Ansatte

Siden Ansatte viser alle i bedriften din. Bare eieren ser den. Her legger du til medarbeidere og ledere, sender dem innloggingsopplysningene, endrer opplysningene deres og håndterer at en medarbeider slutter.

Ansattlisten

Hver rad viser personens navn, rolle og status, for eksempel Venter på invitasjon eller Venter på aktivering til de logger inn første gang, og et merke når en medarbeiders kontrakt utløper innen 30 dager. Søk etter navn, e-post eller rolle. Blyanten åpner Rediger ansatt; de andre handlingene ligger i radens meny.

Hvis abonnementet ditt har færre plasser enn du har medarbeidere, for eksempel etter at et abonnement utløper, blir de ekstra medarbeiderne suspendert: de kan ikke logge inn før du oppgraderer, og de vises under Suspendert.

Legge til en ansatt

Klikk Legg til ansatt for å åpne skjemaet:

Fullt navn
E-post: adressen de logger inn med og mottar invitasjonen på. En medarbeider uten e-post får et brukernavn i stedet (se nedenfor).
Rolle: Medarbeider eller Leder. En leder planlegger og følger også opp lokasjonene de leder, fra mobilappen.
Ansattnummer (valgfritt): skrives ut på timelisten.
Telefon (valgfritt)
Sluttdato for kontrakt (valgfritt): Synqo minner deg på det før den utløper. Datoen endrer aldri vaktplanen av seg selv.
Tildelte lokasjoner: der personen jobber og sjekker inn. For en leder også Administrerte lokasjoner: lokasjonene de planlegger og følger opp.

Hvert abonnement har en grense for antall medarbeidere. Når du når den, forteller skjemaet deg det, og du kan oppgradere under Fakturering.

Invitasjoner og første innlogging

En person med e-postadresse får en invitasjon på e-post med en lenke for å velge eget passord. Lenken vises også i raden deres, så du kan kopiere den og sende den på en annen måte. Den utløper etter 24 timer; Generer ny invitasjonslenke lager en ny.

For en medarbeider uten e-post huker du av for Denne medarbeideren har ikke e-post: de logger inn med brukernavn og et midlertidig passord du gir dem, og velger eget passord ved første innlogging. Til da er passordet synlig i raden deres, og Nytt passord i radens meny lager et nytt hvis de mister det.

Legge til mange samtidig

Legg til flere tar en innlimt liste, én person per linje: navnet, deretter e-post og telefon hvis de har det. Personer med e-post får en invitasjon; de andre får et brukernavn og et midlertidig passord, og Kopier alle innlogginger kopierer alles opplysninger som én melding.

Redigere en ansatt

Rediger ansatt endrer navn, rolle, ansattnummer, telefon, sluttdato for kontrakt og lokasjoner. E-postadressen og brukernavnet kan ikke endres.

Under skjemaet finner du medarbeiderens Vaktplanregler for planleggeren (dager de ikke kan jobbe, foretrukne vakter, personer de ikke bør jobbe sammen med) og sluttkortet. For en medarbeider hvis kontrakt snart utløper, setter Forleng kontrakt en ny sluttdato.

Når en medarbeider slutter

Velg Medarbeider slutter i radens meny og sett siste arbeidsdag. Frem til den dagen endres ingenting. Etter den kan de ikke logge inn og telles ikke med i abonnementet ditt, mens oppmøte og timelister blir værende. Synqo viser hvor mange vakter og faste plasser de har etter den dagen og spør hva som skal skje med dem:

En annen medarbeider overtar: vakter og faste plasser flyttes til medarbeideren du velger, der reglene tillater det.
De blir stående tomme: de venter på en ny medarbeider eller på at du fyller dem i planleggeren.
Fyll dem nå etter reglene: Synqo fordeler dem på de andre medarbeiderne og følger vaktplanreglene dine.

Ombestemt deg? Avbryt avslutning beholder dem. Personer som har sluttet vises under Tidligere ansatte, der Ta tilbake gjør kontoen deres aktiv igjen.

Fjerne en ansatt

Fjern ansatt er bare for feil, for eksempel en person som er lagt til to ganger. Noen som allerede har oppmøte eller timelister kan ikke fjernes, fordi det også ville slettet lønnsgrunnlaget; marker i stedet at de slutter.

Timelister

Hver ansatts arbeidstimer, innsjekkinger og utsjekkinger finner du under Timelister, der du velger person og måned og laster ned en PDF.