Datenschutzerklärung

1. Einleitung — Wer wir sind

Synqo ist eine Software-as-a-Service-Plattform (SaaS) für das Personalmanagement, die Arbeitgebern und Organisationen hilft, Dienstpläne, Anwesenheit, Abwesenheiten und Personalanalysen zu verwalten. Synqo wird als Einzelunternehmen mit Sitz in Bosnien und Herzegowina betrieben, und der Dienst ist unter https://synqo.work verfügbar.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wie wir sie verwenden, an wen wir sie weitergeben, wie wir sie schützen und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben. Sie gilt für alle Nutzer unserer Website und Anwendung, einschließlich Inhabern von Organisationen, Managern und Mitarbeitern, die die Plattform nutzen.

Mit der Nutzung des Synqo-Dienstes bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung gelesen und verstanden haben. Wenn Sie mit einem Teil dieser Erklärung nicht einverstanden sind, nutzen Sie unseren Dienst bitte nicht.

2. Daten, die wir erheben

Wir erheben verschiedene Kategorien von Daten, um unseren Dienst bereitzustellen und zu verbessern. Nachfolgend sind die Kategorien der von uns verarbeiteten Daten aufgeführt.

2.1 Kontodaten

Wenn Sie sich bei Synqo registrieren, erheben wir Ihren vollständigen Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Namen Ihrer Organisation und Ihre Branche. Diese Daten sind erforderlich, um Ihr Konto zu erstellen und zu verwalten.

2.2 Mitarbeiter- / Personaldaten

Wenn Sie als Administrator oder Manager Mitarbeiter zur Plattform hinzufügen, erheben wir deren Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Personalnummern, zugewiesene Rollen, Beschäftigungsstatus und Vertragsdaten. Diese Daten werden vom Administrator der Organisation im Namen der Mitarbeiter eingegeben.

2.3 Anwesenheits- und Arbeitsdaten

Die Plattform erfasst die Zeiten für das Einstempeln und Ausstempeln der Mitarbeiter, QR-Code-Scans, Pausenzeiten und die gesamten Arbeitsstunden. Diese Daten sind zentral für die grundlegende Anwesenheits- und Zeiterfassungsfunktion des Dienstes.

Damit die Anwesenheitsaufzeichnungen zuverlässig sind, erfassen wir bei jedem Einstempeln, Ausstempeln, jeder Anmeldung in der App und jedem fehlgeschlagenen QR-Scan eine Gerätekennung (das Cookie synqo-device), die IP-Adresse und den Browsertyp, bei einem fehlgeschlagenen Scan zusätzlich, wie alt der Code war. Dasselbe erfassen wir für das Tablet, das an einem Standort die QR-Codes anzeigt. Daraus weist Synqo den Inhaber der Organisation auf möglichen Missbrauch hin, zum Beispiel wenn ein Telefon für mehrere Mitarbeiter verwendet oder ein alter Code gescannt wird. Innerhalb der Organisation sieht nur der Inhaber diese Angaben und jeder Mitarbeiter seine eigenen (Manager sehen nur die Warnungen ihrer Standorte, ohne IP-Adressen oder Geräteangaben). Sie werden nie per E-Mail versendet und nach 90 Tagen gelöscht.

2.4 Dienstplandaten

Wir verarbeiten Daten zu Schichten, Anträgen auf bezahlten Urlaub (PTO), Feiertagen, Schichtänderungsanträgen und der Dienstplanung. Diese Daten ermöglichen die Funktionen für Dienstplanung und Abwesenheitsverwaltung.

2.5 Zahlungsdaten

Wenn Sie einen kostenpflichtigen Tarif abonnieren, verarbeiten wir Abonnement- und Abrechnungsinformationen. Zahlungen werden von unserem Partner Lemon Squeezy (Paddle) abgewickelt. Wir speichern keine Kreditkartennummern oder vollständigen Angaben zu Zahlungsmitteln auf unseren Servern.

