Personvernerklæring

1. Innledning – Hvem vi er

Synqo er en programvaretjeneste (SaaS) for styring av arbeidsstyrken som hjelper arbeidsgivere og organisasjoner med å administrere vaktplaner, oppmøte, fravær og analyse av arbeidsstyrken. Synqo drives som et enkeltpersonforetak med base i Bosnia og Hercegovina, og tjenesten er tilgjengelig på https://synqo.work.

Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi samler inn, hvordan vi bruker dem, hvem vi deler dem med, hvordan vi beskytter dem og hvilke rettigheter du har knyttet til dine data. Den gjelder alle brukere av nettsiden og appen vår, inkludert eiere av organisasjoner, ledere og ansatte som bruker plattformen.

Ved å bruke Synqo bekrefter du at du har lest og forstått denne personvernerklæringen. Hvis du ikke er enig i deler av erklæringen, ber vi deg om ikke å bruke tjenesten vår.

2. Data vi samler inn

Vi samler inn ulike kategorier data for å levere og forbedre tjenesten vår. Nedenfor er kategoriene data vi behandler.

2.1 Kontodata

Når du registrerer deg for Synqo, samler vi inn fullt navn, e-postadresse, navn på organisasjonen og bransje. Disse dataene er nødvendige for å opprette og administrere kontoen din.

2.2 Data om ansatte / arbeidsstyrken

Når du som administrator eller leder legger til ansatte på plattformen, samler vi inn navn, e-postadresser, telefonnumre, ansattnumre, tildelte roller, ansettelsesstatus og kontraktsdatoer. Disse dataene legges inn av organisasjonens administrator på vegne av de ansatte.

2.3 Oppmøte- og arbeidsdata

Plattformen registrerer tidspunkter for innsjekking og utsjekking, QR-skanninger, pausetider og totalt antall arbeidstimer for ansatte. Disse dataene er sentrale for tjenestens kjernefunksjon for oppmøte og tidsregistrering.

For å holde oppmøteregistreringene pålitelige registrerer vi ved hver innsjekking, utsjekking, pålogging i appen og mislykket QR-skanning en enhetsidentifikator (informasjonskapselen synqo-device), IP-adressen og nettlesertypen, og ved en mislykket skanning også hvor gammel koden var. Vi registrerer det samme for nettbrettet som viser QR-kodene på en lokasjon. Ut fra dette varsler Synqo organisasjonens eier om mulig misbruk, for eksempel at én telefon brukes for flere ansatte eller at en gammel kode er skannet. Innenfor organisasjonen er det bare eieren som ser disse opplysningene, og hver ansatt ser sine egne (ledere ser bare varslene for sine lokasjoner, uten IP-adresser eller enhetsdetaljer). De sendes aldri på e-post og slettes etter 90 dager.

2.4 Vaktplandata

Vi behandler data om vakter, søknader om betalt fravær (PTO), helligdager, forespørsler om vaktbytte og vaktplaner. Disse dataene driver funksjonene for vaktplanlegging og fraværshåndtering.

2.5 Betalingsdata

Når du tegner et betalt abonnement, behandler vi abonnements- og faktureringsopplysninger. Betalinger håndteres av partneren vår Lemon Squeezy (Paddle). Vi lagrer ikke kredittkortnumre eller fullstendige opplysninger om betalingsmidler på serverne våre.

2.6 Tekniske data

Vi samler automatisk inn tekniske data når du bruker tjenesten vår, blant annet IP-adresser, user agent-strenger, nettleserinformasjon, enhetstype og data om operativsystem. Disse dataene hjelper oss å opprettholde sikkerheten og forbedre ytelsen.

2.7 Kommunikasjonsdata

Vi samler inn opplysninger du sender inn via kontaktskjemaer, feilrapporter og påmelding til nyhetsbrev. Dette omfatter e-postadressen din, navn og meldingsinnhold.

2.8 Informasjonskapsler og lignende teknologier

Vi bruker informasjonskapsler og lignende teknologier til øktautentisering, lagring av språkvalg og analyse. Du finner mer informasjon i punkt 9 (Informasjonskapsler) i denne erklæringen.

3. Hvordan vi bruker dataene dine

Vi bruker dataene dine til følgende formål:

• Levering og drift av tjenesten – administrasjon av kontoen, organisasjonen, lokasjonene og brukertilgangen din.
• Vaktplanlegging, oppmøteregistrering og fraværshåndtering – opprettelse av vakter, registrering av arbeidstimer, behandling av fraværssøknader og administrasjon av helligdager.
• Behandling av betalinger og administrasjon av abonnementer – håndtering av belastninger, oppgraderinger, kanselleringer og fakturering via faktureringspartneren vår.
• Sending av transaksjonelle e-poster – velkomst-e-poster, invitasjoner til ansatte, abonnementsbekreftelser, endringsvarsler og tilbakestilling av passord.
• Analyse og forbedring av tjenesten – analyse av bruksmønstre for å forbedre ytelse, brukeropplevelse og plattformens funksjonalitet.
• Sikkerhet, svindelforebygging og avdekking av misbruk – beskyttelse av plattformens integritet, avdekking av uautorisert tilgang og forebygging av misbruk av tjenesten.
• Overholdelse av lovverk – etterlevelse av gjeldende lover, forskrifter og rettslige forpliktelser, blant annet å svare på lovlige henvendelser fra myndigheter.

