Codice QR e presenze
Questo flusso riguarda il tablet del negozio con il codice QR, i lavoratori che registrano entrata, pause e uscita, e dove il titolare vede tutto: Monitoraggio in tempo reale, Analisi, avvisi e foglio presenze. Per i dettagli sulle pagine, vedere Sedi: configurazione del QR, Entrata, Monitoraggio e Fogli presenze.
1. Creare il link di visualizzazione della sede
Titolare: in Sedi clicca Mostra codice QR sulla scheda della sede. Se non esiste ancora un link, clicca Genera link. Ogni sede ha il proprio link, che da lì si può copiare o aprire. Per tutti i passaggi vedere Configurazione del QR.
2. Aprirlo sul tablet del negozio
Titolare: apri il link nel browser di un tablet, di un vecchio telefono o di un portatile all'ingresso e lascialo acceso; la pagina mantiene lo schermo attivo. Mostra un nuovo codice ogni 3 secondi. Ogni codice è firmato da Synqo e vale solo per pochi secondi, quindi una foto, uno screenshot o una stampa non funzionano. Un link funziona su un solo schermo alla volta: un secondo schermo mostra Questa visualizzazione QR è già aperta su un altro schermo. Se il link è finito in mani sbagliate, Rigenera link ne crea uno nuovo e il vecchio smette di funzionare; poi apri il nuovo link sul tablet.
3. I lavoratori registrano entrata, pause e uscita
Lavoratore: nella scheda Entrata tocca Entrata e inquadra il tablet con la fotocamera del telefono. Synqo verifica che il codice sia recente e appartenga alla tua azienda, e che oggi tu abbia un turno in quella sede. Inizia pausa, Termina pausa e Uscita si scansionano nella stessa sede. Nessuno registra l'entrata sul tablet stesso: ognuno scansiona con il proprio telefono e il proprio account, e l'ora registrata è quella di Synqo, non quella del telefono.
4. Il titolare vede le presenze
Titolare: il Monitoraggio in tempo reale mostra, per ogni sede, quante persone stanno lavorando, sono in pausa o mancano, e le ultime entrate, uscite e pause. Analisi mostra presenze, ore lavorate, ritardi e pause nel tempo. I responsabili vedono le stesse informazioni per le loro sedi in Gestisci.
5. Avvisi
Synqo controlla da solo le presenze e genera un avviso per un ritardo, una mancata presentazione, un'uscita anticipata, una pausa lunga, un'uscita dimenticata o un tablet del negozio andato offline. Dopo quanti minuti scatta ciascuno è una regola della tua azienda, impostata in Impostazioni → Avvisi; l'avviso di pausa lunga resta disattivato finché non si imposta quanto può durare una pausa. Gli avvisi compaiono nella home del pannello, in Analisi e nel Monitoraggio in tempo reale, e i responsabili vedono quelli delle loro sedi. Se attivi gli avvisi via e-mail, arrivano anche per e-mail.
6. Il foglio presenze
Titolare: nel Foglio presenze scegli un lavoratore e un periodo (Mensile, Settimanale o Personalizzato). Mostra per ogni giorno entrata, uscita, pause e ore; le ore vengono aggiunte quando il lavoratore registra l'uscita. Scarica PDF salva il foglio presenze di un lavoratore e Scarica tutti quello di tutti, per le paghe. Il calcolo dello straordinario si imposta in Impostazioni → Impostazioni azienda. Solo il titolare vede i fogli presenze; se un lavoratore ha bisogno del suo, il titolare gli consegna il PDF.
Entrata anticipata, in ritardo o mancata
I lavoratori possono registrare l'entrata appena arrivano, anche prima dell'inizio del turno: con un turno alle 09:00 e una scansione alle 08:42, il lavoratore risulta presente e l'app mostra quando inizia il turno. Arrivare in anticipo non conta mai come ritardo. Il foglio presenze mostra l'ora reale di entrata; se i minuti in anticipo contano come ore dipende dalle impostazioni dello straordinario.
Un'entrata dopo l'inizio è un ritardo solo secondo la regola sui ritardi della tua azienda: il lavoratore vede In ritardo di …, e il foglio presenze e Analisi lo segnalano. Se un lavoratore non registra l'entrata entro i minuti impostati per la mancata presentazione, compare un avviso Mancata presentazione e il Monitoraggio in tempo reale lo conta tra gli assenti. Un lavoratore ancora presente dopo la fine del turno riceve un avviso Uscita dimenticata allo scadere dei minuti impostati. Il foglio presenze conserva sempre gli orari reali di entrata e uscita.