Politika privatnosti

1. Uvod — Ko smo mi

Synqo je platforma za upravljanje radnom snagom (SaaS) koja poslodavcima i organizacijama omogućava upravljanje rasporedom, prisutnošću, odmorima i analitikom radne snage. Synqo posluje kao samostalna djelatnost sa sjedištem u Bosni i Hercegovini, a usluga je dostupna putem web stranice https://synqo.work.

Ova Politika privatnosti objašnjava koje osobne podatke prikupljamo, kako ih koristimo, s kim ih dijelimo, kako ih štitimo i koja prava imate u vezi s Vašim podacima. Primjenjuje se na sve korisnike naše web stranice i aplikacije, uključujući vlasnike organizacija, menadžere i zaposlenike koji koriste platformu.

Korištenjem Synqo usluge potvrđujete da ste pročitali i razumjeli ovu Politiku privatnosti. Ako se ne slažete s bilo kojim dijelom ove politike, molimo Vas da ne koristite našu uslugu.

2. Podaci koje prikupljamo

Prikupljamo različite kategorije podataka kako bismo Vam pružili i poboljšali našu uslugu. U nastavku su opisane kategorije podataka koje obrađujemo.

2.1 Podaci o računu

Kada se registrujete za Synqo, prikupljamo Vaše ime i prezime, email adresu, naziv organizacije i djelatnost. Ovi podaci su neophodni za kreiranje i upravljanje Vašim računom.

2.2 Podaci o zaposlenicima / radnoj snazi

Kada kao administrator ili menadžer dodajete zaposlenike na platformu, prikupljamo imena i prezimena, email adrese, brojeve telefona, matične brojeve zaposlenika, dodijeljene uloge, status zaposlenja i datume ugovora. Ove podatke unosi administrator organizacije u ime zaposlenika.

2.3 Podaci o prisustvu i radu

Platforma bilježi vrijeme prijave i odjave zaposlenika, skeniranja QR kodova, podatke o lokaciji (ako je primjenjivo), vrijeme pauza i ukupne radne sate. Ovi podaci su ključni za osnovnu funkcionalnost praćenja prisustva i radnog vremena.

2.4 Podaci o rasporedu

Obrađujemo podatke o smjenama, zahtjevima za godišnji odmor (PTO), praznicima, zahtjevima za promjenu smjena i rasporedu. Ovi podaci omogućavaju funkcionalnosti raspoređivanja i upravljanja odmorima.

2.5 Podaci o plaćanju

Kada se pretplatite na plaćeni plan, obrađujemo podatke o pretplati i naplate. Plaćanja obrađuje naš partner Lemon Squeezy (Paddle). Mi ne pohranjujemo brojeve kreditnih kartica niti potpune podatke o platnim sredstvima na našim serverima.

2.6 Tehnički podaci

Automatski prikupljamo tehničke podatke kada koristite našu uslugu, uključujući IP adrese, korisnički agent, podatke o pregledniku, tip uređaja i podatke o operativnom sistemu. Ovi podaci nam pomažu u održavanju sigurnosti i poboljšanju performansi.

2.7 Komunikacijski podaci

Prikupljamo podatke koje nam dostavite putem kontakt obrazaca, prijava grešaka i prijava na newsletter. Ovo uključuje Vašu email adresu, ime i sadržaj poruke.

2.8 Kolačići i slične tehnologije

Koristimo kolačiće i slične tehnologije za autentifikaciju sesije, pohranu jezičkih preferencija i analitiku. Za više informacija pogledajte odjeljak 9 (Kolačići) ove politike.

3. Kako koristimo Vaše podatke

Vaše podatke koristimo za sljedeće svrhe:

• Pružanje i funkcionisanje usluge — upravljanje Vašim računom, organizacijom, lokacijama i korisničkim pristupom.
• Raspoređivanje zaposlenika, praćenje prisustva i upravljanje odmorima — kreiranje smjena, evidencija radnog vremena, obrada zahtjeva za godišnji odmor i upravljanje praznicima.
• Obrada plaćanja i upravljanje pretplatama — procesiranje uplata, nadogradnji plana, otkazivanja i izdavanja računa putem našeg partnera za naplatu.
• Slanje transakcionih emailova — email dobrodošlice, pozivnice za zaposlenike, potvrde pretplate, obavještenja o promjenama i resetovanje lozinki.
• Analitika i poboljšanje usluge — analiza obrazaca korištenja za poboljšanje performansi, korisničkog iskustva i funkcionalnosti platforme.
• Sigurnost, prevencija prevara i otkrivanje zloupotrebe — zaštita integriteta platforme, otkrivanje neovlaštenog pristupa i sprečavanje zloupotrebe usluge.
• Zakonska usklađenost — poštivanje primjenjivih zakona, propisa i pravnih obaveza, uključujući odgovaranje na zakonite zahtjeve nadležnih organa.

4. Pravna osnova za obradu podataka (GDPR)

U skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR) i relevantnim zakonima o zaštiti podataka u Bosni i Hercegovini, obrađujemo Vaše osobne podatke na osnovu sljedećih pravnih osnova:

• Izvršenje ugovora — obrada je neophodna za pružanje usluge za koju ste se registrovali, uključujući upravljanje računom, rasporedom, prisustvom i odmorima.
• Legitimni interesi — obrađujemo određene podatke na osnovu naših legitimnih poslovnih interesa, uključujući sigurnost platforme, analitiku, poboljšanje usluge i prevenciju prevara, pod uslovom da ti interesi ne prevagnu nad Vašim pravima.
• Pristanak — za određene aktivnosti obrade, kao što su pretplata na newsletter i korištenje neobaveznih kolačića, tražimo Vaš izričiti pristanak. Pristanak možete povući u bilo kojem trenutku.
• Zakonska obaveza — određene podatke moramo čuvati radi poštivanja zakonskih obaveza, uključujući porezne i računovodstvene evidencije.

5. Dijeljenje podataka i treće strane

Ne prodajemo Vaše osobne podatke. Podatke dijelimo isključivo s pružaocima usluga koji su neophodni za funkcionisanje naše platforme. Svaki pružalac obrađuje podatke u skladu sa vlastitim ugovorima o obradi podataka.

• Supabase — autentifikacija i hosting baze podataka. Svi podaci aplikacije (korisnički računi, podaci o organizaciji, evidencija prisustva, rasporedi) pohranjeni su u Supabase infrastrukturi.
• Vercel — hosting, deployment i analitika. Vercel obrađuje logove zahtjeva, podatke o performansama i posjećenosti stranica.
• Lemon Squeezy / Paddle — obrada plaćanja i upravljanje pretplatama. Obrađuju podatke o naplati, pretplati i transakcijama. Svi podaci o platnim karticama obrađuju se isključivo od strane ovih partnera.
• Resend — dostava transakcionih emailova. Obrađuje email adrese i sadržaj emailova kako bi isporučio poruke vezane za uslugu (pozivnice, potvrde, obavještenja).
• Sentry — praćenje grešaka. Prikuplja tehničke podatke o greškama, što može uključivati korisničke identifikatore, kako bi nam pomogao u dijagnosticiranju i otklanjanju problema.
• Google Analytics (ako je omogućen) — anonimizirana analitika korištenja za razumijevanje obrazaca posjeta i poboljšanje korisničkog iskustva.

6. Međunarodni prijenosi podataka

Neki od naših pružaoca usluga posluju izvan Evropskog ekonomskog prostora (EEA) i Bosne i Hercegovine. Konkretno, Supabase, Vercel i Resend imaju sjedišta u Sjedinjenim Američkim Državama.

Kada se podaci prenose izvan EEA ili Bosne i Hercegovine, osiguravamo da su uspostavljene odgovarajuće zaštitne mjere, uključujući standardne ugovorne klauzule (SCC) koje je odobrila Evropska komisija, ili druge pravno priznate mehanizme prijenosa.

Možete nas kontaktirati na info@synqo.work za više informacija o specifičnim zaštitnim mjerama koje se primjenjuju na prijenose podataka.

7. Zadržavanje podataka

Zadržavamo Vaše podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe opisane u ovoj politici. Naša pravila zadržavanja su:

• Aktivni računi — podaci se čuvaju dok je Vaš račun aktivan i dok koristite uslugu.
• Nakon brisanja računa — osobni podaci se brišu u roku od 30 dana od zatvaranja računa, osim u slučajevima kada je zadržavanje zakonski obavezno.
• Sigurnosne kopije — podaci mogu ostati u šifriranim sigurnosnim kopijama do 90 dana nakon brisanja.
• Zakonske obaveze — određene evidencije (npr. porezni i računovodstveni zapisi) zadržavaju se onoliko dugo koliko to zakon zahtijeva, obično 5 ili više godina.
• Newsletter — Vaša email adresa se čuva dok se ne odjavite s newslettera.
• Kontakt obrasci — podaci poslani putem kontakt obrazaca i prijava grešaka zadržavaju se 12 mjeseci.

