Rooster en dienstwijzigingen

Deze flow beschrijft hoe het rooster wordt gemaakt en hoe het verandert: de eigenaar stelt de wekelijkse diensten van elke locatie in, de eigenaar of de manager van de locatie zet medewerkers erop, medewerkers zien hun diensten en kunnen wijzigingen aanvragen, en de eigenaar of de manager beslist. Zie voor de details Rooster en Dienstverzoeken.

1. De eigenaar stelt de wekelijkse diensten in

Eigenaar: Kies in Rooster een locatie en voeg de diensten toe onder Weekrooster: per dag de begin- en eindtijd, en of de dienst vast of flexibel is. Elke dienst herhaalt zich elke week, zodat ook de komende weken hun diensten hebben. Alleen de eigenaar wijzigt de wekelijkse diensten. Zie Diensten aanmaken voor een stapsgewijze handleiding.

2. Medewerkers worden op de diensten gezet

Eigenaar of manager: De eigenaar plant alle locaties; een manager plant de locaties die hij beheert in Beheer: Rooster. Er zijn meerdere manieren, en ze werken samen:

• Vaste medewerkers: een medewerker die elke week een wekelijkse dienst krijgt als hij vrij is.
• Planner openen: de hele week op één scherm, Per dienst of Per persoon, om medewerkers handmatig toe te wijzen.
• Automatisch inplannen: vult in één keer de lege diensten van een langere periode.
• Automatisch plan: als de eigenaar dit aanzet in Roosterregels, vult Synqo elke nacht lege diensten voor de komende weken. Het blijft af van de komende 7 dagen, handmatige wijzigingen en vaste plekken.

Automatisch inplannen en het nachtelijke plan volgen de Roosterregels van uw bedrijf (rusttijd tussen diensten, dagen achter elkaar, uren per week) en de eigen regels van elke medewerker, zoals dagen waarop hij niet kan werken. Deze regels bepaalt uw bedrijf. Als u iemand handmatig tegen een regel in toewijst, waarschuwt Synqo u, maar laat het u begaan.

3. De medewerker ziet zijn diensten

Medewerker: Het tabblad Diensten toont uw komende diensten per dag, met tijd en locatie. Een Flexibele dienst staat open voor elke medewerker van de locatie: wie incheckt, neemt hem voor die dag.

4. De medewerker vraagt een wijziging aan

Medewerker: Als uw bedrijf dienstwijzigingsverzoeken heeft ingeschakeld, opent u op het tabblad Diensten de kaart Dienstwijzigingsverzoeken, tikt u op Nieuw verzoek en kiest u de dienst en het type: Overslaan (u werkt hem niet), Ruilen (een collega die dan vrij is neemt hem over) of Tijd wijzigen. Voeg desgewenst een reden toe en tik op Verzoek indienen. Het verzoek blijft In behandeling tot iemand beslist.

5. De eigenaar of manager beslist

Eigenaar of manager: De eigenaar ziet elk verzoek onder Dienstwijzigingsverzoeken; een manager ziet de verzoeken voor zijn locaties in Beheer: Dienstverzoeken. Goedkeuren voert de wijziging direct door: bij een ruil gaat de dienst naar de gekozen collega, bij een tijdwijziging verschuiven de tijden, en bij overslaan kiest u een vrije medewerker of laat u de dienst voorlopig leeg. Afwijzen vraagt om een korte reden, die de medewerker ziet. Zie Verzoeken goedkeuren.

6. De medewerker ziet de uitkomst

Medewerker: Uw lijst met verzoeken toont Goedgekeurd of Afgewezen, met de reden als het is afgewezen. U kunt een verzoek annuleren zolang het in behandeling is. Een goedgekeurde wijziging is direct zichtbaar in uw diensten en in het rooster.