Vaktplan og vaktbytter

Denne flyten viser hvordan vaktplanen lages og endres: eieren setter opp ukentlige vakter for hver lokasjon, eieren eller lederen av lokasjonen setter medarbeidere på dem, medarbeiderne ser vaktene sine og kan be om endringer, og eieren eller lederen avgjør. For detaljer, se Vaktplan og Forespørsler om vaktbytte.

1. Eieren setter opp de ukentlige vaktene

Eier: I Vaktplan velger du en lokasjon og legger til vaktene under Ukemal: for hver dag start- og sluttid, og om vakten er fast eller fleksibel. Hver vakt gjentas hver uke, så de kommende ukene får også vaktene sine. Bare eieren endrer de ukentlige vaktene. Se Opprette vakter for en trinnvis veiledning.

2. Medarbeidere settes på vaktene

Eier eller leder: Eieren planlegger alle lokasjoner; en leder planlegger lokasjonene vedkommende leder i Administrer: Vaktplan. Det finnes flere måter, og de fungerer sammen:

• Faste medarbeidere: en medarbeider som får en ukentlig vakt hver uke vedkommende er ledig.
• Åpne planleggeren: hele uken på én skjerm, Etter vakt eller Etter person, for å tildele medarbeidere manuelt.
• Tildel automatisk: fyller de tomme vaktene for en lengre periode på én gang.
• Automatisk plan: hvis eieren slår den på i Regler for vaktplan, fyller Synqo tomme vakter hver natt for ukene fremover. Den rører aldri de neste 7 dagene, manuelle endringer eller faste plasser.

Automatisk tildeling og nattplanen følger bedriftens Regler for vaktplan (hviletid mellom vakter, dager på rad, timer per uke) og hver medarbeiders egne regler, for eksempel dager vedkommende ikke kan jobbe. Disse reglene bestemmer bedriften selv. Når du tildeler noen manuelt i strid med en regel, advarer Synqo deg, men lar deg gjøre det.

3. Medarbeideren ser vaktene sine

Medarbeider: Fanen Vakter viser dine kommende vakter per dag, med tid og lokasjon. En Fleksibel vakt er åpen for alle medarbeidere på lokasjonen: den som sjekker inn, tar den for den dagen.

4. Medarbeideren ber om en endring

Medarbeider: Hvis bedriften har slått på forespørsler om vaktbytte, åpner du kortet Forespørsler om vaktbytte i fanen Vakter, trykker på Ny forespørsel og velger vakt og type: Hopp over (du jobber den ikke), Bytt (en kollega som er ledig da, tar den) eller Endre tid. Legg til en begrunnelse hvis du vil, og trykk på Send forespørsel. Forespørselen står som Venter til noen avgjør den.

5. Eieren eller lederen avgjør

Eier eller leder: Eieren ser alle forespørsler under Forespørsler om vaktbytte; en leder ser forespørslene for lokasjonene sine i Administrer: Vaktforespørsler. Godkjenn gjennomfører endringen umiddelbart: ved bytte går vakten til den valgte kollegaen, ved tidsendring flyttes tidene, og ved å hoppe over velger du en ledig medarbeider eller lar vakten stå tom foreløpig. Avslå krever en kort begrunnelse, som medarbeideren ser. Se Godkjenne forespørsler.

6. Medarbeideren ser utfallet

Medarbeider: Listen over forespørslene dine viser Godkjent eller Avvist, med begrunnelsen hvis den ble avvist. Du kan avbryte en forespørsel så lenge den fortsatt venter. En godkjent endring vises med en gang i vaktene dine og i vaktplanen.