Privacybeleid

1. Inleiding — Wie wij zijn

Synqo is een software-as-a-service-platform (SaaS) voor personeelsbeheer waarmee werkgevers en organisaties het rooster, de aanwezigheid, verlof en personeelsanalyses beheren. Synqo wordt geëxploiteerd als eenmanszaak gevestigd in Bosnië en Herzegovina en de dienst is beschikbaar via https://synqo.work.

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij ze gebruiken, met wie wij ze delen, hoe wij ze beveiligen en welke rechten u heeft met betrekking tot uw gegevens. Het geldt voor alle gebruikers van onze website en app, waaronder eigenaren van organisaties, managers en werknemers die het platform gebruiken.

Door de dienst van Synqo te gebruiken, bevestigt u dat u dit privacybeleid heeft gelezen en begrepen. Als u het niet eens bent met een onderdeel van dit beleid, verzoeken wij u onze dienst niet te gebruiken.

2. Gegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen verschillende categorieën gegevens om onze dienst te leveren en te verbeteren. Hieronder staan de categorieën gegevens die wij verwerken.

2.1 Accountgegevens

Wanneer u zich registreert bij Synqo, verzamelen wij uw volledige naam, e-mailadres, de naam van uw organisatie en uw branche. Deze gegevens zijn nodig om uw account aan te maken en te beheren.

2.2 Gegevens van werknemers / personeel

Wanneer u als beheerder of manager werknemers aan het platform toevoegt, verzamelen wij hun namen, e-mailadressen, telefoonnummers, werknemersnummers, toegewezen rollen, dienstverbandstatus en contractdata. Deze gegevens worden door de beheerder van de organisatie namens de werknemers ingevoerd.

2.3 Aanwezigheids- en werkgegevens

Het platform registreert de tijden van inchecken en uitchecken van werknemers, QR-code-scans, pauzetijden en het totale aantal gewerkte uren. Deze gegevens zijn essentieel voor de kernfunctionaliteit van aanwezigheids- en tijdregistratie van de dienst.

Om de aanwezigheidsregistratie betrouwbaar te houden, registreren wij bij elke check-in, elke check-out, elke aanmelding in de app en elke mislukte QR-scan een apparaat-ID (de cookie synqo-device), het IP-adres en het browsertype, en bij een mislukte scan ook hoe oud de code was. Hetzelfde registreren wij voor het tablet dat de QR-codes op een locatie toont. Op basis hiervan meldt Synqo de eigenaar van de organisatie mogelijk misbruik, bijvoorbeeld één telefoon die voor meerdere werknemers wordt gebruikt of het scannen van een oude code. Binnen de organisatie ziet alleen de eigenaar deze gegevens, en elke werknemer zijn eigen gegevens (managers zien alleen de meldingen van hun locaties, zonder IP-adressen of apparaatgegevens). Ze worden nooit per e-mail verstuurd en worden na 90 dagen verwijderd.

2.4 Roostergegevens

Wij verwerken gegevens over diensten, aanvragen voor betaald verlof (PTO), feestdagen, dienstwijzigingsverzoeken en roosters. Deze gegevens maken de functies voor roosterplanning en verlofbeheer mogelijk.

2.5 Betalingsgegevens

Wanneer u een betaald abonnement afsluit, verwerken wij abonnements- en factuurgegevens. Betalingen worden afgehandeld door onze partner Lemon Squeezy (Paddle). Wij slaan geen creditcardnummers of volledige gegevens van betaalmiddelen op onze servers op.

2.6 Technische gegevens

Wij verzamelen automatisch technische gegevens wanneer u onze dienst gebruikt, waaronder IP-adressen, user-agentstrings, browsergegevens, apparaattype en gegevens over het besturingssysteem. Deze gegevens helpen ons de beveiliging te handhaven en de prestaties te verbeteren.

2.7 Communicatiegegevens

Wij verzamelen gegevens die u indient via contactformulieren, probleemmeldingen en aanmeldingen voor de nieuwsbrief. Hieronder vallen uw e-mailadres, naam en de inhoud van uw bericht.

2.8 Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën voor sessieauthenticatie, het opslaan van taalvoorkeuren en analyses. Zie voor meer informatie paragraaf 9 (Cookies) van dit beleid.

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren en laten functioneren van de dienst — het beheren van uw account, organisatie, locaties en gebruikerstoegang.
• Roosterplanning, aanwezigheidsregistratie en verlofbeheer — het aanmaken van diensten, het registreren van werktijden, het verwerken van verlofaanvragen en het beheren van feestdagen.
• Het verwerken van betalingen en het beheren van abonnementen — het afhandelen van afschrijvingen, upgrades van het abonnement, opzeggingen en facturering via onze betalingspartner.
• Het versturen van transactionele e-mails — welkomstmails, uitnodigingen voor werknemers, abonnementsbevestigingen, wijzigingsberichten en wachtwoordherstel.
• Analyses en verbetering van de dienst — het analyseren van gebruikspatronen om de prestaties, gebruikerservaring en functionaliteit van het platform te verbeteren.
• Beveiliging, fraudepreventie en opsporing van misbruik — het beschermen van de integriteit van het platform, het opsporen van onbevoegde toegang en het voorkomen van misbruik van de dienst.
• Naleving van wetgeving — het naleven van toepasselijke wet- en regelgeving en wettelijke verplichtingen, waaronder het beantwoorden van rechtmatige verzoeken van autoriteiten.

4. Rechtsgrond voor verwerking (AVG)

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming in Bosnië en Herzegovina verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst — de verwerking is noodzakelijk om de dienst te leveren waarvoor u zich hebt geregistreerd, waaronder accountbeheer, roosterplanning, aanwezigheid en verlofbeheer.
• Gerechtvaardigde belangen — wij verwerken bepaalde gegevens op basis van onze gerechtvaardigde zakelijke belangen, waaronder de beveiliging van het platform, analyses, verbetering van de dienst en fraudepreventie, mits die belangen niet zwaarder wegen dan uw rechten.
• Toestemming — voor bepaalde verwerkingsactiviteiten, zoals aanmeldingen voor de nieuwsbrief en optionele cookies, vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.
• Wettelijke verplichting — wij zijn verplicht bepaalde gegevens te bewaren om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en boekhoudkundige administratie.

5. Delen van gegevens en derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen met dienstverleners die nodig zijn voor de werking van ons platform. Elke dienstverlener verwerkt gegevens volgens zijn eigen verwerkersovereenkomsten.

• Supabase — authenticatie en hosting van de database. Alle gegevens van de app (accounts, bedrijfsgegevens, aanwezigheidsregistraties, roosters) worden opgeslagen in de infrastructuur van Supabase.
• Vercel — hosting, deployment en analyses. Vercel verwerkt verzoeklogs, prestatiegegevens en informatie over paginabezoeken.
• Lemon Squeezy / Paddle — betalingsverwerking en abonnementsbeheer. Zij verwerken factuurgegevens, abonnementsgegevens en transactiedetails. Alle betaalkaartgegevens worden uitsluitend door deze partners verwerkt.
• Resend — verzending van transactionele e-mails. Verwerkt e-mailadressen en e-mailinhoud om berichten over de dienst te bezorgen (uitnodigingen, bevestigingen, meldingen).
• Sentry — monitoring van fouten. Verzamelt technische foutgegevens, die gebruikersidentificatoren kunnen bevatten, om ons te helpen problemen te analyseren en op te lossen.
• Google Analytics (indien ingeschakeld) — geanonimiseerde gebruiksanalyses om bezoekpatronen te begrijpen en de gebruikerservaring te verbeteren.
• Anthropic — AI-roosterassistent (alleen als deze voor uw bedrijf is ingeschakeld). Wanneer de eigenaar een vraag stelt, verwerkt Anthropic de vraag en de roostergegevens die nodig zijn om te antwoorden (namen van medewerkers, diensten, regels). Anthropic gebruikt deze gegevens niet om zijn modellen te trainen.
• Groq — AI-roosterassistent (alleen als deze voor uw bedrijf is ingeschakeld). Groq antwoordt eerst; Anthropic neemt het over wanneer Groq niet beschikbaar is. Groq verwerkt dezelfde gegevens als Anthropic en gebruikt ze niet om modellen te trainen.

6. Internationale doorgifte van gegevens

Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en Bosnië en Herzegovina. Supabase, Vercel, Resend, Anthropic en Groq zijn met name gevestigd in de Verenigde Staten.

Wanneer gegevens worden doorgegeven buiten de EER of Bosnië en Herzegovina, zorgen wij voor passende waarborgen, waaronder standaardcontractbepalingen (SCC's) die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, of andere wettelijk erkende doorgiftemechanismen.

U kunt contact met ons opnemen via privacy@synqo.work voor meer informatie over de specifieke waarborgen die op de doorgifte van gegevens van toepassing zijn.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden die in dit beleid zijn beschreven. Onze bewaartermijnen zijn:

• Actieve accounts — gegevens worden bewaard zolang uw account actief is en u de dienst gebruikt.
• Na verwijdering van het account — persoonsgegevens worden binnen 30 dagen na het sluiten van het account verwijderd, behalve wanneer bewaring wettelijk verplicht is.
• Back-ups — gegevens kunnen tot 90 dagen na verwijdering in versleutelde back-ups blijven staan.
• Wettelijke verplichtingen — bepaalde gegevens (bijv. fiscale en boekhoudkundige administratie) worden bewaard zolang de wet dat vereist, doorgaans 5 jaar of langer.
• Apparaatgegevens — de apparaat-ID, het IP-adres en het browsertype die worden vastgelegd bij inchecken, uitchecken, inloggen en mislukte scans, worden na 90 dagen verwijderd; de tijden van inchecken en uitchecken blijven bewaard.
• Nieuwsbrief — uw e-mailadres wordt bewaard totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief.
• Contactberichten — gegevens die via contactformulieren en probleemmeldingen zijn verzonden, worden 12 maanden bewaard.

8. Uw rechten (AVG / rechten van betrokkenen)

Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u hebt het recht een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Recht op rectificatie — u hebt het recht te verzoeken om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op wissing (“recht op vergetelheid”) — u hebt het recht te verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, met inachtneming van bepaalde wettelijke beperkingen.
• Recht op beperking van de verwerking — u hebt het recht te verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens in bepaalde omstandigheden.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid — u hebt het recht uw gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar — u hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op gerechtvaardigde belangen.
• Recht om toestemming in te trekken — wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, hebt u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast.
• Recht om een klacht in te dienen — u hebt het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming als u van mening bent dat uw gegevens in strijd met de toepasselijke regelgeving zijn verwerkt.

Neem voor het uitoefenen van een van bovenstaande rechten contact met ons op via privacy@synqo.work. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

9. Cookies

Onze website gebruikt cookies — kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen. Wij gebruiken de volgende categorieën cookies:

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld. Ze omvatten cookies voor de authenticatiesessie en de opslag van de taalvoorkeur (locale). Zonder deze cookies kan de dienst niet goed functioneren. In de app en op de QR-tablet gebruiken wij ook de cookie synqo-device: een willekeurige apparaat-ID die tot 400 dagen geldig blijft en uitsluitend wordt gebruikt om de aanwezigheidsregistratie te beschermen (zie sectie 2.3).

Analytische cookies

Wij gebruiken Vercel Analytics en optioneel Google Analytics om geanonimiseerde gegevens over het gebruik van de site te verzamelen. Deze cookies helpen ons te begrijpen hoe gebruikers ons platform gebruiken en hoe wij het kunnen verbeteren.

Advertentiecookies

Wij gebruiken geen advertentiecookies of trackingcookies van derden.

U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de cookiebanner die bij uw eerste bezoek wordt getoond of via de instellingen van uw browser.

10. Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Onze beveiligingsmaatregelen omvatten:

• Versleuteling tijdens verzending — alle communicatie tussen uw browser en onze servers wordt beschermd met HTTPS/TLS-versleuteling.
• Versleuteling van opgeslagen gegevens — gegevens in de database worden beschermd door versleuteling op opslagniveau.
• Toegangscontrole en authenticatie — toegang tot gegevens is beperkt tot bevoegde gebruikers via authenticatie en op rollen gebaseerde toegangssystemen.
• Row Level Security (RLS)-beleid — op databaseniveau passen wij beveiligingsbeleid op rijniveau toe dat de scheiding van gegevens tussen bedrijven waarborgt. Gebruikers van het ene bedrijf hebben geen toegang tot de gegevens van een ander.
• Regelmatige beveiligingspraktijken — wij evalueren en actualiseren onze beveiligingsmaatregelen en -praktijken regelmatig in lijn met de branchestandaarden.

Ondanks onze inspanningen is geen enkele methode van verzending of opslag via internet 100% veilig. Wij kunnen de absolute veiligheid van uw gegevens niet garanderen, maar verbinden ons ertoe redelijke beschermingsmaatregelen toe te passen.

11. Privacy van kinderen

De dienst van Synqo is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als wij ontdekken dat wij gegevens van een kind jonger dan 16 jaar hebben verzameld zonder passende toestemming van een ouder, zullen wij die gegevens zo snel mogelijk verwijderen.

Als u ouder of voogd bent en denkt dat uw kind persoonsgegevens via onze dienst heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via privacy@synqo.work, zodat wij passende maatregelen kunnen nemen.

12. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze werkwijze, technologieën of wettelijke vereisten weer te geven, of om andere operationele redenen.

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u per e-mail of via een melding in de app voordat de wijzigingen ingaan. De datum van de laatste update bovenaan deze pagina wordt bij elke herziening aangepast.

Door de dienst van Synqo te blijven gebruiken nadat wijzigingen zijn gepubliceerd, aanvaardt u het bijgewerkte beleid.

Eerdere versies van dit beleid zijn op verzoek beschikbaar. Neem contact met ons op via privacy@synqo.work als u eerdere versies wilt inzien.

13. Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen: