement du service — gestion de votre compte, de votre organisation, de vos sites et des accès des utilisateurs.
• Planification des employés, suivi de la présence et gestion des congés — création de créneaux, enregistrement des heures de travail, traitement des demandes de congé et gestion des jours fériés.
• Traitement des paiements et gestion des abonnements — gestion des prélèvements, des changements de formule, des résiliations et de la facturation via notre partenaire de paiement.
• Envoi d'e-mails transactionnels — e-mails de bienvenue, invitations des employés, confirmations d'abonnement, notifications de modification et réinitialisations de mot de passe.
• Analyses et amélioration du service — analyse des usages pour améliorer les performances, l'expérience utilisateur et les fonctionnalités de la plateforme.
• Sécurité, prévention de la fraude et détection des abus — protection de l'intégrité de la plateforme, détection des accès non autorisés et prévention de l'usage abusif du service.
• Conformité légale — respect des lois, réglementations et obligations légales applicables, y compris la réponse aux demandes légitimes des autorités.

4. Base juridique du traitement (RGPD)

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux lois applicables en matière de protection des données en Bosnie-Herzégovine, nous traitons vos données personnelles sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution du contrat — le traitement est nécessaire pour fournir le service auquel vous vous êtes inscrit, y compris la gestion du compte, du planning, de la présence et des congés.
• Intérêts légitimes — nous traitons certaines données sur la base de nos intérêts commerciaux légitimes, notamment la sécurité de la plateforme, les statistiques, l'amélioration du service et la prévention de la fraude, à condition que ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits.
• Consentement — pour certains traitements, tels que l'abonnement à la newsletter et les cookies facultatifs, nous recueillons votre consentement explicite. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
• Obligation légale — nous sommes tenus de conserver certaines données pour respecter nos obligations légales, notamment les documents fiscaux et comptables.

5. Partage des données et tiers

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous ne partageons les données qu'avec les prestataires nécessaires au fonctionnement de notre plateforme. Chaque prestataire traite les données conformément à ses propres accords de traitement des données.

• Supabase — authentification et hébergement de la base de données. Toutes les données de l'application (comptes utilisateurs, données de l'entreprise, relevés de présence, plannings) sont stockées dans l'infrastructure de Supabase.
• Vercel — hébergement, déploiement et statistiques. Vercel traite les journaux de requêtes, les données de performance et les informations de fréquentation des pages.
• Lemon Squeezy / Paddle — traitement des paiements et gestion des abonnements. Ils gèrent les informations de facturation, les données d'abonnement et les détails des transactions. Toutes les données de carte bancaire sont traitées exclusivement par ces partenaires.
• Resend — envoi d'e-mails transactionnels. Traite les adresses e-mail et le contenu des e-mails pour acheminer les messages liés au service (invitations, confirmations, notifications).
• Sentry — suivi des erreurs. Collecte des données techniques d'erreur, pouvant inclure des identifiants d'utilisateur, afin de nous aider à diagnostiquer et à corriger les problèmes.
• Google Analytics (si activé) — statistiques d'utilisation anonymisées pour comprendre les habitudes de visite et améliorer l'expérience utilisateur.
• Anthropic — assistant AI de planning (uniquement s'il est activé pour votre entreprise). Lorsque le propriétaire pose une question, Anthropic traite la question et les données du planning nécessaires pour y répondre (noms des employés, créneaux, règles). Anthropic n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles.
• Groq — assistant AI de planning (uniquement s'il est activé pour votre entreprise). Il répond en premier ; Anthropic prend le relais lorsque Groq n'est pas disponible. Groq traite les mêmes données qu'Anthropic et ne les utilise pas pour entraîner des modèles.

6. Transferts internationaux de données

Certains de nos prestataires exercent leur activité en dehors de l'Espace économique européen (EEE) et de la Bosnie-Herzégovine. Plus précisément, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic et Groq sont établis aux États-Unis.

Lorsque des données sont transférées en dehors de l'EEE ou de la Bosnie-Herzégovine, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place, notamment les clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne, ou d'autres mécanismes de transfert légalement reconnus.

Vous pouvez nous contacter à l'adresse privacy@synqo.work pour obtenir plus d'informations sur les garanties spécifiques appliquées aux transferts de données.

7. Conservation des données

Nous ne conservons vos données que le temps nécessaire aux finalités décrites dans la présente politique. Nos pratiques de conservation sont les suivantes :

• Comptes actifs — les données sont conservées tant que votre compte est actif et que vous utilisez le service.
• Après la suppression du compte — les données personnelles sont supprimées dans les 30 jours suivant la fermeture du compte, sauf si leur conservation est légalement requise.
• Sauvegardes — les données peuvent subsister dans des sauvegardes chiffrées jusqu'à 90 jours après leur suppression.
• Obligations légales — certains documents (p. ex. les documents fiscaux et comptables) sont conservés aussi longtemps que la loi l'exige, généralement 5 ans ou plus.
• Informations sur l'appareil — l'identifiant de l'appareil, l'adresse IP et le type de navigateur enregistrés avec les pointages d'arrivée, les pointages de départ, les connexions et les scans échoués sont supprimés après 90 jours ; les heures de pointage d'arrivée et de départ sont conservées.
• Newsletter — votre adresse e-mail est conservée jusqu'à votre désinscription de la newsletter.
• Messages de contact — les données envoyées via les formulaires de contact et les signalements de bugs sont conservées pendant 12 mois.

8. Vos droits (RGPD / droits des personnes concernées)

Conformément aux lois applicables en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès — vous avez le droit de demander une copie des données personnelles que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification — vous avez le droit de demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») — vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve de certaines limites légales.
• Droit à la limitation du traitement — vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances.
• Droit à la portabilité des données — vous avez le droit de recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit d'opposition — vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données fondé sur des intérêts légitimes.
• Droit de retirer son consentement — lorsque le traitement repose sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
• Droit d'introduire une réclamation — vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données si vous estimez que vos données ont été traitées en violation de la réglementation applicable.

Pour exercer l'un des droits ci-dessus, contactez-nous à l'adresse privacy@synqo.work. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours.

9. Cookies

Notre site web utilise des cookies, de petits fichiers texte stockés sur votre appareil. Nous utilisons les catégories de cookies suivantes :

Cookies essentiels

Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du site web et ne peuvent pas être désactivés. Ils comprennent les cookies de session d'authentification et le stockage de la préférence de langue (locale). Sans ces cookies, le service ne peut pas fonctionner correctement. Dans l'application et sur la tablette QR, nous utilisons également le cookie synqo-device : un identifiant aléatoire d'appareil, valable jusqu'à 400 jours, utilisé uniquement pour protéger les enregistrements de présence (voir la section 2.3).

Cookies d'analyse

Nous utilisons Vercel Analytics et, en option, Google Analytics pour collecter des données anonymisées sur l'utilisation du site. Ces cookies nous aident à comprendre comment les utilisateurs se servent de notre plateforme et comment nous pouvons l'améliorer.

Cookies publicitaires

Nous n'utilisons ni cookies publicitaires ni cookies de suivi de tiers.

Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies via la bannière de consentement affichée lors de votre première visite ou dans les paramètres de votre navigateur.

10. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé, toute modification, divulgation ou destruction. Nos mesures de sécurité comprennent :

• Chiffrement en transit — toutes les communications entre votre navigateur et nos serveurs sont protégées par le chiffrement HTTPS/TLS.
• Chiffrement au repos — les données stockées dans la base de données sont protégées par un chiffrement au niveau du stockage.
• Contrôles d'accès et authentification — l'accès aux données est limité aux utilisateurs autorisés grâce à des systèmes d'authentification et d'accès basés sur les rôles.
• Politiques Row Level Security (RLS) — au niveau de la base de données, nous appliquons des politiques de sécurité au niveau des lignes qui garantissent l'isolation des données entre les entreprises. Les utilisateurs d'une entreprise ne peuvent pas accéder aux données d'une autre.
• Pratiques de sécurité régulières — nous examinons et mettons à jour régulièrement nos mesures et pratiques de sécurité conformément aux standards du secteur.

Malgré nos efforts, aucune méthode de transmission ou de stockage sur Internet n'est sûre à 100 %. Nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue de vos données, mais nous nous engageons à appliquer des mesures de protection raisonnables.

11. Protection de la vie privée des enfants

Le service Synqo n'est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès d'enfants. Si nous découvrons que nous avons collecté des données d'un enfant de moins de 16 ans sans le consentement parental approprié, nous prendrons des mesures pour supprimer rapidement ces données.

Si vous êtes parent ou tuteur et pensez que votre enfant a fourni des données personnelles via notre service, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@synqo.work afin que nous puissions prendre les mesures appropriées.

12. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter des changements dans nos pratiques, nos technologies, les exigences légales ou pour d'autres raisons opérationnelles.

En cas de modifications importantes, nous vous en informerons par e-mail ou par une notification dans l'application avant leur entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour en haut de cette page sera modifiée à chaque révision.

La poursuite de votre utilisation du service Synqo après la publication des modifications vaut acceptation de la politique mise à jour.

Les versions précédentes de cette politique sont disponibles sur demande. Contactez-nous à l'adresse privacy@synqo.work si vous souhaitez consulter des versions antérieures.

13. Contact

Pour toute question, demande ou réclamation concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :