Kod QR i obecność

Ten przepływ obejmuje tablet sklepowy z kodem QR, rejestrowanie wejścia przez pracowników, przerwy i wyjście oraz miejsce, w którym właściciel widzi wszystko: Monitoring w czasie rzeczywistym, Analityka, alerty i ewidencja czasu pracy. Szczegóły stron znajdą Państwo w: Placówki: konfiguracja kodu QR, Wejście, Monitoring i Ewidencja czasu pracy.

1. Utwórz link do wyświetlania kodu placówki

Właściciel: W sekcji Placówki kliknij Pokaż kod QR na karcie placówki. Jeśli link jeszcze nie istnieje, kliknij Wygeneruj link. Każda placówka ma własny link, który można tam skopiować lub otworzyć. Pełne kroki opisuje Konfiguracja kodu QR.

2. Otwórz go na tablecie sklepowym

Właściciel: Otwórz link w przeglądarce tabletu, starego telefonu lub laptopa przy wejściu i pozostaw urządzenie włączone; strona nie pozwala na wygaszenie ekranu. Co 3 sekundy wyświetla nowy kod. Każdy kod jest podpisany przez Synqo i działa tylko przez kilka sekund, więc zdjęcie, zrzut ekranu ani wydruk nie zadziałają. Link działa jednocześnie tylko na jednym ekranie: drugi ekran pokazuje Ten ekran z kodem QR jest już otwarty na innym ekranie. Jeśli link wyciekł, Wygeneruj link ponownie tworzy nowy, a stary przestaje działać; następnie otwórz nowy link na tablecie.

3. Pracownicy rejestrują wejście, robią przerwy i rejestrują wyjście

Pracownik: Na karcie Wejście dotknij Wejście i skieruj aparat telefonu na tablet. Synqo sprawdza, czy kod jest aktualny i należy do Państwa firmy oraz czy danego dnia ma Pan/Pani zmianę w tej placówce. Rozpocznij przerwę, Zakończ przerwę i Wyjście skanuje się w tej samej placówce. Nikt nie rejestruje wejścia na samym tablecie: każdy skanuje własnym telefonem i ze swojego konta, a zapisany czas pochodzi z zegara Synqo, nie z telefonu.

4. Właściciel widzi obecność

Właściciel: Monitoring w czasie rzeczywistym pokazuje dla każdej placówki, ile osób pracuje, ile jest na przerwie lub jest nieobecnych, oraz ostatnie wejścia, wyjścia i przerwy. Analityka pokazuje obecność, przepracowane godziny, spóźnienia i przerwy w czasie. Kierownicy widzą to samo dla swoich placówek w sekcji Zarządzaj.

5. Alerty

Synqo samodzielnie monitoruje obecność i wyświetla alert o spóźnieniu, nieobecności, wcześniejszym wyjściu, zbyt długiej przerwie, zapomnianym wyjściu lub tablecie sklepowym, który utracił połączenie. Po ilu minutach pojawia się każdy z nich, określa reguła Państwa firmy w Ustawienia → Alerty; alert o zbyt długiej przerwie pozostaje wyłączony, dopóki nie ustawią Państwo, jak długo przerwa może trwać. Alerty są widoczne na stronie głównej pulpitu, w Analityce i w Monitoringu w czasie rzeczywistym, a kierownicy widzą alerty dla swoich placówek. Po włączeniu alertów e-mail docierają one także e-mailem.

6. Ewidencja czasu pracy

Właściciel: W Ewidencji czasu pracy wybierz pracownika i okres (Miesięcznie, Tygodniowo lub Niestandardowo). Dla każdego dnia widoczne są wejście, wyjście, przerwy i godziny; godziny są dodawane po wyjściu pracownika. Pobierz PDF zapisuje ewidencję jednego pracownika, a Pobierz wszystko ewidencje wszystkich, na potrzeby listy płac. Sposób liczenia nadgodzin ustawia się w Ustawienia → Ustawienia firmy. Ewidencję czasu pracy widzi tylko właściciel; jeśli pracownik potrzebuje swojej, właściciel przekazuje mu plik PDF.

Wejście wcześniejsze, spóźnione lub brak wejścia

Pracownicy mogą zarejestrować wejście zaraz po przybyciu, także przed rozpoczęciem zmiany: przy zmianie o 09:00 i skanowaniu o 08:42 pracownik ma zarejestrowane wejście, a aplikacja pokazuje, kiedy zmiana się zaczyna. Wcześniejsze przybycie nigdy nie jest liczone jako spóźnienie. Ewidencja czasu pracy pokazuje rzeczywisty czas wejścia; to, czy wcześniejsze minuty liczą się jako godziny, zależy od ustawień nadgodzin.

Wejście po rozpoczęciu zmiany jest spóźnieniem tylko zgodnie z regułą spóźnienia Państwa firmy: pracownik widzi Spóźnienie: …, a ewidencja czasu pracy i Analityka to oznaczają. Jeśli pracownik nie zarejestruje wejścia w ustawionym czasie dla nieobecności, pojawia się alert Nieobecność, a Monitoring w czasie rzeczywistym zalicza go do nieobecnych. Pracownik, który po zakończeniu zmiany nadal ma zarejestrowane wejście, otrzymuje alert Zapomniane wyjście, gdy upłynie ustawiona liczba minut. Ewidencja czasu pracy zawsze zachowuje rzeczywiste czasy wejścia i wyjścia.