QR og oppmøte
Denne flyten omfatter butikknettbrettet med QR-koden, medarbeidere som sjekker inn, tar pauser og sjekker ut, og hvor eieren ser alt: Sanntidsovervåking, Analyse, varsler og timelisten. For detaljer om sidene, se Lokasjoner: QR-oppsett, Innsjekking, Overvåking og Timelister.
1. Lag visningslenken for lokasjonen
Eier: I Lokasjoner klikker du på Vis QR-kode på lokasjonens kort. Hvis det ikke finnes en lenke ennå, klikker du på Opprett lenke. Hver lokasjon har sin egen lenke, som du kan kopiere eller åpne derfra. Se QR-oppsett for alle trinnene.
2. Åpne den på butikknettbrettet
Eier: Åpne lenken i nettleseren på et nettbrett, en gammel telefon eller en bærbar PC ved inngangen og la den stå på; siden holder skjermen våken. Den viser en ny kode hvert 3. sekund. Hver kode er signert av Synqo og virker bare i noen sekunder, så et bilde, et skjermbilde eller en utskrift fungerer ikke. En lenke kan bare kjøre på én skjerm om gangen: en andre skjerm viser Denne QR-visningen er allerede åpen på en annen skjerm. Hvis lenken har kommet på avveie, lager Opprett lenke på nytt en ny, og den gamle slutter å virke; åpne deretter den nye lenken på nettbrettet.
3. Medarbeidere sjekker inn, tar pause og sjekker ut
Medarbeider: I fanen Innsjekking trykker du på Sjekk inn og holder telefonkameraet mot nettbrettet. Synqo kontrollerer at koden er fersk og tilhører bedriften din, og at du har en vakt på den lokasjonen i dag. Start pause, Avslutt pause og Sjekk ut skannes på samme lokasjon. Ingen sjekker inn på selve nettbrettet: alle skanner med sin egen telefon og konto, og tiden som registreres er Synqos, ikke telefonens.
4. Eieren ser oppmøtet
Eier: Sanntidsovervåking viser for hver lokasjon hvor mange som jobber, er på pause eller mangler, og de siste innsjekkingene, utsjekkingene og pausene. Analyse viser oppmøte, arbeidstimer, sene ankomster og pauser over tid. Ledere ser det samme for sine lokasjoner i Administrer.
5. Varsler
Synqo overvåker oppmøtet selv og sender et varsel ved sen ankomst, ikke møtt, tidlig avgang, lang pause, glemt utsjekking eller et butikknettbrett som har gått offline. Hvor mange minutter hvert varsel krever, er bedriftens egen regel, satt i Innstillinger → Varsler; varselet for lang pause er av til du setter hvor lenge en pause kan vare. Varslene vises på oversikten, i Analyse og i Sanntidsovervåking, og ledere ser varslene for sine lokasjoner. Hvis du slår på e-postvarsler, kommer de også på e-post.
6. Timelisten
Eier: I Timelisten velger du en medarbeider og en periode (Månedlig, Ukentlig eller Egendefinert). Den viser innsjekking, utsjekking, pauser og timer for hver dag; timene legges til når medarbeideren sjekker ut. Last ned PDF lagrer timelisten til én medarbeider og Last ned alle alles, til lønnskjøring. Hvordan overtid regnes, settes i Innstillinger → Bedriftsinnstillinger. Bare eieren ser timelister; hvis en medarbeider trenger sin, gir eieren dem PDF-en.
Tidlig, sen eller manglende innsjekking
Medarbeidere kan sjekke inn så snart de kommer, også før vakten starter: med en vakt kl. 09:00 og en skanning kl. 08:42 er medarbeideren innsjekket, og appen viser når vakten starter. Å komme tidlig regnes aldri som sen ankomst. Timelisten viser den faktiske innsjekkingstiden; om de tidlige minuttene teller som timer, avhenger av overtidsinnstillingene dine.
En innsjekking etter start er bare sen etter bedriftens regel for sen ankomst: medarbeideren ser Forsinket med …, og timelisten og Analyse markerer det. Hvis en medarbeider ikke har sjekket inn innen minuttene du har satt for ikke møtt, vises et varsel om Ikke møtt, og Sanntidsovervåking teller vedkommende som fraværende. En medarbeider som fortsatt er innsjekket etter vakten, får et varsel om Glemt utsjekking når minuttene dine har gått. Timelisten beholder alltid de faktiske innsjekkings- og utsjekkingstidene.