2.6 Technische Daten

Bei der Nutzung unseres Dienstes erheben wir automatisch technische Daten, darunter IP-Adressen, User-Agent-Strings, Browserinformationen, Gerätetyp und Daten zum Betriebssystem. Diese Daten helfen uns, die Sicherheit zu gewährleisten und die Leistung zu verbessern.

2.7 Kommunikationsdaten

Wir erheben Informationen, die Sie über Kontaktformulare, Fehlermeldungen und Newsletter-Anmeldungen übermitteln. Dazu gehören Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und der Inhalt Ihrer Nachricht.

2.8 Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien zur Sitzungsauthentifizierung, zur Speicherung von Spracheinstellungen und für Analysen. Weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 9 (Cookies) dieser Erklärung.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden Ihre Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Betrieb des Dienstes — Verwaltung Ihres Kontos, Ihrer Organisation, Standorte und Benutzerzugriffe.
• Dienstplanung, Anwesenheitserfassung und Abwesenheitsverwaltung — Erstellen von Schichten, Erfassen von Arbeitszeiten, Bearbeiten von Abwesenheitsanträgen und Verwalten von Feiertagen.
• Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung — Abwicklung von Abbuchungen, Tarif-Upgrades, Kündigungen und Rechnungsstellung über unseren Abrechnungspartner.
• Versand von Transaktions-E-Mails — Willkommens-E-Mails, Einladungen für Mitarbeiter, Abonnementbestätigungen, Änderungsbenachrichtigungen und Zurücksetzen von Passwörtern.
• Analysen und Verbesserung des Dienstes — Analyse von Nutzungsmustern zur Verbesserung von Leistung, Benutzererfahrung und Funktionalität der Plattform.
• Sicherheit, Betrugsprävention und Missbrauchserkennung — Schutz der Integrität der Plattform, Erkennung unbefugter Zugriffe und Verhinderung von Missbrauch des Dienstes.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften — Einhaltung geltender Gesetze, Vorschriften und rechtlicher Verpflichtungen, einschließlich der Beantwortung rechtmäßiger Anfragen von Behörden.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung (DSGVO)

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den geltenden Datenschutzgesetzen in Bosnien und Herzegowina verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung — die Verarbeitung ist erforderlich, um den Dienst bereitzustellen, für den Sie sich registriert haben, einschließlich Kontoverwaltung, Dienstplanung, Anwesenheitserfassung und Verwaltung von Abwesenheiten.
• Berechtigte Interessen — wir verarbeiten bestimmte Daten auf Grundlage unserer berechtigten geschäftlichen Interessen, einschließlich Plattformsicherheit, Analyse, Verbesserung des Dienstes und Betrugsprävention, sofern diese Interessen Ihre Rechte nicht überwiegen.
• Einwilligung — für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten, etwa Newsletter-Abonnements und optionale Cookies, holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Rechtliche Verpflichtung — wir sind verpflichtet, bestimmte Daten aufzubewahren, um rechtlichen Pflichten nachzukommen, einschließlich steuerlicher und buchhalterischer Aufzeichnungen.

5. Datenweitergabe und Dritte

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben Daten nur an Dienstleister weiter, die für den Betrieb unserer Plattform erforderlich sind. Jeder Dienstleister verarbeitet die Daten gemäß seinen eigenen Auftragsverarbeitungsverträgen.

• Supabase — Authentifizierung und Datenbank-Hosting. Alle Anwendungsdaten (Benutzerkonten, Unternehmensdaten, Anwesenheitsdaten, Dienstpläne) werden in der Infrastruktur von Supabase gespeichert.
• Vercel — Hosting, Deployment und Analyse. Vercel verarbeitet Anfrageprotokolle, Leistungsdaten und Informationen zu Seitenaufrufen.
• Lemon Squeezy / Paddle — Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung. Sie verarbeiten Rechnungsinformationen, Abonnementdaten und Transaktionsdetails. Alle Zahlungskartendaten werden ausschließlich von diesen Partnern verarbeitet.
• Resend — Versand transaktionaler E-Mails. Verarbeitet E-Mail-Adressen und E-Mail-Inhalte, um dienstbezogene Nachrichten zuzustellen (Einladungen, Bestätigungen, Benachrichtigungen).
• Sentry — Fehlerüberwachung. Erfasst technische Fehlerdaten, die Benutzerkennungen enthalten können, damit wir Probleme diagnostizieren und beheben können.
• Google Analytics (falls aktiviert) — anonymisierte Nutzungsanalyse, um Besuchsmuster zu verstehen und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.
• Anthropic — AI-Assistent für die Dienstplanung (nur wenn für Ihr Unternehmen aktiviert). Wenn der Inhaber eine Frage stellt, verarbeitet Anthropic die Frage und die zur Beantwortung nötigen Dienstplandaten (Namen der Mitarbeiter, Schichten, Regeln). Anthropic verwendet diese Daten nicht zum Training seiner Modelle.
• Groq — AI-Assistent für die Dienstplanung (nur wenn für Ihr Unternehmen aktiviert). Groq antwortet zuerst; Anthropic übernimmt, wenn Groq nicht verfügbar ist. Groq verarbeitet dieselben Daten wie Anthropic und verwendet sie nicht zum Training von Modellen.

6. Internationale Datenübermittlungen

Einige unserer Dienstleister sind außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und von Bosnien und Herzegowina tätig. Konkret haben Supabase, Vercel, Resend, Anthropic und Groq ihren Sitz in den Vereinigten Staaten.

Wenn Daten außerhalb des EWR oder von Bosnien und Herzegowina übermittelt werden, stellen wir sicher, dass geeignete Garantien bestehen, einschließlich der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC) oder anderer rechtlich anerkannter Übermittlungsmechanismen.

Für weitere Informationen zu den konkreten Garantien bei Datenübermittlungen können Sie uns unter privacy@synqo.work kontaktieren.

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Unsere Aufbewahrungsregeln sind:

• Aktive Konten — Daten werden gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist und Sie den Dienst nutzen.
• Nach Löschung des Kontos — personenbezogene Daten werden innerhalb von 30 Tagen nach Schließung des Kontos entfernt, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Sicherungskopien — Daten können nach der Löschung bis zu 90 Tage in verschlüsselten Sicherungskopien verbleiben.
• Rechtliche Verpflichtungen — bestimmte Aufzeichnungen (z. B. steuerliche und buchhalterische Unterlagen) werden so lange aufbewahrt, wie es das Gesetz verlangt, in der Regel 5 Jahre oder länger.
• Gerätedaten — die Gerätekennung, IP-Adresse und der Browsertyp, die beim Einstempeln, Ausstempeln, Anmelden und bei fehlgeschlagenen Scans erfasst werden, werden nach 90 Tagen gelöscht; die Zeiten des Ein- und Ausstempelns bleiben erhalten.
• Newsletter — Ihre E-Mail-Adresse wird gespeichert, bis Sie sich vom Newsletter abmelden.
• Kontaktanfragen — über Kontaktformulare und Fehlermeldungen übermittelte Daten werden 12 Monate lang gespeichert.

8. Ihre Rechte (DSGVO / Betroffenenrechte)

Nach den geltenden Datenschutzgesetzen haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Auskunftsrecht — Sie haben das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten anzufordern, die wir über Sie speichern.
• Recht auf Berichtigung — Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) — Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, vorbehaltlich bestimmter gesetzlicher Einschränkungen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung — Sie haben das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit — Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht — Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, die auf berechtigten Interessen beruht.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung — sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
• Recht auf Beschwerde — Sie haben das Recht, bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten unter Verstoß gegen geltende Vorschriften verarbeitet wurden.

Um eines der oben genannten Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter privacy@synqo.work. Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen.

9. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies — kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Wir verwenden folgende Kategorien von Cookies:

Notwendige Cookies

Diese Cookies sind für die Funktion der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Dazu gehören Cookies für die Anmeldesitzung und die Speicherung der Spracheinstellung. Ohne diese Cookies kann der Dienst nicht ordnungsgemäß funktionieren. In der App und auf dem QR-Tablet verwenden wir außerdem das Cookie synqo-device: eine zufällige Gerätekennung, die bis zu 400 Tage gültig ist und ausschließlich dem Schutz der Anwesenheitsdaten dient (siehe Abschnitt 2.3).

Analyse-Cookies

Wir verwenden Vercel Analytics und optional Google Analytics, um anonymisierte Daten über die Nutzung der Website zu erfassen. Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Nutzer mit unserer Plattform interagieren und wie wir sie verbessern können.

Werbe-Cookies

Wir verwenden keine Werbe-Cookies und keine Tracking-Cookies von Drittanbietern.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen über das Einwilligungsbanner, das bei Ihrem ersten Besuch angezeigt wird, oder über die Einstellungen Ihres Browsers verwalten.

10. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Offenlegung oder Vernichtung zu schützen. Zu unseren Sicherheitsmaßnahmen gehören:

• Verschlüsselung bei der Übertragung — die gesamte Kommunikation zwischen Ihrem Browser und unseren Servern ist durch HTTPS/TLS-Verschlüsselung geschützt.
• Verschlüsselung im Ruhezustand — in der Datenbank gespeicherte Daten sind durch Verschlüsselung auf Speicherebene geschützt.
• Zugriffskontrollen und Authentifizierung — der Zugriff auf Daten ist durch Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffssysteme auf berechtigte Nutzer beschränkt.
• Row-Level-Security-Richtlinien (RLS) — auf Datenbankebene setzen wir Sicherheitsrichtlinien auf Zeilenebene durch, die die Trennung der Daten zwischen Organisationen gewährleisten. Nutzer einer Organisation können nicht auf die Daten einer anderen zugreifen.
• Regelmäßige Sicherheitspraktiken — wir überprüfen und aktualisieren unsere Sicherheitsmaßnahmen und -praktiken regelmäßig gemäß den Branchenstandards.

Trotz unserer Bemühungen ist keine Methode der Übertragung oder Speicherung über das Internet zu 100 % sicher. Wir können keine absolute Sicherheit Ihrer Daten garantieren, verpflichten uns jedoch, angemessene Schutzmaßnahmen anzuwenden.

11. Datenschutz für Kinder

Der Dienst Synqo richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Stellen wir fest, dass wir Daten eines Kindes unter 16 Jahren ohne entsprechende Einwilligung der Eltern erhoben haben, werden wir Schritte unternehmen, um diese Daten umgehend zu löschen.

Wenn Sie Elternteil oder Erziehungsberechtigter sind und glauben, dass Ihr Kind über unseren Dienst personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@synqo.work, damit wir geeignete Maßnahmen ergreifen können.

12. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken, Technologien oder gesetzlichen Anforderungen Rechnung zu tragen oder aus anderen betrieblichen Gründen.

Bei wesentlichen Änderungen benachrichtigen wir Sie per E-Mail oder über eine Mitteilung in der App, bevor die Änderungen in Kraft treten. Das Datum der letzten Aktualisierung oben auf dieser Seite wird bei jeder Aktualisierung angepasst.

Wenn Sie den Dienst Synqo nach der Veröffentlichung von Änderungen weiterhin nutzen, gilt dies als Zustimmung zur aktualisierten Richtlinie.

Frühere Versionen dieser Richtlinie sind auf Anfrage erhältlich. Kontaktieren Sie uns unter privacy@synqo.work, wenn Sie Zugang zu früheren Versionen wünschen.

13. Kontakt

Bei Fragen, Anliegen oder Beschwerden zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie uns kontaktieren: