Werknemers

De pagina Werknemers toont iedereen in uw bedrijf. Alleen de eigenaar ziet deze pagina. Hier voegt u medewerkers en managers toe, stuurt u hun inloggegevens, wijzigt u hun gegevens en regelt u het vertrek van een medewerker.

De werknemerslijst

Elke rij toont de naam, rol en status van de persoon, bijvoorbeeld Uitnodiging in behandeling of Activatie in behandeling totdat de persoon voor het eerst inlogt, en een badge wanneer het contract van een medewerker binnen 30 dagen afloopt. Zoek op naam, e-mail of rol. Het potlood opent Werknemer bewerken; de andere acties staan in het menu van de rij.

Als uw abonnement minder plaatsen heeft dan u medewerkers hebt, bijvoorbeeld nadat een abonnement afloopt, worden de extra medewerkers geschorst: ze kunnen niet inloggen totdat u upgradet en ze staan onder Geschorst.

Een werknemer toevoegen

Klik op Werknemer toevoegen om het formulier te openen:

• Volledige naam
• E-mail: het adres waarmee de persoon inlogt en waarop de uitnodiging binnenkomt. Een medewerker zonder e-mail krijgt in plaats daarvan een gebruikersnaam (zie hieronder).
• Rol: Medewerker of Manager. Een manager plant en houdt ook toezicht op de locaties die hij beheert, vanuit de telefoonapp.
• Werknemersnummer (optioneel): wordt op de urenstaat afgedrukt.
• Telefoon (optioneel)
• Einddatum contract (optioneel): Synqo herinnert u voordat het afloopt. De datum wijzigt nooit zelf het rooster.
• Toegewezen locaties: waar de persoon werkt en incheckt. Voor een manager ook Beheerde locaties: de locaties die hij plant en waarop hij toezicht houdt.

Elk abonnement heeft een limiet voor het aantal medewerkers. Wanneer u die bereikt, meldt het formulier dat, en u kunt upgraden onder Facturatie.

Uitnodigingen en de eerste keer inloggen

Een persoon met een e-mailadres krijgt een uitnodiging per e-mail met een link om een eigen wachtwoord in te stellen. De link staat ook in de rij van de persoon, zodat u hem kunt kopiëren en op een andere manier kunt versturen. De link verloopt na 24 uur; met Uitnodigingslink opnieuw genereren maakt u een nieuwe.

Vink voor een medewerker zonder e-mail Deze medewerker heeft geen e-mail aan: de medewerker logt in met een gebruikersnaam en een tijdelijk wachtwoord dat u doorgeeft, en kiest bij de eerste keer inloggen een eigen wachtwoord. Tot die tijd blijft het wachtwoord zichtbaar in de rij, en met Nieuw wachtwoord in het menu van de rij maakt u een nieuw wachtwoord aan als de medewerker het kwijtraakt.

Meerdere tegelijk toevoegen

Meerdere toevoegen accepteert een geplakte lijst, één persoon per regel: de naam, daarna e-mail en telefoon als die er zijn. Mensen met e-mail krijgen een uitnodiging; de anderen krijgen een gebruikersnaam en een tijdelijk wachtwoord, en met Alle inloggegevens kopiëren kopieert u de gegevens van iedereen als één bericht.

Een werknemer bewerken

Werknemer bewerken wijzigt de naam, rol, het werknemersnummer, de telefoon, de einddatum van het contract en de locaties. Het e-mailadres en de gebruikersnaam kunnen niet worden gewijzigd.

Onder het formulier staan de Roosterregels van de medewerker voor de planner (dagen waarop de medewerker niet kan werken, voorkeursdiensten, mensen met wie de medewerker niet moet werken) en de vertrekkaart. Voor een medewerker wiens contract afloopt, stelt Contract verlengen een nieuwe einddatum in.

Wanneer een medewerker vertrekt

Kies Medewerker vertrekt in het menu van de rij en stel de laatste werkdag in. Tot die dag verandert er niets. Daarna kan de medewerker niet meer inloggen en telt niet mee voor uw abonnement, terwijl aanwezigheid en urenstaten bewaard blijven. Synqo toont hoeveel diensten en vaste plekken de medewerker na die dag heeft en vraagt wat ermee moet gebeuren:

• Een andere medewerker neemt ze over: diensten en vaste plekken gaan naar de medewerker die u kiest, waar de regels dat toestaan.
• Ze blijven leeg: ze wachten op een nieuwe medewerker of tot u ze in de planner invult.
• Nu invullen volgens de regels: Synqo verdeelt ze onder de andere medewerkers, volgens uw roosterregels.

Bent u van gedachten veranderd? Vertrek annuleren behoudt hen. Personen die zijn vertrokken staan onder Voormalige werknemers, waar Terughalen hun account weer actief maakt.

Een werknemer verwijderen

Werknemer verwijderen is alleen bedoeld voor vergissingen, zoals een persoon die twee keer is toegevoegd. Iemand met bestaande aanwezigheid of urenstaten kan niet worden verwijderd, omdat daarmee ook de loonadministratie zou verdwijnen; markeer die persoon in plaats daarvan als vertrekkend.

Urenstaten

De gewerkte uren, check-ins en check-outs van elke werknemer staan onder Urenstaten, waar u de persoon en de maand kiest en een PDF downloadt.