Dienstplan und Schichtänderungen

Dieser Ablauf zeigt, wie der Dienstplan entsteht und sich ändert: Der Inhaber legt die wöchentlichen Schichten jedes Standorts fest, der Inhaber oder der Manager des Standorts teilt Mitarbeiter darauf ein, die Mitarbeiter sehen ihre Schichten und können Änderungen beantragen, und der Inhaber oder der Manager entscheidet. Details finden Sie unter Dienstplan und Schichtanträge.

1. Der Inhaber legt die wöchentlichen Schichten fest

Inhaber: Wählen Sie im Dienstplan einen Standort und fügen Sie unter Wochendienstplan seine Schichten hinzu: für jeden Tag Beginn und Ende sowie ob die Schicht fest oder flexibel ist. Jede Schicht wiederholt sich jede Woche, sodass auch die kommenden Wochen ihre Schichten haben. Nur der Inhaber ändert die wöchentlichen Schichten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Schichten erstellen.

2. Mitarbeiter werden den Schichten zugeteilt

Inhaber oder Manager: Der Inhaber plant alle Standorte; ein Manager plant die Standorte, die er verwaltet, unter Verwalten: Dienstplan. Es gibt mehrere Wege, die zusammenwirken:

• Mitarbeiter mit Stammplatz: ein Mitarbeiter, der jede Woche, in der er verfügbar ist, eine feste Wochenschicht erhält.
• Planer öffnen: die ganze Woche auf einem Bildschirm, Nach Schicht oder Nach Person, um Mitarbeiter manuell zuzuweisen.
• Automatisch zuweisen: füllt die leeren Schichten eines längeren Zeitraums auf einmal.
• Automatischer Plan: Wenn der Inhaber ihn unter Planungsregeln aktiviert, füllt Synqo jede Nacht leere Schichten für die kommenden Wochen. Die nächsten 7 Tage, manuelle Änderungen und Stammplätze bleiben dabei immer unberührt.

Das automatische Zuweisen und der nächtliche Plan folgen den Planungsregeln Ihres Unternehmens (Ruhezeit zwischen Schichten, Tage am Stück, Stunden pro Woche) und den eigenen Regeln jedes Mitarbeiters, etwa Tagen, an denen er nicht arbeiten kann. Diese Regeln legt Ihr Unternehmen fest. Wenn Sie jemanden manuell entgegen einer Regel zuweisen, warnt Synqo Sie, lässt es aber zu.

3. Der Mitarbeiter sieht seine Schichten

Mitarbeiter: Der Tab Schichten listet Ihre kommenden Schichten nach Tag, mit Uhrzeit und Standort. Eine Flexible Schicht steht allen Mitarbeitern des Standorts offen: Wer einstempelt, übernimmt sie für diesen Tag.

4. Der Mitarbeiter beantragt eine Änderung

Mitarbeiter: Wenn Ihr Unternehmen Schichtänderungsanträge aktiviert hat, öffnen Sie im Tab Schichten die Karte Schichtänderungsanträge, tippen Sie auf Neuer Antrag und wählen Sie die Schicht und die Art: Auslassen (Sie arbeiten sie nicht), Tauschen (ein Kollege, der dann frei ist, übernimmt sie) oder Zeit ändern. Fügen Sie bei Bedarf einen Grund hinzu und tippen Sie auf Antrag senden. Der Antrag bleibt Ausstehend, bis jemand entscheidet.

5. Der Inhaber oder Manager entscheidet

Inhaber oder Manager: Der Inhaber sieht alle Anträge unter Schichtänderungsanträge; ein Manager sieht die Anträge für seine Standorte unter Verwalten: Schichtanträge. Genehmigen setzt die Änderung sofort um: Bei einem Tausch geht die Schicht an den gewählten Kollegen, bei einer Zeitänderung werden die Zeiten verschoben, und beim Auslassen wählen Sie einen freien Mitarbeiter oder lassen die Schicht vorerst leer. Ablehnen verlangt einen kurzen Grund, den der Mitarbeiter sieht. Siehe Anträge genehmigen.

6. Der Mitarbeiter sieht das Ergebnis

Mitarbeiter: In Ihrer Antragsliste steht Genehmigt oder Abgelehnt, bei einer Ablehnung mit dem Grund. Solange ein Antrag noch aussteht, können Sie ihn zurückziehen. Eine genehmigte Änderung erscheint sofort in Ihren Schichten und im Dienstplan.