8. Vaša prava (GDPR / Prava ispitanika)

U skladu s primjenjivim zakonima o zaštiti podataka, imate sljedeća prava u vezi s Vašim osobnim podacima:

• Pravo pristupa — imate pravo zatražiti kopiju osobnih podataka koje o Vama čuvamo.
• Pravo ispravke — imate pravo zatražiti ispravku netačnih ili nepotpunih podataka.
• Pravo na brisanje (“pravo na zaborav”) — imate pravo zatražiti brisanje Vaših osobnih podataka, uz određena zakonska ograničenja.
• Pravo na ograničenje obrade — imate pravo zatražiti ograničenje obrade Vaših podataka u određenim okolnostima.
• Pravo na prenosivost podataka — imate pravo primiti Vaše podatke u strukturiranom, uobičajenom i strojno čitljivom formatu.
• Pravo prigovora — imate pravo uložiti prigovor na obradu Vaših podataka koja se temelji na legitimnim interesima.
• Pravo povlačenja pristanka — kada se obrada temelji na pristanku, imate pravo povući pristanak u bilo kojem trenutku, bez utjecaja na zakonitost obrade koja je izvršena prije povlačenja.
• Pravo na podnošenje pritužbe — imate pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu za zaštitu podataka ako smatrate da je obrada Vaših podataka izvršena protivno propisima.

Za ostvarivanje bilo kojeg od navedenih prava, kontaktirajte nas na info@synqo.work. Na Vaš zahtjev ćemo odgovoriti u roku od 30 dana.

9. Kolačići

Naša web stranica koristi kolačiće — male tekstualne datoteke koje se pohranjuju na Vašem uređaju. Koristimo sljedeće kategorije kolačića:

Neophodni kolačići

Ovi kolačići su neophodni za funkcionisanje web stranice i ne mogu se isključiti. Uključuju kolačiće za autentifikaciju sesije i pohranu jezičke preferencije (locale). Bez ovih kolačića usluga ne može ispravno funkcionisati.

Analitički kolačići

Koristimo Vercel Analytics, a opciono i Google Analytics, za prikupljanje anonimiziranih podataka o korištenju stranice. Ovi kolačići nam pomažu da razumijemo kako korisnici koriste našu platformu i kako je možemo poboljšati.

Reklamni kolačići

Ne koristimo reklamne ni kolačiće za praćenje trećih strana.

Možete upravljati postavkama kolačića putem bannera za pristanak na kolačiće koji se prikazuje prilikom prve posjete ili putem postavki Vašeg preglednika.

10. Sigurnost podataka

Primjenjujemo odgovarajuće tehničke i organizacione mjere za zaštitu Vaših osobnih podataka od neovlaštenog pristupa, izmjene, otkrivanja ili uništenja. Naše sigurnosne mjere uključuju:

• Šifriranje u prijenosu — sva komunikacija između Vašeg preglednika i naših servera zaštićena je HTTPS/TLS šifriranjem.
• Šifriranje u mirovanju — podaci pohranjeni u bazi podataka zaštićeni su šifriranjem na nivou skladištenja.
• Kontrola pristupa i autentifikacija — pristup podacima je ograničen na ovlaštene korisnike putem autentifikacije i sistema dodjeljivanja uloga.
• Row Level Security (RLS) politike — na nivou baze podataka primjenjujemo politike sigurnosti na nivou redova koje osiguravaju izolaciju podataka između organizacija. Korisnici jedne organizacije ne mogu pristupiti podacima druge organizacije.
• Redovne sigurnosne prakse — redovno pregledamo i ažuriramo naše sigurnosne mjere i prakse u skladu s industrijskim standardima.

Uprkos našim naporima, nijedan sistem prijenosa ili pohrane podataka putem interneta nije 100% siguran. Ne možemo garantovati apsolutnu sigurnost Vaših podataka, ali se obavezujemo na primjenu razumnih mjera zaštite.

11. Privatnost djece

Synqo usluga nije namijenjena djeci mlađoj od 16 godina. Svjesno ne prikupljamo osobne podatke od djece. Ako otkrijemo da smo prikupili podatke od djeteta mlađeg od 16 godina bez odgovarajućeg roditeljskog pristanka, poduzet ćemo korake za promptno brisanje tih podataka.

Ako ste roditelj ili staratelj i smatrate da je Vaše dijete dostavilo osobne podatke putem naše usluge, molimo Vas da nas kontaktirate na info@synqo.work kako bismo mogli poduzeti odgovarajuće mjere.

12. Promjene ove politike

Možemo povremeno ažurirati ovu Politiku privatnosti kako bismo odrazili promjene u našim praksama, tehnologijama, zakonskim zahtjevima ili iz drugih operativnih razloga.

U slučaju značajnih promjena, obavijestit ćemo Vas putem emaila ili putem obavještenja unutar aplikacije prije nego što promjene stupe na snagu. Datum posljednjeg ažuriranja na vrhu ove stranice bit će ažuriran s svakom revizijom.

Nastavak korištenja Synqo usluge nakon objave izmjena predstavlja Vaše prihvatanje ažurirane politike.

Prethodne verzije ove politike dostupne su na zahtjev. Kontaktirajte nas na info@synqo.work ako želite pristupiti ranijim verzijama.

13. Kontakt

Za sva pitanja, zahtjeve ili pritužbe u vezi s ovom Politikom privatnosti ili obradom Vaših osobnih podataka, možete nas kontaktirati: