Rooster

Op de pagina Rooster plant u de diensten van elke locatie. Alleen de eigenaar ziet deze pagina; managers plannen de locaties die zij beheren in de app op de telefoon (Beheer: Rooster). U stelt de diensten die elke week terugkeren eenmaal in en Synqo maakt er echte diensten van voor de komende 12 maanden. Daarna plant u mensen erop in: in de planner, met automatisch inplannen of als vaste plekken. Medewerkers zien hun diensten in de app.

Een locatie kiezen

Kies een locatie eerst; de pagina onthoudt deze voor de volgende keer. De kaart bovenaan toont de locatie en hoeveel medewerkers eraan zijn toegewezen. Alleen die medewerkers kunnen worden ingepland op de diensten. Met Locatie wijzigen gaat u terug naar de lijst.

Locatie resetten verwijdert het weekrooster van de locatie en alle komende diensten, voor een frisse start. Gewerkte diensten en aanwezigheid blijven bestaan, net als de medewerkers die eraan zijn toegewezen.

Het weekrooster

Het Weekrooster toont de dagen van de week met de openingstijden van de locatie, of Gesloten. Een dienst toevoegen die elke week terugkomt:

Open de dag. Op een gesloten dag kunnen geen diensten worden ingepland, dus stel eerst de openingstijden in.
Stel onder Dienst toevoegen de Starttijd en Eindtijd in. Een dienst mag vóór opening beginnen of na sluiting eindigen; u krijgt alleen een opmerking.
Of schakel Flexibel in: de medewerker komt op een willekeurig moment tussen de Vroegste aankomst en de Laatste aankomst en werkt de Verwachte duur. Aan een flexibele dienst wordt niemand toegewezen; elke medewerker van de locatie neemt hem over door de QR-code te scannen.
Stel Benodigde medewerkers in: hoeveel mensen de dienst nodig heeft.
Onder Vereisten kunt u een medewerker met een label vragen (Medewerker met label nodig), bijvoorbeeld iemand met de sleutels, en de Soort dienst instellen: ochtend, midden of middag, of op starttijd.
Klik op Dienst toevoegen. Synqo maakt de dienst aan op die weekdag voor de komende 12 maanden.

Dag kopiëren kopieert de diensten van één dag naar andere dagen, en Kopiëren van andere locatie kopieert de wekelijkse diensten van een andere locatie. Bijwerken of Verwijderen bij een wekelijkse dienst wijzigt alleen de diensten die nog niet zijn begonnen: een dienst waarvan u de tijd handmatig hebt aangepast behoudt die, en gewerkte diensten veranderen nooit. Stap voor stap: Diensten aanmaken.

Mensen op diensten inplannen

Drie hulpmiddelen plannen medewerkers in op diensten. Ze volgen allemaal dezelfde regels (zie hieronder) en wijzigen nooit verstreken dagen:

Planner openen: de hele week op één scherm, Per dienst of Per persoon. Klik op een plek en kies een medewerker: de beste keuze staat bovenaan, en een regel die de medewerker zou overtreden staat onder de naam. Kies Alleen deze dag, Elke maandag vanaf nu of Elke maandag tot…. Lege diensten vullen stelt mensen voor de lege plekken voor. Er wordt niets opgeslagen totdat u op Opslaan klikt.
Automatisch inplannen: vult in één keer lege diensten voor een langere periode, van Deze week tot Komende 3 maanden, en verdeelt uren en weekenden gelijkmatig. Voorstel tonen laat zien wie welke dienst zou krijgen en welke diensten open blijven, en waarom; Diensten toewijzen slaat het op. Vink na het wijzigen van regels Eerdere automatische toewijzingen ook opnieuw plannen aan. Toewijzingen wissen haalt de automatische toewijzingen weer weg.
Vaste medewerkers: een medewerker die elke week een wekelijkse dienst krijgt als hij of zij vrij is, altijd of tot een bepaalde datum (bijvoorbeeld om een feestdag op te vangen). Voeg ze toe onder de wekelijkse dienst, of kies in de planner Elke maandag vanaf nu. Zij krijgen hun diensten voordat automatisch inplannen de rest vult.

De Hulpmiddelen van de planner werken op de hele week tegelijk: Deze week opnieuw plannen, Deze week vooruit kopiëren naar de volgende weken, en De winkel die dag sluiten voor een feestdag of inventarisatie, waarmee de diensten van die dag verdwijnen totdat u Diensten terugzetten kiest.

Opnieuw plannen verplaatst alleen medewerkers die automatisch zijn ingepland, en de nachtelijke planning vult alleen lege plekken. Medewerkers die u handmatig op een dienst hebt gezet en vaste plekken blijven waar ze zijn.

Regels en de nachtelijke planning

De eigen regels van uw bedrijf staan in Instellingen → Roosterregels: de rusttijd tussen twee werkdagen (0, dus geen regel, totdat u die instelt), het maximale aantal dagen achter elkaar, het maximale aantal uren per week, de reguliere wekelijkse uren, en wanneer de ochtend- en middagdiensten beginnen. Het is het beleid van uw bedrijf en u bepaalt elk getal.

Elke medewerker kan eigen Roosterregels hebben, op de eigen pagina onder Werknemers of met het schuifregelaarpictogram in de planner: Kan niet werken, Werkt alleen, Heeft voorkeur voor, Niet in dezelfde dienst als, Max. uren per week, Max. dagen per week en Label, altijd of voor een periode.

Automatisch inplannen en de nachtelijke planning overtreden nooit een regel. In de planner kan dat wel, maar de plek wordt dan rood; geel is slechts een waarschuwing, bijvoorbeeld een medewerker die liever een andere dienst heeft. Een medewerker met goedgekeurd verlof wordt nooit ingepland.

Als Rooster gevuld houden (in Roosterregels) op een aantal weken staat, vult Synqo elke nacht lege diensten zo ver vooruit. Het raakt nooit de komende 7 dagen, handmatige wijzigingen of vaste plekken aan.

Losse diensten en uitzonderingen

Alleen voor één datum opent u de Dienstenkalender en klikt u op Bewerken inschakelen. Klik op een lege tijd om op die datum een Dienst aanmaken: de locatie, de datum, vaste of flexibele uren, de begin- en eindtijd en, als u wilt, de medewerker. Diensten kunnen niet in het verleden worden aangemaakt.

Klik op een komende dienst om de medewerker te kiezen: Opslaan voor deze datum of, voor een dienst uit het weekrooster, Elke maandag om de medewerker er een vaste plek op te geven. Met Dienst bewerken wijzigt u de tijden of verwijdert u de dienst. Een dienst die is begonnen of is gewerkt kan niet worden verwijderd.

Hoe medewerkers hun diensten zien

Medewerkers zien hun komende diensten, met tijd en locatie, op het tabblad Diensten van de app, samen met de open flexibele diensten van hun locatie. Ze checken in door de code op de tablet van de locatie te scannen (QR-inchecken). De wijzigingen die u opslaat verschijnen in hun app.

Dienstwijzigingsverzoeken

Als in uw bedrijf dienstwijzigingsverzoeken zijn ingeschakeld (Instellingen → Medewerkersapp), kunnen medewerkers vragen om een dienst over te slaan, te ruilen met een collega of de tijd te wijzigen. U beslist op de pagina Dienstverzoeken, en managers beslissen voor hun eigen locaties. Een goedgekeurde wijziging past het rooster aan; bij een afgewezen wijziging blijft de dienst zoals die was.