Dipendenti
La pagina Dipendenti elenca tutte le persone dell'azienda. Solo il titolare la vede. Qui si aggiungono lavoratori e responsabili, si inviano i dati di accesso, si modificano i loro dati e si gestisce l'uscita di un lavoratore.
L'elenco dei dipendenti
Ogni riga mostra nome, ruolo e stato della persona, ad esempio Invito in attesa o Attivazione in attesa fino al primo accesso, e un badge quando il contratto di un lavoratore scade entro 30 giorni. Cercare per nome, e-mail o ruolo. La matita apre Modifica dipendente; le altre azioni sono nel menu della riga.
Se il piano ha meno posti dei lavoratori presenti, ad esempio dopo la fine di un abbonamento, i lavoratori in eccesso vengono sospesi: non possono accedere finché non si passa a un piano superiore e sono elencati sotto Sospesi.
Aggiungere un dipendente
Fare clic su Aggiungi dipendente per aprire il modulo:
- Nome e cognome
- E-mail: l'indirizzo con cui accede e a cui riceve l'invito. Un lavoratore senza e-mail riceve invece un nome utente (vedere sotto).
- Ruolo: Lavoratore o Responsabile. Un responsabile pianifica e supervisiona anche le sedi che gestisce, dall'app per telefono.
- Numero dipendente (facoltativo): stampato sul foglio presenze.
- Telefono (facoltativo)
- Data di fine contratto (facoltativa): Synqo invia un promemoria prima della scadenza. La data non modifica mai da sola la pianificazione.
- Sedi assegnate: dove la persona lavora e registra l'entrata. Per un responsabile anche Sedi gestite: le sedi che pianifica e supervisiona.
Ogni piano ha un limite di lavoratori. Quando lo si raggiunge, il modulo lo segnala e si può passare a un piano superiore in Fatturazione.
Inviti e primo accesso
Una persona con indirizzo e-mail riceve un'e-mail di invito con un link per impostare la propria password. Il link è mostrato anche nella sua riga, quindi si può copiare e inviare in qualsiasi altro modo. Scade dopo 24 ore; Rigenera link di invito ne crea uno nuovo.
Per un lavoratore senza e-mail, spuntare Questo lavoratore non ha e-mail: accede con un nome utente e una password temporanea che gli viene comunicata, e sceglie la propria password al primo accesso. Fino ad allora la password resta visibile nella sua riga, e Nuova password nel menu della riga ne crea una nuova se la perde.
Aggiungere più persone in blocco
Aggiungi più persone accetta un elenco incollato, una persona per riga: il nome, poi e-mail e telefono se presenti. Chi ha un'e-mail riceve un invito; gli altri ricevono un nome utente e una password temporanea, e Copia tutti gli accessi copia i dati di tutti come un unico messaggio.
Modificare un dipendente
Modifica dipendente cambia nome, ruolo, numero dipendente, telefono, data di fine contratto e sedi. L'indirizzo e-mail e il nome utente non possono essere modificati.
Sotto il modulo si trovano le Regole di pianificazione del lavoratore per il pianificatore (giorni in cui non può lavorare, turni preferiti, persone con cui non dovrebbe lavorare) e la scheda di uscita. Per un lavoratore con contratto in scadenza, Prolunga contratto imposta una nuova data di fine.
Quando un lavoratore se ne va
Scegliere Il lavoratore se ne va nel menu della riga e impostare l'ultimo giorno di lavoro. Fino a quel giorno non cambia nulla. Dopo, il lavoratore non può accedere e non conta nel piano, mentre presenze e fogli presenze restano. Synqo mostra quanti turni e posti fissi ha dopo quel giorno e chiede cosa farne:
- Li rileva un altro lavoratore: turni e posti fissi passano al lavoratore scelto, dove le regole lo consentono.
- Restano vuoti: aspettano un nuovo lavoratore o che vengano riempiti nel pianificatore.
- Riempi subito secondo le regole: Synqo li distribuisce tra gli altri lavoratori, seguendo le regole di pianificazione.
Ripensamenti? Annulla uscita li mantiene. Le persone che hanno lasciato l'azienda sono elencate in Ex dipendenti, dove Reintegra riattiva il loro account.
Rimozione di un dipendente
Rimuovi dipendente serve solo per gli errori, ad esempio una persona aggiunta due volte. Chi ha già presenze o fogli presenze non può essere rimosso, perché verrebbero eliminati anche i dati per le paghe; in questo caso si indica invece la sua uscita dall'azienda.
Fogli presenze
Le ore lavorate, le entrate e le uscite di ogni dipendente si trovano in Fogli presenze, dove si sceglie la persona e il mese e si scarica un PDF.