4. Rettslig grunnlag for behandling (GDPR)

I henhold til personvernforordningen (GDPR) og gjeldende personvernlover i Bosnia og Hercegovina behandler vi personopplysningene dine på følgende rettslige grunnlag:

• Oppfyllelse av avtale — behandlingen er nødvendig for å levere tjenesten du har registrert deg for, blant annet kontoadministrasjon, vaktplanlegging, oppmøte og fraværshåndtering.
• Berettiget interesse — vi behandler visse data på grunnlag av våre berettigede forretningsinteresser, blant annet plattformsikkerhet, analyse, forbedring av tjenesten og forebygging av svindel, forutsatt at disse interessene ikke går foran dine rettigheter.
• Samtykke — for enkelte behandlingsaktiviteter, for eksempel nyhetsbrev og valgfrie informasjonskapsler, innhenter vi ditt uttrykkelige samtykke. Du kan trekke tilbake samtykket når som helst.
• Rettslig forpliktelse — vi er pålagt å oppbevare visse data for å oppfylle lovpålagte plikter, blant annet skatte- og regnskapsopplysninger.

5. Deling av data og tredjeparter

Vi selger ikke personopplysningene dine. Vi deler kun data med tjenesteleverandører som er nødvendige for driften av plattformen vår. Hver leverandør behandler data i samsvar med sine egne databehandleravtaler.

• Supabase — autentisering og databasehosting. Alle applikasjonsdata (brukerkontoer, bedriftsdata, oppmøteregistreringer, vaktplaner) lagres i Supabases infrastruktur.
• Vercel — hosting, utrulling og analyse. Vercel behandler forespørselslogger, ytelsesdata og informasjon om sidebesøk.
• Lemon Squeezy / Paddle — betalingsbehandling og abonnementshåndtering. De håndterer faktureringsinformasjon, abonnementsdata og transaksjonsdetaljer. Alle betalingskortdata behandles utelukkende av disse partnerne.
• Resend — sending av transaksjonelle e-poster. Behandler e-postadresser og e-postinnhold for å levere tjenesterelaterte meldinger (invitasjoner, bekreftelser, varsler).
• Sentry — feilovervåking. Samler inn tekniske feildata, som kan inneholde brukeridentifikatorer, for å hjelpe oss med å finne og rette problemer.
• Google Analytics (hvis aktivert) — anonymisert bruksanalyse for å forstå besøksmønstre og forbedre brukeropplevelsen.
• Anthropic — AI-assistent for vaktplan (bare hvis den er slått på for bedriften din). Når eieren stiller et spørsmål, behandler Anthropic spørsmålet og vaktplandataene som trengs for å svare (navn på medarbeidere, vakter, regler). Anthropic bruker ikke disse dataene til å trene modellene sine.
• Groq — AI-assistent for vaktplan (bare hvis den er slått på for bedriften din). Den svarer først; Anthropic overtar når Groq ikke er tilgjengelig. Groq behandler de samme dataene som Anthropic og bruker dem ikke til å trene modeller.

6. Internasjonale dataoverføringer

Noen av tjenesteleverandørene våre driver virksomhet utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS) og Bosnia-Hercegovina. Supabase, Vercel, Resend, Anthropic og Groq har sete i USA.

Når data overføres utenfor EØS eller Bosnia-Hercegovina, sørger vi for at det finnes egnede garantier, blant annet standard personvernbestemmelser (SCC) godkjent av Europakommisjonen, eller andre juridisk anerkjente overføringsmekanismer.

Du kan kontakte oss på privacy@synqo.work for mer informasjon om de konkrete garantiene som brukes ved dataoverføringer.

7. Lagring av data

Vi oppbevarer dataene dine bare så lenge det er nødvendig for formålene som er beskrevet i denne retningslinjen. Våre rutiner for lagring er:

• Aktive kontoer — data oppbevares så lenge kontoen din er aktiv og du bruker tjenesten.
• Etter sletting av konto — personopplysninger fjernes innen 30 dager etter at kontoen er stengt, unntatt når oppbevaring er lovpålagt.
• Sikkerhetskopier — data kan bli liggende i krypterte sikkerhetskopier i opptil 90 dager etter sletting.
• Rettslige forpliktelser — visse opplysninger (f.eks. skatte- og regnskapsopplysninger) oppbevares så lenge loven krever, vanligvis 5 år eller mer.
• Enhetsdetaljer — enhets-ID, IP-adresse og nettlesertype som registreres ved innsjekkinger, utsjekkinger, innlogginger og mislykkede skanninger slettes etter 90 dager; tidspunktene for innsjekking og utsjekking beholdes.
• Nyhetsbrev — e-postadressen din oppbevares til du melder deg av nyhetsbrevet.
• Kontakthenvendelser — data sendt via kontaktskjemaer og feilrapporter oppbevares i 12 måneder.

8. Dine rettigheter (GDPR / den registrertes rettigheter)

I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du følgende rettigheter knyttet til personopplysningene dine:

• Rett til innsyn — du har rett til å be om en kopi av personopplysningene vi har om deg.
• Rett til retting — du har rett til å be om retting av uriktige eller ufullstendige data.
• Rett til sletting («retten til å bli glemt») — du har rett til å be om sletting av personopplysningene dine, med visse lovmessige begrensninger.
• Rett til begrenset behandling — du har rett til å be om at behandlingen av dataene dine begrenses under visse omstendigheter.
• Rett til dataportabilitet — du har rett til å motta dataene dine i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format.
• Rett til å protestere — du har rett til å protestere mot behandling av dataene dine som er basert på berettigede interesser.
• Rett til å trekke tilbake samtykke — når behandlingen er basert på samtykke, har du rett til å trekke tilbake samtykket når som helst, uten at det påvirker lovligheten av behandlingen som er utført før tilbaketrekkingen.
• Rett til å klage — du har rett til å klage til den kompetente tilsynsmyndigheten for personvern hvis du mener at dine data er behandlet i strid med gjeldende regelverk.

For å utøve noen av rettighetene ovenfor, kontakt oss på privacy@synqo.work. Vi svarer på forespørselen din innen 30 dager.

9. Informasjonskapsler

Nettstedet vårt bruker informasjonskapsler — små tekstfiler som lagres på enheten din. Vi bruker følgende kategorier informasjonskapsler:

Nødvendige informasjonskapsler

Disse informasjonskapslene er nødvendige for at nettstedet skal fungere og kan ikke deaktiveres. De omfatter informasjonskapsler for autentiseringsøkt og lagring av språkvalg. Uten dem kan ikke tjenesten fungere riktig. I appen og på QR-nettbrettet bruker vi også informasjonskapselen synqo-device: en tilfeldig enhetsidentifikator som varer i opptil 400 dager og kun brukes til å beskytte oppmøteregistreringer (se avsnitt 2.3).

Analyseinformasjonskapsler

Vi bruker Vercel Analytics og eventuelt Google Analytics til å samle inn anonymiserte data om bruken av nettstedet. Disse informasjonskapslene hjelper oss å forstå hvordan brukere bruker plattformen vår og hvordan vi kan forbedre den.

Reklameinformasjonskapsler

Vi bruker verken reklame- eller sporingsinformasjonskapsler fra tredjeparter.

Du kan administrere innstillingene for informasjonskapsler via samtykkebanneret som vises ved første besøk, eller via nettleserinnstillingene dine.

10. Datasikkerhet

Vi iverksetter passende tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene dine mot uautorisert tilgang, endring, utlevering eller ødeleggelse. Sikkerhetstiltakene våre omfatter:

• Kryptering under overføring — all kommunikasjon mellom nettleseren din og serverne våre er beskyttet med HTTPS/TLS-kryptering.
• Kryptering i hvile — data som lagres i databasen er beskyttet med kryptering på lagringsnivå.
• Tilgangskontroll og autentisering — tilgang til data er begrenset til autoriserte brukere gjennom autentisering og rollebaserte tilgangssystemer.
• Row Level Security (RLS)-regler — på databasenivå bruker vi sikkerhetsregler på radnivå som sikrer isolasjon av data mellom bedrifter. Brukere i én bedrift får ikke tilgang til data fra en annen.
• Faste sikkerhetsrutiner — vi gjennomgår og oppdaterer jevnlig sikkerhetstiltakene og rutinene våre i tråd med bransjestandarder.

Til tross for innsatsen vår finnes det ingen metode for overføring eller lagring over internett som er 100 % sikker. Vi kan ikke garantere absolutt sikkerhet for dataene dine, men vi forplikter oss til å bruke rimelige beskyttelsestiltak.

11. Barns personvern

Synqo-tjenesten er ikke rettet mot barn under 16 år. Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra barn. Hvis vi oppdager at vi har samlet inn data fra et barn under 16 år uten passende samtykke fra foresatte, vil vi raskt slette disse dataene.

Hvis du er forelder eller verge og mener at barnet ditt har oppgitt personopplysninger via tjenesten vår, kontakt oss på privacy@synqo.work slik at vi kan iverksette passende tiltak.

12. Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen for å gjenspeile endringer i rutiner, teknologi, lovkrav eller av andre driftsmessige årsaker.

Ved vesentlige endringer varsler vi deg via e-post eller et varsel i appen før endringene trer i kraft. Datoen for siste oppdatering øverst på siden endres ved hver oppdatering.

Fortsatt bruk av Synqo-tjenesten etter at endringer er publisert, innebærer at du godtar den oppdaterte erklæringen.

Tidligere versjoner av denne erklæringen er tilgjengelige på forespørsel. Kontakt oss på privacy@synqo.work hvis du ønsker tilgang til tidligere versjoner.

13. Kontakt

Har du spørsmål, forespørsler eller klager om denne personvernerklæringen eller behandlingen av personopplysningene dine, kan du kontakte oss: