Polityka prywatności

1. Wprowadzenie — kim jesteśmy

Synqo to platforma SaaS do zarządzania pracownikami, która pomaga pracodawcom i organizacjom zarządzać grafikiem, obecnością, urlopami i analityką dotyczącą pracowników. Synqo prowadzone jest jako jednoosobowa działalność gospodarcza z siedzibą w Bośni i Hercegowinie, a usługa jest dostępna pod adresem https://synqo.work.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy, jak je wykorzystujemy, komu je udostępniamy, jak je chronimy i jakie prawa przysługują Państwu w związku z danymi. Dotyczy wszystkich użytkowników naszej strony internetowej i aplikacji, w tym właścicieli organizacji, kierowników i pracowników korzystających z platformy.

Korzystając z usługi Synqo, potwierdzają Państwo, że zapoznali się z niniejszą Polityką prywatności i ją zrozumieli. Jeśli nie zgadzają się Państwo z jakąkolwiek jej częścią, prosimy o niekorzystanie z naszej usługi.

2. Dane, które zbieramy

Zbieramy różne kategorie danych, aby świadczyć i ulepszać naszą usługę. Poniżej opisano kategorie przetwarzanych przez nas danych.

2.1 Dane konta

Podczas rejestracji w Synqo zbieramy imię i nazwisko, adres e-mail, nazwę organizacji oraz branżę. Dane te są niezbędne do utworzenia konta i zarządzania nim.

2.2 Dane pracowników

Gdy jako administrator lub kierownik dodają Państwo pracowników do platformy, zbieramy ich imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, numery pracownicze, przypisane role, status zatrudnienia oraz daty umów. Dane te wprowadza administrator organizacji w imieniu pracowników.

2.3 Dane o obecności i pracy

Platforma rejestruje czas wejścia i wyjścia pracowników, skanowania kodów QR, czas przerw oraz łączną liczbę przepracowanych godzin. Dane te są kluczowe dla podstawowej funkcji śledzenia obecności i czasu pracy.

Aby ewidencja obecności była wiarygodna, przy każdym wejściu, wyjściu, zalogowaniu do aplikacji i nieudanym skanowaniu kodu QR zapisujemy identyfikator urządzenia (plik cookie synqo-device), adres IP i typ przeglądarki, a przy nieudanym skanowaniu także wiek kodu. To samo zapisujemy dla tabletu wyświetlającego kody QR w placówce. Na tej podstawie Synqo informuje właściciela organizacji o możliwych nadużyciach, np. gdy jeden telefon jest używany przez kilku pracowników lub zeskanowano stary kod. W organizacji dane te widzi tylko właściciel, a każdy pracownik widzi swoje własne (kierownicy widzą jedynie alerty swoich placówek, bez adresów IP i danych urządzeń). Nie są wysyłane e-mailem i są usuwane po 90 dniach.

2.4 Dane o grafiku

Przetwarzamy dane o zmianach, wnioskach o płatny urlop (PTO), świętach, wnioskach o zamianę zmiany oraz o grafiku. Dane te zasilają funkcje planowania i zarządzania urlopami.

2.5 Dane płatnicze

Gdy wykupują Państwo płatny plan, przetwarzamy dane dotyczące subskrypcji i rozliczeń. Płatności obsługuje nasz partner Lemon Squeezy (Paddle). Nie przechowujemy na naszych serwerach numerów kart kredytowych ani pełnych danych instrumentów płatniczych.

2.6 Dane techniczne

Podczas korzystania z naszej usługi automatycznie zbieramy dane techniczne, w tym adresy IP, ciągi user agent, informacje o przeglądarce, typ urządzenia i dane o systemie operacyjnym. Dane te pomagają nam utrzymywać bezpieczeństwo i poprawiać wydajność.

2.7 Dane komunikacyjne

Zbieramy informacje przekazywane przez formularze kontaktowe, zgłoszenia błędów i zapisy na newsletter. Obejmują one adres e-mail, imię i treść wiadomości.

2.8 Pliki cookie i podobne technologie

Używamy plików cookie i podobnych technologii do uwierzytelniania sesji, zapamiętywania preferencji językowych oraz analityki. Więcej informacji znajdą Państwo w sekcji 9 (Pliki cookie) niniejszej polityki.

3. Jak wykorzystujemy Państwa dane

Państwa dane wykorzystujemy w następujących celach:

• Świadczenie i obsługa usługi — zarządzanie kontem, organizacją, placówkami i dostępem użytkowników.
• Planowanie pracy, śledzenie obecności i zarządzanie urlopami — tworzenie zmian, rejestrowanie czasu pracy, obsługa wniosków urlopowych i zarządzanie świętami.
• Obsługa płatności i zarządzanie subskrypcjami — przetwarzanie opłat, zmian planu, anulowań i wystawianie faktur za pośrednictwem naszego partnera płatniczego.
• Wysyłanie e-maili transakcyjnych — e-maile powitalne, zaproszenia dla pracowników, potwierdzenia subskrypcji, powiadomienia o zmianach i resetowanie haseł.
• Analityka i ulepszanie usługi — analiza wzorców użytkowania w celu poprawy wydajności, doświadczenia użytkownika i funkcjonalności platformy.
• Bezpieczeństwo, zapobieganie oszustwom i wykrywanie nadużyć — ochrona integralności platformy, wykrywanie nieautoryzowanego dostępu i zapobieganie nadużyciom usługi.
• Zgodność z prawem — przestrzeganie obowiązujących przepisów i zobowiązań prawnych, w tym odpowiadanie na zgodne z prawem żądania organów.

4. Podstawa prawna przetwarzania (RODO)

Zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) oraz właściwymi przepisami o ochronie danych w Bośni i Hercegowinie przetwarzamy Państwa dane osobowe na następujących podstawach prawnych:

• Wykonanie umowy — przetwarzanie jest niezbędne do świadczenia usługi, na którą Państwo się zarejestrowali, w tym do zarządzania kontem, grafikiem, obecnością i urlopami.
• Prawnie uzasadnione interesy — niektóre dane przetwarzamy na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów biznesowych, w tym bezpieczeństwa platformy, analityki, ulepszania usługi i zapobiegania nadużyciom, o ile interesy te nie są nadrzędne wobec Państwa praw.
• Zgoda — w przypadku niektórych czynności przetwarzania, takich jak subskrypcja newslettera i opcjonalne pliki cookie, uzyskujemy Państwa wyraźną zgodę. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
• Obowiązek prawny — musimy przechowywać niektóre dane, aby spełnić obowiązki prawne, w tym dotyczące dokumentacji podatkowej i księgowej.

5. Udostępnianie danych i podmioty trzecie

Nie sprzedajemy Państwa danych osobowych. Udostępniamy dane wyłącznie dostawcom usług niezbędnym do działania naszej platformy. Każdy dostawca przetwarza dane zgodnie z własnymi umowami o przetwarzaniu danych.

• Supabase — uwierzytelnianie i hosting bazy danych. Wszystkie dane aplikacji (konta użytkowników, dane organizacji, ewidencja obecności, grafiki) są przechowywane w infrastrukturze Supabase.
• Vercel — hosting, wdrażanie i analityka. Vercel przetwarza logi żądań, dane o wydajności i informacje o odwiedzinach stron.
• Lemon Squeezy / Paddle — obsługa płatności i zarządzanie subskrypcjami. Przetwarzają dane rozliczeniowe, dane subskrypcji i szczegóły transakcji. Wszystkie dane kart płatniczych są przetwarzane wyłącznie przez tych partnerów.
• Resend — dostarczanie e-maili transakcyjnych. Przetwarza adresy e-mail i treść wiadomości w celu dostarczania komunikatów związanych z usługą (zaproszenia, potwierdzenia, powiadomienia).
• Sentry — monitorowanie błędów. Zbiera techniczne dane o błędach, które mogą obejmować identyfikatory użytkowników, aby pomóc nam diagnozować i usuwać problemy.
• Google Analytics (jeśli włączony) — zanonimizowana analityka użytkowania służąca do poznawania wzorców odwiedzin i ulepszania doświadczenia użytkownika.
• Anthropic — asystent AI do grafiku (tylko jeśli został włączony dla Państwa firmy). Gdy właściciel zadaje pytanie, Anthropic przetwarza treść pytania oraz dane grafiku potrzebne do udzielenia odpowiedzi (imiona i nazwiska pracowników, zmiany, reguły). Anthropic nie wykorzystuje tych danych do trenowania swoich modeli.
• Groq — asystent AI do grafiku (tylko jeśli został włączony dla Państwa firmy). Odpowiada jako pierwszy; Anthropic przejmuje zadanie, gdy Groq jest niedostępny. Groq przetwarza te same dane co Anthropic i nie wykorzystuje ich do trenowania modeli.

6. Międzynarodowe transfery danych

Niektórzy z naszych dostawców usług działają poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) i Bośnią i Hercegowiną. Konkretnie, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic i Groq mają siedziby w Stanach Zjednoczonych.

Gdy dane są przekazywane poza EOG lub Bośnię i Hercegowinę, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia, w tym standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską lub inne prawnie uznane mechanizmy transferu.

Mogą Państwo skontaktować się z nami pod adresem privacy@synqo.work, aby uzyskać więcej informacji o konkretnych zabezpieczeniach stosowanych przy transferach danych.

7. Okres przechowywania danych

Przechowujemy Państwa dane tylko tak długo, jak jest to konieczne do celów opisanych w niniejszej polityce. Stosujemy następujące zasady przechowywania:

• Aktywne konta — dane są przechowywane, dopóki konto jest aktywne i korzystają Państwo z usługi.
• Po usunięciu konta — dane osobowe są usuwane w ciągu 30 dni od zamknięcia konta, z wyjątkiem przypadków, gdy przechowywanie jest wymagane prawem.
• Kopie zapasowe — dane mogą pozostać w zaszyfrowanych kopiach zapasowych do 90 dni po usunięciu.
• Obowiązki prawne — niektóre dokumenty (np. dokumentacja podatkowa i księgowa) są przechowywane tak długo, jak wymaga tego prawo, zazwyczaj 5 lub więcej lat.
• Dane urządzenia — identyfikator urządzenia, adres IP i typ przeglądarki zapisywane przy wejściach, wyjściach, logowaniach i nieudanych skanowaniach są usuwane po 90 dniach; godziny wejścia i wyjścia pozostają.
• Newsletter — Państwa adres e-mail jest przechowywany do momentu wypisania się z newslettera.
• Zgłoszenia kontaktowe — dane przesłane przez formularze kontaktowe i zgłoszenia błędów są przechowywane przez 12 miesięcy.

8. Państwa prawa (RODO / prawa osób, których dane dotyczą)

Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych przysługują Państwu następujące prawa dotyczące danych osobowych:

• Prawo dostępu — mają Państwo prawo zażądać kopii danych osobowych, które o Państwu przechowujemy.
• Prawo do sprostowania — mają Państwo prawo zażądać poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — mają Państwo prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych, z zastrzeżeniem pewnych ograniczeń prawnych.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — mają Państwo prawo zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych w określonych okolicznościach.
• Prawo do przenoszenia danych — mają Państwo prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Prawo do sprzeciwu — mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych opartego na prawnie uzasadnionych interesach.
• Prawo do cofnięcia zgody — jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, przysługuje Państwu prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
• Prawo do wniesienia skargi — przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych, jeżeli uznają Państwo, że Państwa dane są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami.

Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, prosimy o kontakt pod adresem privacy@synqo.work. Na Państwa wniosek odpowiemy w ciągu 30 dni.

9. Pliki cookie

Nasza strona internetowa korzysta z plików cookie — małych plików tekstowych zapisywanych na Państwa urządzeniu. Używamy następujących kategorii plików cookie:

Niezbędne pliki cookie

Te pliki cookie są niezbędne do działania strony i nie można ich wyłączyć. Obejmują pliki cookie uwierzytelniania sesji oraz zapisu preferencji językowych. Bez nich usługa nie może działać prawidłowo. W aplikacji i na tablecie z kodem QR używamy również pliku cookie synqo-device: losowego identyfikatora urządzenia, który jest ważny do 400 dni i służy wyłącznie do ochrony ewidencji obecności (zob. sekcja 2.3).

Analityczne pliki cookie

Korzystamy z Vercel Analytics oraz opcjonalnie z Google Analytics w celu zbierania zanonimizowanych danych o korzystaniu ze strony. Te pliki cookie pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z naszej platformy i jak możemy ją ulepszyć.

Reklamowe pliki cookie

Nie używamy reklamowych ani śledzących plików cookie podmiotów trzecich.

Preferencjami dotyczącymi plików cookie można zarządzać za pomocą banera zgody wyświetlanego podczas pierwszej wizyty lub w ustawieniach przeglądarki.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Państwa danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem. Nasze środki bezpieczeństwa obejmują:

• Szyfrowanie podczas przesyłania — cała komunikacja między przeglądarką a naszymi serwerami jest chroniona szyfrowaniem HTTPS/TLS.
• Szyfrowanie danych przechowywanych — dane zapisane w bazie danych są chronione szyfrowaniem na poziomie przechowywania.
• Kontrola dostępu i uwierzytelnianie — dostęp do danych jest ograniczony do upoważnionych użytkowników za pomocą uwierzytelniania i systemu ról.
• Zasady Row Level Security (RLS) — na poziomie bazy danych stosujemy zasady bezpieczeństwa na poziomie wierszy, które zapewniają izolację danych między organizacjami. Użytkownicy jednej organizacji nie mają dostępu do danych innej.
• Regularne praktyki bezpieczeństwa — regularnie przeglądamy i aktualizujemy nasze środki i praktyki bezpieczeństwa zgodnie ze standardami branżowymi.

Pomimo naszych starań żadna metoda przesyłania ani przechowywania danych przez internet nie jest w 100% bezpieczna. Nie możemy zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa Państwa danych, ale zobowiązujemy się stosować rozsądne środki ochrony.

11. Prywatność dzieci

Usługa Synqo nie jest skierowana do dzieci poniżej 16. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych osobowych dzieci. Jeśli ustalimy, że zebraliśmy dane dziecka poniżej 16 lat bez odpowiedniej zgody rodzica, niezwłocznie podejmiemy kroki w celu ich usunięcia.

Jeżeli są Państwo rodzicem lub opiekunem i uważają, że Państwa dziecko przekazało dane osobowe za pośrednictwem naszej usługi, prosimy o kontakt pod adresem privacy@synqo.work, abyśmy mogli podjąć odpowiednie działania.

12. Zmiany niniejszej polityki

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach, technologiach, wymogach prawnych lub z innych przyczyn operacyjnych.

W przypadku istotnych zmian powiadomimy Państwa e-mailem lub powiadomieniem w aplikacji przed ich wejściem w życie. Data ostatniej aktualizacji na górze tej strony będzie zmieniana przy każdej aktualizacji.

Dalsze korzystanie z usługi Synqo po opublikowaniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanej polityki.

Poprzednie wersje niniejszej polityki są dostępne na żądanie. Prosimy o kontakt pod adresem privacy@synqo.work, jeśli chcą Państwo uzyskać dostęp do wcześniejszych wersji.

13. Kontakt

W razie jakichkolwiek pytań, żądań lub skarg dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub przetwarzania Państwa danych osobowych można się z nami skontaktować: