Mitarbeiter

Die Seite Mitarbeiter listet alle Personen in Ihrem Unternehmen auf. Nur der Inhaber sieht sie. Hier fügen Sie Mitarbeiter und Manager hinzu, senden ihnen ihre Anmeldedaten, ändern ihre Angaben und regeln das Ausscheiden eines Mitarbeiters.

Die Mitarbeiterliste

Jede Zeile zeigt Name, Rolle und Status der Person, zum Beispiel Einladung ausstehend oder Aktivierung ausstehend, bis sie sich zum ersten Mal anmeldet, sowie ein Kennzeichen, wenn der Vertrag eines Mitarbeiters innerhalb von 30 Tagen endet. Suchen Sie nach Name, E-Mail oder Rolle. Der Stift öffnet Mitarbeiter bearbeiten; die übrigen Aktionen finden Sie im Menü der Zeile.

Hat Ihr Tarif weniger Plätze, als Sie Mitarbeiter haben, zum Beispiel nach Ablauf eines Abos, werden die überzähligen Mitarbeiter gesperrt: Diese können sich erst wieder anmelden, wenn Sie Ihren Tarif upgraden, und werden unter Gesperrt aufgeführt.

Mitarbeiter hinzufügen

Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen, um das Formular zu öffnen:

• Vollständiger Name
• E-Mail: die Adresse, mit der sich die Person anmeldet und an die die Einladung geht. Ein Mitarbeiter ohne E-Mail erhält stattdessen einen Benutzernamen (siehe unten).
• Rolle: Mitarbeiter oder Manager. Ein Manager plant und betreut außerdem die von ihm geleiteten Standorte über die Handy-App.
• Personalnummer (optional): wird auf den Stundenzettel gedruckt.
• Telefon (optional)
• Vertragsende (optional): Synqo erinnert Sie, bevor der Vertrag ausläuft. Der Dienstplan wird dadurch nie automatisch geändert.
• Zugewiesene Standorte: wo die Person arbeitet und einstempelt. Bei einem Manager zusätzlich Verwaltete Standorte: die Standorte, die er plant und betreut.

Jeder Tarif hat ein Mitarbeiterlimit. Wenn Sie es erreichen, weist das Formular Sie darauf hin, und Sie können unter Abrechnung upgraden.

Einladungen und die erste Anmeldung

Eine Person mit E-Mail-Adresse erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, um ein eigenes Passwort festzulegen. Der Link wird auch in ihrer Zeile angezeigt, sodass Sie ihn kopieren und auf anderem Weg senden können. Er läuft nach 24 Stunden ab; Einladungslink neu erstellen erzeugt einen neuen.

Setzen Sie bei einem Mitarbeiter ohne E-Mail das Häkchen bei Dieser Mitarbeiter hat keine E-Mail: Er meldet sich mit einem Benutzernamen und einem temporären Passwort an, das Sie ihm geben, und wählt bei der ersten Anmeldung ein eigenes Passwort. Bis dahin bleibt das Passwort in seiner Zeile sichtbar, und Neues Passwort im Menü der Zeile erzeugt ein neues, falls er es verliert.

Viele auf einmal hinzufügen

Mehrere hinzufügen übernimmt eine eingefügte Liste, eine Person pro Zeile: den Namen, dann E-Mail und Telefon, falls vorhanden. Personen mit E-Mail erhalten eine Einladung; die anderen erhalten einen Benutzernamen und ein temporäres Passwort, und Alle Zugangsdaten kopieren kopiert die Daten aller Personen als eine Nachricht.

Mitarbeiter bearbeiten

Unter Mitarbeiter bearbeiten ändern Sie Name, Rolle, Personalnummer, Telefon, Vertragsende und Standorte. E-Mail-Adresse und Benutzername können nicht geändert werden.

Unter dem Formular stehen die Planungsregeln des Mitarbeiters für den Planer (Tage, an denen er nicht arbeiten kann, bevorzugte Schichten, Personen, mit denen er nicht zusammenarbeiten sollte) und die Karte zum Ausscheiden. Bei einem Mitarbeiter, dessen Vertrag endet, legt Vertrag verlängern ein neues Enddatum fest.

Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet

Wählen Sie im Menü der Zeile Mitarbeiter scheidet aus und legen Sie den letzten Arbeitstag fest. Bis zu diesem Tag ändert sich nichts. Danach kann er sich nicht mehr anmelden und zählt nicht mehr für Ihren Tarif, während seine Anwesenheiten und Stundenzettel erhalten bleiben. Synqo zeigt, wie viele Schichten und Stammplätze er nach diesem Tag hat, und fragt, was damit geschehen soll:

• Ein anderer Mitarbeiter übernimmt sie: Schichten und Stammplätze gehen an den von Ihnen gewählten Mitarbeiter über, soweit die Regeln es erlauben.
• Sie bleiben unbesetzt: Sie warten auf einen neuen Mitarbeiter oder darauf, dass Sie sie im Planer besetzen.
• Jetzt nach den Regeln besetzen: Synqo verteilt sie gemäß Ihren Planungsregeln auf die anderen Mitarbeiter.

Doch anders entschieden? Ausscheiden abbrechen behält den Mitarbeiter. Ausgeschiedene Personen stehen unter Ehemalige Mitarbeiter, wo Zurückholen ihr Konto wieder aktiviert.

Mitarbeiter entfernen

Mitarbeiter entfernen ist nur für Fehler gedacht, etwa eine doppelt angelegte Person. Wer bereits Anwesenheiten oder Stundenzettel hat, kann nicht entfernt werden, da sonst auch Daten für die Lohnabrechnung gelöscht würden; markieren Sie stattdessen das Ausscheiden.

Stundenzettel

Die gearbeiteten Stunden sowie das Ein- und Ausstempeln jedes Mitarbeiters finden Sie unter Stundenzettel, wo Sie Person und Monat wählen und ein PDF herunterladen.