Informativa sulla privacy

1. Introduzione — Chi siamo

Synqo è una piattaforma software-as-a-service (SaaS) per la gestione del personale che aiuta datori di lavoro e organizzazioni a gestire pianificazione, presenze, assenze e analisi della forza lavoro. Synqo è gestito come ditta individuale con sede in Bosnia ed Erzegovina e il servizio è disponibile all'indirizzo https://synqo.work.

La presente Informativa sulla privacy spiega quali dati personali raccogliamo, come li utilizziamo, con chi li condividiamo, come li proteggiamo e quali diritti si hanno in relazione ai propri dati. Si applica a tutti gli utenti del nostro sito web e della nostra applicazione, compresi i titolari delle organizzazioni, i responsabili e i dipendenti che utilizzano la piattaforma.

Utilizzando il servizio Synqo si conferma di aver letto e compreso la presente Informativa sulla privacy. Chi non è d'accordo con una qualsiasi parte di questa informativa è pregato di non utilizzare il nostro servizio.

2. Dati che raccogliamo

Raccogliamo diverse categorie di dati per fornire e migliorare il nostro servizio. Di seguito sono elencate le categorie di dati che trattiamo.

2.1 Dati dell'account

Al momento della registrazione a Synqo raccogliamo nome e cognome, indirizzo e-mail, nome dell'organizzazione e settore di attività. Questi dati sono necessari per creare e gestire l'account.

2.2 Dati dei dipendenti / della forza lavoro

Quando un amministratore o un responsabile aggiunge dipendenti alla piattaforma, raccogliamo nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono, numeri di matricola, ruoli assegnati, stato di impiego e date del contratto. Questi dati vengono inseriti dall'amministratore dell'organizzazione per conto dei dipendenti.

2.3 Dati su presenze e lavoro

La piattaforma registra gli orari di entrata e uscita dei dipendenti, le scansioni dei codici QR, gli orari delle pause e le ore di lavoro totali. Questi dati sono essenziali per le funzioni principali di rilevazione delle presenze e dell'orario di lavoro.

Per mantenere affidabili i registri delle presenze, a ogni entrata, uscita, accesso all'app e scansione QR non riuscita registriamo un identificativo del dispositivo (il cookie synqo-device), l'indirizzo IP e il tipo di browser, e in caso di scansione non riuscita anche l'età del codice. Registriamo le stesse informazioni per il tablet che mostra i codici QR in una sede. In base a questi dati Synqo segnala al titolare dell'organizzazione possibili usi impropri, ad esempio un solo telefono usato per più dipendenti o la scansione di un codice vecchio. All'interno dell'organizzazione questi dettagli sono visibili solo al titolare e, per i propri dati, a ciascun dipendente (i responsabili vedono solo gli avvisi delle proprie sedi, senza indirizzi IP né dettagli sul dispositivo). Non vengono mai inviati via e-mail e vengono eliminati dopo 90 giorni.

2.4 Dati della pianificazione

Trattiamo dati relativi a turni, richieste di ferie (PTO), festività, richieste di cambio turno e pianificazione. Questi dati alimentano le funzioni di pianificazione e di gestione delle assenze.

2.5 Dati di pagamento

Quando si sottoscrive un piano a pagamento, trattiamo le informazioni di abbonamento e fatturazione. I pagamenti sono gestiti dal nostro partner Lemon Squeezy (Paddle). Non conserviamo sui nostri server i numeri delle carte di credito né i dati completi degli strumenti di pagamento.

2.6 Dati tecnici

Raccogliamo automaticamente dati tecnici quando si utilizza il nostro servizio, tra cui indirizzi IP, stringhe user agent, informazioni sul browser, tipo di dispositivo e dati sul sistema operativo. Questi dati ci aiutano a mantenere la sicurezza e a migliorare le prestazioni.

2.7 Dati di comunicazione

Raccogliamo le informazioni inviate tramite moduli di contatto, segnalazioni di problemi e iscrizioni alla newsletter. Queste includono indirizzo e-mail, nome e contenuto del messaggio.

2.8 Cookie e tecnologie simili

Utilizziamo cookie e tecnologie simili per l'autenticazione della sessione, la memorizzazione delle preferenze di lingua e le analisi statistiche. Per maggiori informazioni si veda la sezione 9 (Cookie) della presente informativa.

3. Come utilizziamo i dati

Utilizziamo i dati per le seguenti finalità:

• Fornitura e funzionamento del servizio — gestione di account, organizzazione, sedi e accessi degli utenti.
• Pianificazione dei dipendenti, rilevazione delle presenze e gestione delle ferie — creazione dei turni, registrazione delle ore lavorate, gestione delle richieste di assenza e delle festività.
• Elaborazione dei pagamenti e gestione degli abbonamenti — gestione di addebiti, passaggi di piano, disdette e fatturazione tramite il nostro partner di pagamento.
• Invio di e-mail transazionali — e-mail di benvenuto, inviti per i dipendenti, conferme di abbonamento, notifiche di modifica e reimpostazione della password.
• Analisi e miglioramento del servizio — analisi dei modelli di utilizzo per migliorare prestazioni, esperienza utente e funzionalità della piattaforma.
• Sicurezza, prevenzione delle frodi e rilevamento degli abusi — tutela dell'integrità della piattaforma, rilevamento di accessi non autorizzati e prevenzione dell'uso improprio del servizio.
• Conformità legale — rispetto di leggi, regolamenti e obblighi legali applicabili, compresa la risposta a richieste legittime delle autorità.

4. Base giuridica del trattamento (GDPR)

In conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e alle leggi applicabili sulla protezione dei dati in Bosnia ed Erzegovina, trattiamo i dati personali sulla base dei seguenti presupposti giuridici:

• Esecuzione del contratto — il trattamento è necessario per fornire il servizio a cui ci si è registrati, comprese la gestione dell'account, della pianificazione, delle presenze e delle assenze.
• Legittimi interessi — trattiamo alcuni dati sulla base dei nostri legittimi interessi commerciali, tra cui sicurezza della piattaforma, analisi, miglioramento del servizio e prevenzione delle frodi, purché tali interessi non prevalgano sui diritti dell'interessato.
• Consenso — per alcune attività di trattamento, come l'iscrizione alla newsletter e i cookie facoltativi, richiediamo il consenso esplicito dell'interessato. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.
• Obbligo legale — dobbiamo conservare alcuni dati per rispettare obblighi di legge, comprese le registrazioni fiscali e contabili.

5. Condivisione dei dati e terze parti

Non vendiamo i dati personali. Condividiamo i dati solo con i fornitori di servizi necessari al funzionamento della nostra piattaforma. Ogni fornitore tratta i dati in conformità ai propri accordi sul trattamento dei dati.

• Supabase — autenticazione e hosting del database. Tutti i dati dell'applicazione (account utente, dati dell'organizzazione, registrazioni delle presenze, pianificazioni) sono archiviati nell'infrastruttura di Supabase.
• Vercel — hosting, distribuzione e analisi. Vercel tratta i log delle richieste, i dati sulle prestazioni e le informazioni sulle visite alle pagine.
• Lemon Squeezy / Paddle — elaborazione dei pagamenti e gestione degli abbonamenti. Trattano i dati di fatturazione, degli abbonamenti e delle transazioni. Tutti i dati delle carte di pagamento sono trattati esclusivamente da questi partner.
• Resend — invio di e-mail transazionali. Tratta gli indirizzi e-mail e il contenuto delle e-mail per recapitare i messaggi relativi al servizio (inviti, conferme, notifiche).
• Sentry — monitoraggio degli errori. Raccoglie dati tecnici sugli errori, che possono includere identificativi utente, per aiutarci a diagnosticare e risolvere i problemi.
• Google Analytics (se attivato) — analisi anonimizzata dell'utilizzo per comprendere le modalità di visita e migliorare l'esperienza d'uso.
• Anthropic — assistente AI per la pianificazione (solo se attivato per la vostra azienda). Quando il titolare pone una domanda, Anthropic tratta la domanda e i dati della pianificazione necessari per rispondere (nomi dei lavoratori, turni, regole). Anthropic non utilizza questi dati per addestrare i propri modelli.
• Groq — assistente AI per la pianificazione (solo se attivato per la vostra azienda). Risponde per primo; Anthropic subentra quando Groq non è disponibile. Groq tratta gli stessi dati di Anthropic e non li utilizza per addestrare i modelli.

6. Trasferimenti internazionali di dati

Alcuni dei nostri fornitori di servizi operano al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE) e della Bosnia-Erzegovina. In particolare, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic e Groq hanno sede negli Stati Uniti.

Quando i dati vengono trasferiti al di fuori del SEE o della Bosnia-Erzegovina, garantiamo l'adozione di garanzie adeguate, comprese le clausole contrattuali tipo (SCC) approvate dalla Commissione europea, o altri meccanismi di trasferimento legalmente riconosciuti.

È possibile contattarci all'indirizzo privacy@synqo.work per ulteriori informazioni sulle garanzie specifiche applicate ai trasferimenti di dati.

7. Conservazione dei dati

Conserviamo i dati solo per il tempo necessario alle finalità descritte in questa informativa. Le nostre pratiche di conservazione sono:

• Account attivi — i dati vengono conservati finché l'account è attivo e il servizio è in uso.
• Dopo l'eliminazione dell'account — i dati personali vengono rimossi entro 30 giorni dalla chiusura dell'account, salvo i casi in cui la conservazione sia richiesta per legge.
• Backup — i dati possono rimanere nei backup crittografati fino a 90 giorni dopo l'eliminazione.
• Obblighi di legge — alcune registrazioni (ad es. fiscali e contabili) vengono conservate per il tempo richiesto dalla legge, in genere 5 anni o più.
• Dettagli del dispositivo — l'identificativo del dispositivo, l'indirizzo IP e il tipo di browser registrati con entrate, uscite, accessi e scansioni non riuscite vengono eliminati dopo 90 giorni; gli orari di entrata e di uscita restano.
• Newsletter — l'indirizzo e-mail viene conservato fino alla cancellazione dell'iscrizione alla newsletter.
• Richieste di contatto — i dati inviati tramite i moduli di contatto e le segnalazioni di problemi vengono conservati per 12 mesi.

8. Diritti dell'interessato (GDPR)

In base alle leggi applicabili sulla protezione dei dati, l'interessato ha i seguenti diritti riguardo ai propri dati personali:

• Diritto di accesso — si ha il diritto di richiedere una copia dei dati personali che conserviamo.
• Diritto di rettifica — si ha il diritto di richiedere la correzione di dati inesatti o incompleti.
• Diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio") — si ha il diritto di richiedere la cancellazione dei propri dati personali, con alcune limitazioni previste dalla legge.
• Diritto di limitazione del trattamento — si ha il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati in determinate circostanze.
• Diritto alla portabilità dei dati — si ha il diritto di ricevere i propri dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
• Diritto di opposizione — si ha il diritto di opporsi al trattamento dei propri dati basato sui legittimi interessi.
• Diritto di revocare il consenso — quando il trattamento si basa sul consenso, ha il diritto di revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
• Diritto di proporre reclamo — ha il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente per la protezione dei dati se ritiene che il trattamento dei suoi dati sia avvenuto in violazione della normativa applicabile.

Per esercitare uno qualsiasi dei diritti sopra indicati, ci contatti all'indirizzo privacy@synqo.work. Risponderemo alla richiesta entro 30 giorni.

9. Cookie

Il nostro sito web utilizza i cookie, piccoli file di testo memorizzati sul suo dispositivo. Utilizziamo le seguenti categorie di cookie:

Cookie essenziali

Questi cookie sono necessari al funzionamento del sito web e non possono essere disattivati. Comprendono i cookie di autenticazione della sessione e la memorizzazione della lingua preferita. Senza questi cookie il servizio non può funzionare correttamente. Nell'app e sul tablet QR utilizziamo anche il cookie synqo-device: un identificatore casuale del dispositivo che dura fino a 400 giorni e serve solo a proteggere le registrazioni delle presenze (vedi sezione 2.3).

Cookie analitici

Utilizziamo Vercel Analytics e, facoltativamente, Google Analytics per raccogliere dati anonimizzati sull'utilizzo del sito. Questi cookie ci aiutano a capire come gli utenti usano la nostra piattaforma e come possiamo migliorarla.

Cookie pubblicitari

Non utilizziamo cookie pubblicitari né cookie di tracciamento di terze parti.

È possibile gestire le preferenze sui cookie tramite il banner di consenso mostrato alla prima visita o tramite le impostazioni del browser.

10. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, modifiche, divulgazione o distruzione. Le nostre misure di sicurezza comprendono:

• Crittografia in transito — tutte le comunicazioni tra il browser e i nostri server sono protette dalla crittografia HTTPS/TLS.
• Crittografia a riposo — i dati archiviati nel database sono protetti da crittografia a livello di archiviazione.
• Controllo degli accessi e autenticazione — l'accesso ai dati è limitato agli utenti autorizzati tramite autenticazione e sistemi di assegnazione dei ruoli.
• Politiche Row Level Security (RLS) — a livello di database applichiamo politiche di sicurezza a livello di riga che garantiscono l'isolamento dei dati tra le aziende. Gli utenti di un'azienda non possono accedere ai dati di un'altra.
• Pratiche di sicurezza regolari — verifichiamo e aggiorniamo regolarmente le nostre misure e pratiche di sicurezza in linea con gli standard del settore.

Nonostante i nostri sforzi, nessun metodo di trasmissione o archiviazione via internet è sicuro al 100%. Non possiamo garantire la sicurezza assoluta dei dati, ma ci impegniamo ad applicare misure di protezione ragionevoli.

11. Privacy dei minori

Il servizio Synqo non è destinato ai minori di 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori. Se scopriamo di aver raccolto dati di un minore di 16 anni senza un adeguato consenso dei genitori, adotteremo misure per eliminarli tempestivamente.

Se è un genitore o tutore e ritiene che suo figlio abbia fornito dati personali tramite il nostro servizio, ci contatti all'indirizzo privacy@synqo.work in modo che possiamo intervenire in modo appropriato.

12. Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per riflettere cambiamenti nelle nostre pratiche, nelle tecnologie, nei requisiti legali o per altri motivi operativi.

In caso di modifiche rilevanti, la informeremo via e-mail o tramite una notifica nell'app prima che le modifiche entrino in vigore. La data di ultimo aggiornamento in cima a questa pagina sarà modificata a ogni revisione.

L'uso continuato del servizio Synqo dopo la pubblicazione delle modifiche costituisce accettazione dell'informativa aggiornata.

Le versioni precedenti della presente informativa sono disponibili su richiesta. Ci contatti all'indirizzo privacy@synqo.work se desidera consultare le versioni precedenti.

13. Contatti

Per qualsiasi domanda, richiesta o reclamo relativo alla presente Informativa sulla privacy o al trattamento dei suoi dati personali, può contattarci: