Ablauf einer Abwesenheit

Dieser Ablauf beschreibt Abwesenheiten von Anfang bis Ende: Der Inhaber richtet Abwesenheitsarten ein, ein Mitarbeiter sendet einen Antrag, der Inhaber genehmigt oder lehnt ihn ab, und der Mitarbeiter sieht das Ergebnis und sein Guthaben. Details zu den Seiten finden Sie unter Abwesenheitsregeln und Abwesenheitsanträge (Inhaber) sowie Abwesenheit (Mitarbeiter).

1. Der Inhaber richtet Abwesenheitsarten ein

Inhaber: Klicken Sie unter Einstellungen → Abwesenheitsregeln für jede Abwesenheitsart auf Regel hinzufügen: einen Regelname wie Jahresurlaub und die Abwesenheitsart (Urlaub, Krankmeldung, Unbezahlter Urlaub oder Benutzerdefiniert). Mit Mitarbeitern zuweisen geben Sie die Regel dann den Mitarbeitern, die sie nutzen können, jeweils mit einem Anfangsguthaben in Tagen. Krankmeldungen sind unbegrenzt.

Die Feiertage ergeben sich aus Ihren Antworten auf die Einrichtungsfragen; Sie ändern sie unter Einstellungen → Unternehmenseinstellungen, und die Seite Abwesenheitsregeln listet sie auf. Feiertage werden nie als Abwesenheitstage gezählt. Mitarbeiter können Abwesenheitsanträge nur senden, solange diese unter Einstellungen → Mitarbeiter-App eingeschaltet sind; sie sind eingeschaltet, sofern Sie sie nicht ausgeschaltet haben.

2. Der Mitarbeiter sendet einen Antrag

Mitarbeiter: Der Tab Abwesenheit zeigt Ihr Guthaben für jede Abwesenheitsart. Tippen Sie auf Neuer Antrag, wählen Sie die Abwesenheitsart, wählen Sie unter Daten auswählen den ersten und letzten Tag, fügen Sie bei Bedarf einen Grund hinzu und tippen Sie auf Antrag senden. Ist Arbeitsfreie Tage ausschließen eingeschaltet, werden Tage, an denen Sie nicht arbeiten, nicht gezählt. Sie können nicht mehr Tage beantragen, als Ihnen noch zustehen, und wenn Sie in diesem Zeitraum Schichten haben, warnt Sie das Formular. Der Antrag bleibt Ausstehend, bis der Inhaber entscheidet.

3. Der Inhaber genehmigt oder lehnt ab

Inhaber: Unter Abwesenheitsanträge öffnet Prüfen einen ausstehenden Antrag. Genehmigen zieht die Tage vom Guthaben des Mitarbeiters ab (nicht bei unbezahltem Urlaub). Hat der Mitarbeiter in diesem Zeitraum Schichten, wählen Sie Genehmigen & ausgewähltem Mitarbeiter zuweisen, um sie einem freien Kollegen zu geben, oder Genehmigen & Schichten selbst im Kalender regeln. Ablehnen erfordert einen kurzen Grund, den der Mitarbeiter sieht. Nur der Inhaber entscheidet über Abwesenheiten, Manager können das nicht. Der Tab Kalender zeigt, wer wann abwesend ist.

4. Der Mitarbeiter sieht das Ergebnis

Mitarbeiter: Unter Meine Anträge zeigt der Antrag Genehmigt oder Abgelehnt, bei einer Ablehnung mit der Begründung des Inhabers. Sobald der Antrag genehmigt ist, verringert sich Ihr Guthaben. Solange ein Antrag ausstehend ist, können Sie ihn zurückziehen. Wenn Ihr Unternehmen den Teamkalender anzeigt, sehen Sie im Tab Kalender, welche Kollegen abwesend sind, sowie die Feiertage.