Vaktplan

På siden Vaktplan planlegger du vaktene for hver lokasjon. Bare eieren ser den. Ledere planlegger lokasjonene de leder i mobilappen (Administrer: Vaktplan). Vakter som gjentas hver uke, setter du opp én gang, og Synqo gjør dem om til ekte vakter for de neste 12 månedene. Deretter setter du folk på dem: i planleggeren, med tildel automatisk eller som faste plasser. Medarbeiderne ser vaktene sine i appen.

Velge lokasjon

Først Velg en lokasjon; siden husker valget til neste gang. Kortet øverst viser lokasjonen og hvor mange medarbeidere som er tildelt den. Bare disse medarbeiderne kan settes opp på vaktene der. Bytt lokasjon tar deg tilbake til listen.

Nullstill lokasjon sletter lokasjonens ukentlige vaktplan og alle kommende vakter, for en ny start. Gjennomførte vakter og oppmøte beholdes, og det samme gjelder medarbeiderne som er tildelt lokasjonen.

Den ukentlige vaktplanen

Ukentlig vaktplan viser ukedagene med lokasjonens åpningstider, eller Stengt. Slik legger du til en vakt som gjentas hver uke:

1. Åpne dagen. En stengt dag kan ikke ha vakter, så angi åpningstidene først.
2. Under Legg til vakt angir du Starttid og Sluttid. En vakt kan starte før åpning eller slutte etter stenging; du får bare et notat.
3. Eller slå på Fleksibel: medarbeideren kommer når som helst mellom Tidligste ankomst og Seneste ankomst og jobber Forventet varighet. Ingen tildeles en fleksibel vakt; en hvilken som helst medarbeider på lokasjonen tar den ved å skanne QR-koden.
4. Angi Nødvendige medarbeidere: hvor mange personer vakten trenger.
5. Under Krav kan du be om en medarbeider med en etikett (Trenger medarbeider med etikett), for eksempel noen som har nøklene, og angi Type vakt: morgen, mellom eller ettermiddag, eller etter starttid.
6. Klikk Legg til vakt. Synqo oppretter vakten på den ukedagen for de neste 12 månedene.

Kopier dag kopierer en dags vakter til andre dager, og Kopier fra en annen lokasjon kopierer en annen lokasjons ukentlige vakter. Oppdater eller Slett på en ukentlig vakt endrer bare vaktene som ikke har startet: en vakt du har endret tidspunktet på for hånd beholder det, og gjennomførte vakter endres aldri. Steg for steg: Opprette vakter.

Sette folk på vakter

Tre verktøy setter medarbeidere på vakter. Alle følger de samme reglene (se under) og endrer aldri tidligere dager:

• Åpne planleggeren: hele uken på én skjerm, Etter vakt eller Etter person. Klikk på en plass og velg en medarbeider: den beste passer kommer først, og en regel medarbeideren ville brutt vises under navnet. Velg Bare denne dagen, Hver mandag fra nå av eller Hver mandag til…. Fyll tomme vakter foreslår folk til de tomme plassene. Ingenting lagres før du klikker Lagre.
• Tildel automatisk: fyller tomme vakter for en lengre periode på en gang, fra Denne uken til Neste 3 måneder, og fordeler timer og helger jevnt. Vis forslag viser hvem som får hvilken vakt og hvilke vakter som forblir åpne, og hvorfor; Tildel vakter lagrer det. Etter at du har endret regler, kryss av for Planlegg også tidligere automatiske tildelinger på nytt. Fjern tildelinger fjerner de automatiske tildelingene igjen.
• Faste medarbeidere: en medarbeider som får en ukentlig vakt hver uke vedkommende er ledig, alltid eller til en dato (for eksempel for å dekke en ferie). Legg dem til under den ukentlige vakten, eller velg Hver mandag fra nå av i planleggeren. De får vaktene sine før automatisk tildeling fyller resten.

Verktøy i planleggeren virker på hele uken på en gang: Planlegg denne uken på nytt, Kopier denne uken fremover til de neste ukene, og Steng butikken den dagen for en helligdag eller varetelling, som fjerner vaktene den dagen til du velger Hent tilbake vaktene.

Ny planlegging flytter bare medarbeidere som ble planlagt automatisk, og nattplanen fyller bare tomme plasser. Medarbeidere du har satt på en vakt for hånd og faste plasser blir stående.

Regler og nattplanen

Bedriftens egne regler finner du i Innstillinger → Regler for vaktplan: hviletid mellom to arbeidsdager (0, altså ingen regel, til du angir den), flest dager på rad, flest timer per uke, vanlige ukentlige timer, og når morgen- og ettermiddagsvaktene starter. Dette er bedriftens policy, og du bestemmer hvert tall.

Hver medarbeider kan ha sine egne Regler for vaktplan, på sin side under Ansatte eller med glidebryter-ikonet i planleggeren: Kan ikke jobbe, Jobber bare, Foretrekker, Ikke på samme vakt som, Maks timer per uke, Maks dager per uke og Etikett, alltid eller for en periode.

Tildel automatisk og nattplanen bryter aldri en regel. I planleggeren kan du det, men plassen blir rød; gult er bare en advarsel, for eksempel en medarbeider som foretrekker en annen vakt. En medarbeider med godkjent fravær blir aldri satt opp.

Når Hold vaktplanen fylt (i Regler for vaktplan) er satt til et antall uker, fyller Synqo tomme vakter hver natt så langt frem. Den rører aldri de neste 7 dagene, endringer gjort for hånd eller faste plasser.

Enkeltvakter og unntak

Hvis du bare vil legge til en vakt på én dato, åpner du Vaktkalender og klikker på Aktiver redigering. Klikk på et tomt tidspunkt for å Opprett vakt på den datoen: lokasjon, dato, faste eller fleksible timer, start- og sluttid og eventuelt medarbeider. Vakter kan ikke opprettes tilbake i tid.

Klikk på en kommende vakt for å velge medarbeider: Lagre for denne datoen, eller for en vakt i den ukentlige vaktplanen, Hver mandag for å gi medarbeideren fast plass på den. Rediger vakt endrer tidene eller sletter vakten. En vakt som har startet eller er arbeidet kan ikke slettes.

Slik ser medarbeiderne vaktene sine

Medarbeiderne ser sine kommende vakter, med tid og lokasjon, i fanen Vakter i appen, sammen med de åpne fleksible vaktene på lokasjonen sin. De sjekker inn ved å skanne koden på lokasjonens nettbrett (QR-innsjekking). Endringene du lagrer vises i appen deres.

Forespørsler om vaktbytte

Hvis bedriften din har slått på forespørsler om vaktbytte (Innstillinger → Medarbeiderapp), kan medarbeidere be om å hoppe over en vakt, bytte den med en kollega eller endre tiden. Du avgjør på siden Forespørsler om vaktbytte, og lederne avgjør for sine egne lokasjoner. Et godkjent bytte oppdaterer vaktplanen; et avvist lar vakten stå som den var.