QR-code en aanwezigheid

Deze flow behandelt het winkeltablet met de QR-code, medewerkers die inchecken, pauzes nemen en uitchecken, en waar de eigenaar alles ziet: realtime monitoring, analyses, meldingen en de urenstaat. Voor details over de pagina's, zie Locaties: QR-code instellen, Inchecken, Monitoring en Urenstaten.

1. Maak de weergavelink van de locatie

Eigenaar: Klik bij Locaties op QR-code tonen op de kaart van de locatie. Als er nog geen link is, klikt u op Link genereren. Elke locatie heeft een eigen link, die u daar kunt kopiëren of openen. Zie QR-code instellen voor alle stappen.

2. Zet het op het winkeltablet

Eigenaar: Open de link in de browser van een tablet, een oude telefoon of een laptop bij de ingang en laat het apparaat aan; de pagina houdt het scherm actief. Elke 3 seconden verschijnt een nieuwe code. Elke code wordt door Synqo ondertekend en werkt maar een paar seconden, dus een foto, een schermafbeelding of een uitdraai werkt niet. Een link werkt op één scherm tegelijk: een tweede scherm toont Deze QR-weergave is al geopend op een ander scherm. Als de link in verkeerde handen is gekomen, maakt Link opnieuw genereren een nieuwe aan en werkt de oude niet meer; open daarna de nieuwe link op het tablet.

3. Medewerkers checken in, nemen pauze en checken uit

Medewerker: Tik op het tabblad Inchecken op Inchecken en richt de camera van uw telefoon op het tablet. Synqo controleert of de code actueel is en bij uw bedrijf hoort, en of u vandaag een dienst op die locatie hebt. Pauze starten, Pauze beëindigen en Uitchecken scant u op dezelfde locatie. Niemand checkt in op het tablet zelf: iedereen scant met de eigen telefoon en het eigen account, en de vastgelegde tijd is die van Synqo, niet die van de telefoon.

4. De eigenaar ziet de aanwezigheid

Eigenaar: Realtime monitoring toont per locatie hoeveel mensen werken, pauze hebben of ontbreken, en de laatste check-ins, check-outs en pauzes. Analyses toont aanwezigheid, gewerkte uren, te laat komen en pauzes in de loop van de tijd. Managers zien hetzelfde voor hun locaties bij Beheren.

5. Meldingen

Synqo houdt de aanwezigheid zelf in de gaten en geeft een melding bij te laat komen, niet verschenen, eerder vertrek, een lange pauze, een vergeten uitcheck of een winkeltablet dat offline is gegaan. Na hoeveel minuten dat gebeurt, bepaalt de eigen regel van uw bedrijf in Instellingen → Meldingen; de melding voor een lange pauze blijft uit totdat u instelt hoe lang een pauze mag duren. Meldingen verschijnen op de startpagina van het dashboard, in Analyses en in Realtime monitoring, en managers zien die voor hun locaties. Als u e-mailmeldingen inschakelt, ontvangt u ze ook per e-mail.

6. De urenstaat

Eigenaar: Kies in de Urenstaat een medewerker en een periode (Maandelijks, Wekelijks of Aangepast). Per dag ziet u inchecken, uitchecken, pauzes en uren; de uren worden toegevoegd wanneer de medewerker uitcheckt. PDF downloaden slaat de urenstaat van één medewerker op en Alles downloaden die van iedereen, voor de salarisadministratie. Hoe overuren tellen, stelt u in bij Instellingen → Bedrijfsinstellingen. Alleen de eigenaar ziet urenstaten; als een medewerker de zijne nodig heeft, geeft de eigenaar hem de PDF.

Vroeg, te laat of niet ingecheckt

Medewerkers kunnen inchecken zodra ze aankomen, ook vóór het begin van de dienst: bij een dienst om 09:00 en een scan om 08:42 is de medewerker ingecheckt en toont de app wanneer de dienst begint. Vroeg komen telt nooit als te laat. De urenstaat toont de werkelijke inchecktijd; of de vroege minuten als uren tellen, hangt af van uw instellingen voor overuren.

Inchecken na het begin van de dienst is alleen te laat volgens de regel van uw bedrijf voor te laat komen: de medewerker ziet Te laat: … en de urenstaat en Analyses markeren dit. Als een medewerker zich niet binnen uw minuten voor niet verschenen heeft ingecheckt, verschijnt een melding Niet verschenen en telt Realtime monitoring de medewerker als afwezig. Een medewerker die na de dienst nog is ingecheckt, krijgt een melding Vergeten uitchecken zodra uw minuten zijn verstreken. De urenstaat bewaart altijd de werkelijke incheck- en uitchecktijden.