Planning

La page Planning est l'endroit où vous planifiez les créneaux de chaque site. Seul le propriétaire la voit ; les responsables planifient les sites qu'ils gèrent dans l'application mobile (Gérer : Planning). Vous définissez une fois les créneaux qui se répètent chaque semaine, et Synqo les transforme en créneaux réels pour les 12 mois suivants. Ensuite, vous y placez les employés : dans le planificateur, avec l'affectation automatique ou en affectations fixes. Les employés voient leurs créneaux dans l'application.

Choisir un site

Commencez par Choisir un site ; la page s'en souvient pour la prochaine fois. La carte en haut affiche le site et le nombre d'employés qui lui sont affectés. Seuls ces employés peuvent être placés sur ses créneaux. Changer de site vous ramène à la liste.

Réinitialiser le site supprime le planning hebdomadaire du site et tous ses créneaux à venir, pour repartir de zéro. Les créneaux effectués et les pointages sont conservés, tout comme les employés qui lui sont affectés.

Le planning hebdomadaire

Le Planning hebdomadaire liste les jours de la semaine avec les horaires d'ouverture du site, ou Fermé. Pour ajouter un créneau qui se répète chaque semaine :

1. Ouvrez le jour. Un jour fermé n'accepte aucun créneau : définissez d'abord les horaires d'ouverture.
2. Sous Ajouter un créneau, définissez l<b>Heure de début</b> et lHeure de fin. Un créneau peut commencer avant l'ouverture ou finir après la fermeture ; vous recevez seulement une remarque.
3. Ou activez Flexible : l'employé arrive à tout moment entre l<b>Arrivée au plus tôt</b> et lArrivée au plus tard et travaille la Durée prévue. Personne n'est affecté à un créneau flexible ; tout employé du site le prend en scannant le code QR.
4. Définissez le Nombre d'employés requis : combien de personnes le créneau nécessite.
5. Sous Exigences, vous pouvez demander un employé avec une étiquette (Nécessite un employé avec l'étiquette), par exemple quelqu'un qui a les clés, et définir le Type de créneau : matin, milieu de journée ou après-midi, ou selon l'heure de début.
6. Cliquez sur Ajouter un créneau. Synqo crée le créneau ce jour de la semaine pour les 12 prochains mois.

Copier un jour copie les créneaux d'un jour vers d'autres jours, et Copier depuis un autre site copie les créneaux hebdomadaires d'un autre site. Mettre à jour ou Supprimer sur un créneau hebdomadaire ne modifie que ses créneaux qui n'ont pas encore commencé : un créneau dont vous avez modifié l'heure à la main la conserve, et les créneaux effectués ne changent jamais. Pas à pas : Création de créneaux.

Placer les employés sur les créneaux

Trois outils placent les employés sur les créneaux. Ils suivent tous les mêmes règles (voir ci-dessous) et ne modifient jamais les jours passés :

• Ouvrir le planificateur : toute la semaine sur un seul écran, Par créneau ou Par personne. Cliquez sur une place et choisissez un employé : le meilleur choix est en premier, et la règle que l'employé enfreindrait s'affiche sous son nom. Choisissez Ce jour uniquement, Chaque lundi à partir de maintenant ou Chaque lundi jusqu'au…. Remplir les créneaux vides propose des personnes pour les places vides. Rien n'est enregistré tant que vous ne cliquez pas sur Enregistrer.
• Affecter automatiquement : remplit d'un coup les créneaux vides sur une période plus longue, de Cette semaine à 3 prochains mois, et répartit équitablement les heures et les week-ends. Afficher la proposition montre qui obtiendrait quel créneau et quels créneaux restent vides, et pourquoi ; Affecter les créneaux l'enregistre. Après avoir modifié des règles, cochez Replanifier aussi les affectations automatiques précédentes. Effacer les affectations retire de nouveau les affectations automatiques.
• Employés fixes : un employé qui reçoit un créneau hebdomadaire chaque semaine où il est disponible, toujours ou jusqu'à une date (pour couvrir un jour férié, par exemple). Ajoutez-les sous le créneau hebdomadaire, ou choisissez Chaque lundi à partir de maintenant dans le planificateur. Ils reçoivent leurs créneaux avant que l'affectation automatique remplisse le reste.

Les Outils du planificateur agissent sur toute la semaine à la fois : Replanifier cette semaine, Copier cette semaine vers l'avant sur les semaines suivantes, et Fermer le magasin ce jour-là pour un jour férié ou un inventaire, ce qui retire les créneaux de ce jour jusqu'à ce que vous choisissiez Rétablir les créneaux.

La replanification ne déplace que les employés planifiés automatiquement, et la planification nocturne ne remplit que les places vides. Les employés que vous avez placés à la main sur un créneau et les affectations fixes restent où ils sont.

Règles et planification nocturne

Les règles propres à votre entreprise se trouvent dans Paramètres → Règles de planning : le repos entre deux jours de travail (0, donc aucune règle, tant que vous ne le définissez pas), le nombre maximal de jours consécutifs, le nombre maximal d'heures par semaine, les heures hebdomadaires normales, et l'heure de début des créneaux du matin et de l'après-midi. Ce sont les règles de votre entreprise, et vous décidez de chaque valeur.

Chaque employé peut avoir ses propres Règles de planning, sur sa page sous Employés ou avec l'icône des curseurs dans le planificateur : Ne peut pas travailler, Travaille uniquement, Préfère, Pas sur le même créneau que, Max. d'heures par semaine, Max. de jours par semaine et Étiquette, toujours ou pour une période.

L'affectation automatique et la planification nocturne n'enfreignent jamais une règle. Dans le planificateur, vous le pouvez, mais la place devient rouge ; le jaune n'est qu'un avertissement, par exemple un employé qui préfère un autre créneau. Un employé en congé approuvé n'est jamais planifié.

Lorsque Maintenir le planning rempli (dans les règles de planning) est réglé sur un nombre de semaines, Synqo remplit chaque nuit les créneaux vides jusqu'à cette échéance. Il ne touche jamais aux 7 prochains jours, aux modifications faites à la main ni aux affectations fixes.

Créneaux uniques et exceptions

Pour une seule date, ouvrez le Calendrier des créneaux et cliquez sur Activer la modification. Cliquez sur une plage horaire vide pour Créer un créneau à cette date : le site, la date, des horaires fixes ou flexibles, l'heure de début et de fin et, si vous le souhaitez, l'employé. Il est impossible de créer des créneaux dans le passé.

Cliquez sur un créneau à venir pour choisir son employé : Enregistrer pour cette date ou, pour un créneau du planning hebdomadaire, Tous les lundis pour en faire une affectation fixe de l'employé. Modifier le créneau change les horaires ou supprime le créneau. Un créneau commencé ou déjà effectué ne peut pas être supprimé.

Comment les employés voient leurs créneaux

Les employés voient leurs prochains créneaux, avec l'heure et le site, dans l'onglet Créneaux de l'application, ainsi que les créneaux flexibles encore ouverts de leur site. Ils effectuent leur pointage d'arrivée en scannant le code sur la tablette du site (Pointage par code QR). Les modifications que vous enregistrez s'affichent dans leur application.

Demandes de changement de créneau

Si les demandes de changement de créneau sont activées pour votre entreprise (Paramètres → Application des employés), les employés peuvent demander à ne pas faire un créneau, à l'échanger avec un collègue ou à en changer l'horaire. Vous décidez sur la page Demandes de créneau, et les responsables décident pour leurs propres sites. Un changement approuvé met à jour le planning ; un changement refusé laisse le créneau tel quel.