QR und Anwesenheit

Dieser Ablauf behandelt das Filial-Tablet mit dem QR-Code, das Einstempeln, die Pausen und das Ausstempeln der Mitarbeiter und wo der Inhaber all das sieht: Echtzeit-Überwachung, Analysen, Warnungen und den Stundenzettel. Details zu den Seiten finden Sie unter Standorte: QR-Einrichtung, Einstempeln, Überwachung und Stundenzettel.

1. Anzeige-Link des Standorts erstellen

Inhaber: Klicken Sie unter Standorte auf der Karte des Standorts auf QR-Code anzeigen. Wenn es noch keinen Link gibt, klicken Sie auf Link erstellen. Jeder Standort hat einen eigenen Link, den Sie dort kopieren oder öffnen können. Alle Schritte finden Sie unter QR-Einrichtung.

2. Auf dem Filial-Tablet öffnen

Inhaber: Öffnen Sie den Link im Browser eines Tablets, eines alten Handys oder eines Laptops am Eingang und lassen Sie das Gerät eingeschaltet; die Seite verhindert, dass sich der Bildschirm ausschaltet. Sie zeigt alle 3 Sekunden einen neuen Code. Jeder Code wird von Synqo signiert und gilt nur wenige Sekunden, daher funktionieren ein Foto, ein Screenshot oder ein Ausdruck nicht. Ein Link läuft immer nur auf einem Bildschirm: Ein zweiter Bildschirm zeigt Diese QR-Anzeige ist bereits auf einem anderen Bildschirm geöffnet. Wenn der Link in falsche Hände geraten ist, erstellt Link neu erstellen einen neuen und der alte funktioniert nicht mehr; öffnen Sie dann den neuen Link auf dem Tablet.

3. Mitarbeiter stempeln ein, machen Pause und stempeln aus

Mitarbeiter: Tippen Sie im Tab Einstempeln auf Einstempeln und richten Sie die Kamera Ihres Handys auf das Tablet. Synqo prüft, ob der Code aktuell ist und zu Ihrem Unternehmen gehört und ob Sie heute eine Schicht an diesem Standort haben. Pause beginnen, Pause beenden und Ausstempeln werden am selben Standort gescannt. Niemand stempelt am Tablet selbst ein: Jeder scannt mit dem eigenen Handy und Konto, und erfasst wird die Uhrzeit von Synqo, nicht die des Handys.

4. Der Inhaber sieht die Anwesenheit

Inhaber: Die Echtzeit-Überwachung zeigt für jeden Standort, wie viele Personen arbeiten, in der Pause sind oder fehlen, sowie das letzte Ein- und Ausstempeln und die letzten Pausen. Analysen zeigt Anwesenheit, geleistete Stunden, Verspätungen und Pausen im Zeitverlauf. Manager sehen dasselbe für ihre Standorte unter Verwalten.

5. Warnungen

Synqo überwacht die Anwesenheit selbstständig und gibt eine Warnung aus bei Verspätung, Nichterscheinen, früherem Gehen, einer langen Pause, vergessenem Ausstempeln oder einem Filial-Tablet, das offline gegangen ist. Nach wie vielen Minuten jede Warnung erscheint, legt Ihr Unternehmen selbst unter Einstellungen → Warnungen fest; die Warnung für lange Pausen bleibt ausgeschaltet, bis Sie festlegen, wie lange eine Pause dauern darf. Warnungen erscheinen auf der Startseite des Dashboards, in Analysen und in der Echtzeit-Überwachung, und Manager sehen die für ihre Standorte. Wenn Sie Warnungen per E-Mail aktivieren, kommen sie zusätzlich per E-Mail.

6. Der Stundenzettel

Inhaber: Wählen Sie im Stundenzettel einen Mitarbeiter und einen Zeitraum (Monatlich, Wöchentlich oder Benutzerdefiniert). Er zeigt für jeden Tag Einstempeln, Ausstempeln, Pausen und Stunden; die Stunden werden eingetragen, wenn der Mitarbeiter ausstempelt. PDF herunterladen speichert den Stundenzettel eines Mitarbeiters, Alle herunterladen die aller Mitarbeiter, für die Lohnabrechnung. Wie Überstunden gezählt werden, legen Sie unter Einstellungen → Unternehmenseinstellungen fest. Nur der Inhaber sieht Stundenzettel; braucht ein Mitarbeiter seinen, gibt ihm der Inhaber das PDF.

Frühes, spätes oder fehlendes Einstempeln

Mitarbeiter können einstempeln, sobald sie ankommen, auch vor Schichtbeginn: Bei einer Schicht um 09:00 und einem Scan um 08:42 ist der Mitarbeiter eingestempelt, und die App zeigt an, wann die Schicht beginnt. Früheres Kommen zählt nie als Verspätung. Der Stundenzettel zeigt die tatsächliche Einstempelzeit; ob die Minuten davor als Stunden zählen, hängt von Ihren Überstunden-Einstellungen ab.

Ein Einstempeln nach Schichtbeginn gilt nur gemäß der Verspätungsregel Ihres Unternehmens als Verspätung: Der Mitarbeiter sieht Verspätung: …, und Stundenzettel und Analysen markieren sie. Hat ein Mitarbeiter nicht innerhalb Ihrer Minuten für Nichterscheinen eingestempelt, erscheint eine Warnung Nichterscheinen, und die Echtzeit-Überwachung zählt ihn als fehlend. Ein Mitarbeiter, der nach Schichtende noch eingestempelt ist, erhält nach Ablauf Ihrer Minuten eine Warnung Vergessenes Ausstempeln. Der Stundenzettel behält immer die tatsächlichen Ein- und Ausstempelzeiten.