Pianificazione

La pagina Pianificazione serve a pianificare i turni di ogni sede. La vede solo il titolare; i responsabili pianificano le sedi che gestiscono nell'app per telefono (Gestisci: Pianificazione). I turni che si ripetono ogni settimana si impostano una volta sola e Synqo li trasforma in turni reali per i 12 mesi successivi. Poi si assegnano le persone: nel pianificatore, con l'assegnazione automatica o come posti fissi. I lavoratori vedono i propri turni nell'app.

Scegliere una sede

Per prima cosa Scegli una sede; la pagina la ricorda per la volta successiva. La scheda in alto mostra la sede e quanti lavoratori le sono assegnati. Solo questi lavoratori possono essere inseriti nei suoi turni. Cambia sede riporta all'elenco.

Reimposta sede elimina la pianificazione settimanale della sede e tutti i suoi turni futuri, per ricominciare da zero. I turni svolti e le presenze restano, così come i lavoratori assegnati alla sede.

La pianificazione settimanale

La Pianificazione settimanale elenca i giorni della settimana con l'orario di apertura della sede, oppure Chiuso. Per aggiungere un turno che si ripete ogni settimana:

1. Apra il giorno. Un giorno di chiusura non accetta turni, quindi imposti prima l'orario di apertura.
2. In Aggiungi turno impostare Ora di inizio e Ora di fine. Un turno può iniziare prima dell'apertura o finire dopo la chiusura; si riceve solo una nota.
3. Oppure attivare Flessibile: il lavoratore arriva in qualsiasi momento tra Primo arrivo e Ultimo arrivo e lavora per la Durata prevista. Nessuno viene assegnato a un turno flessibile; qualsiasi lavoratore della sede lo prende scansionando il codice QR.
4. Impostare Lavoratori richiesti: di quante persone ha bisogno il turno.
5. In Requisiti è possibile richiedere un lavoratore con un'etichetta (Serve un lavoratore con l'etichetta), ad esempio chi ha le chiavi, e impostare il Tipo di turno: mattina, intermedio o pomeriggio, oppure in base all'ora di inizio.
6. Fare clic su Aggiungi turno. Synqo crea il turno in quel giorno della settimana per i prossimi 12 mesi.

Copia un giorno copia i turni di un giorno su altri giorni, e Copia da un'altra sede copia i turni settimanali di un'altra sede. Aggiorna o Elimina su un turno settimanale modifica solo i suoi turni non ancora iniziati: un turno di cui è stato cambiato l'orario a mano lo mantiene, e i turni svolti non cambiano mai. Passo dopo passo: Creare i turni.

Assegnare le persone ai turni

Tre strumenti assegnano i lavoratori ai turni. Seguono tutti le stesse regole (vedere sotto) e non modificano mai i giorni passati:

• Apri il pianificatore: tutta la settimana in una schermata, Per turno o Per persona. Fare clic su un posto e scegliere un lavoratore: la scelta migliore è in cima, e una regola che il lavoratore violerebbe è mostrata sotto il suo nome. Scegliere Solo questo giorno, Ogni lunedì da ora in poi o Ogni lunedì fino al…. Riempi i turni vuoti propone persone per i posti vuoti. Nulla viene salvato finché non si fa clic su Salva.
• Assegna automaticamente: riempie i turni vuoti per un periodo più lungo in una volta, da Questa settimana a Prossimi 3 mesi, e distribuisce in modo uniforme ore e fine settimana. Mostra proposta mostra chi otterrebbe quale turno e quali turni restano aperti, e perché; Assegna turni la salva. Dopo aver cambiato le regole, selezionare Ripianifica anche le assegnazioni automatiche precedenti. Cancella assegnazioni rimuove di nuovo le assegnazioni automatiche.
• Lavoratori fissi: un lavoratore che riceve un turno settimanale ogni settimana in cui è libero, sempre o fino a una data (ad esempio per coprire una festività). Aggiungerli sotto il turno settimanale, oppure scegliere Ogni lunedì da ora in poi nel pianificatore. Ricevono i loro turni prima che l'assegnazione automatica riempia il resto.

Gli Strumenti del pianificatore agiscono su tutta la settimana in una volta: Ripianifica questa settimana, Copia questa settimana nelle prossime e Chiudi il negozio quel giorno per una festività o l'inventario, che rimuove i turni di quel giorno finché non si sceglie Ripristina i turni.

La ripianificazione sposta solo i lavoratori assegnati automaticamente, e la pianificazione notturna riempie solo i posti vuoti. I lavoratori inseriti a mano in un turno e i posti fissi restano dove sono.

Regole e pianificazione notturna

Le regole dell'azienda si trovano in Impostazioni → Regole di pianificazione: il riposo tra due giorni lavorativi (0, cioè nessuna regola, finché non viene impostato), il massimo di giorni consecutivi, il massimo di ore settimanali, le ore settimanali ordinarie e l'inizio dei turni di mattina e pomeriggio. Sono la politica dell'azienda, e ogni numero lo decide il titolare.

Ogni lavoratore può avere le proprie Regole di pianificazione, nella sua pagina in Dipendenti o con l'icona dei cursori nel pianificatore: Non può lavorare, Lavora solo, Preferisce, Non nello stesso turno di, Max ore a settimana, Max giorni a settimana e Etichetta, sempre o per un periodo.

L'assegnazione automatica e la pianificazione notturna non violano mai una regola. Nel pianificatore invece è possibile, ma il posto diventa rosso; il giallo è solo un avviso, ad esempio un lavoratore che preferisce un altro turno. Un lavoratore con un'assenza approvata non viene mai pianificato.

Con Mantieni la pianificazione completa (nelle Regole di pianificazione) impostato su un numero di settimane, Synqo riempie ogni notte i turni vuoti fino a quel punto. Non tocca mai i prossimi 7 giorni, le modifiche manuali né i posti fissi.

Turni singoli ed eccezioni

Per una sola data, aprire il Calendario turni e fare clic su Attiva modifica. Fare clic su un orario vuoto per Crea turno in quella data: la sede, la data, orario fisso o flessibile, l'ora di inizio e di fine e, se si desidera, il lavoratore. Non è possibile creare turni nel passato.

Fare clic su un turno futuro per scegliere il suo lavoratore: Salva solo per questa data oppure, per un turno della pianificazione settimanale, Ogni lunedì per assegnare al lavoratore un posto fisso. Modifica turno cambia gli orari o elimina il turno. Un turno iniziato o già svolto non può essere eliminato.

Come i lavoratori vedono i loro turni

I lavoratori vedono i loro prossimi turni, con orario e sede, nella scheda Turni dell'app, insieme ai turni flessibili aperti della loro sede. Registrano l'entrata scansionando il codice sul tablet della sede (Entrata con QR). Le modifiche salvate compaiono nella loro app.

Richieste di cambio turno

Se nella vostra azienda le richieste di cambio turno sono attive (Impostazioni → App lavoratori), i lavoratori possono chiedere di saltare un turno, scambiarlo con un collega o cambiarne l'orario. La decisione spetta al titolare nella pagina Richieste di turno, mentre i responsabili decidono per le proprie sedi. Una modifica approvata aggiorna la pianificazione; una rifiutata lascia il turno com'era.