Työvuorolista ja vuoronvaihdot

Tässä kulussa käydään läpi, miten työvuorolista tehdään ja miten se muuttuu: omistaja määrittää kunkin toimipisteen viikoittaiset vuorot, omistaja tai toimipisteen esihenkilö sijoittaa työntekijät vuoroihin, työntekijät näkevät vuoronsa ja voivat pyytää muutoksia, ja omistaja tai esihenkilö päättää niistä. Lisätietoja: Työvuorolista ja Vuoronvaihtopyynnöt.

1. Omistaja määrittää viikoittaiset vuorot

Omistaja: Valitse kohdassa Työvuorolista toimipiste ja lisää sen vuorot kohtaan Viikkopohja: kullekin päivälle alkamis- ja päättymisaika sekä tieto siitä, onko vuoro kiinteä vai joustava. Jokainen vuoro toistuu joka viikko, joten tulevillakin viikoilla on vuoronsa. Vain omistaja muuttaa viikoittaisia vuoroja. Vaiheittainen ohje: Vuorojen luominen.

2. Työntekijät sijoitetaan vuoroihin

Omistaja tai esihenkilö: Omistaja suunnittelee kaikki toimipisteet; esihenkilö suunnittelee hallinnoimansa toimipisteet kohdassa Hallinta: Työvuorolista. Keinoja on useita, ja ne toimivat yhdessä:

• Vakiopaikat: työntekijä, joka saa viikoittaisen vuoron joka viikko, kun hän on vapaana.
• Avaa suunnittelija: koko viikko yhdellä näytöllä, Vuoroittain tai Henkilöittäin, työntekijöiden jakamiseen käsin.
• Jaa automaattisesti: täyttää pidemmän jakson tyhjät vuorot kerralla.
• Automaattinen suunnitelma: jos omistaja ottaa sen käyttöön kohdassa Vuorosäännöt, Synqo täyttää tyhjät vuorot joka yö tuleville viikoille. Se ei koske seuraavaa 7 päivää, käsin tehtyjä muutoksia eikä vakiopaikkoja.

Automaattinen jako ja yöllinen suunnitelma noudattavat yrityksen Vuorosääntöjä (lepoaika vuorojen välillä, peräkkäiset työpäivät, tunnit viikossa) sekä kunkin työntekijän omia sääntöjä, kuten päiviä, jolloin hän ei voi työskennellä. Nämä säännöt ovat yrityksen valinta. Kun joku sijoitetaan käsin säännön vastaisesti, Synqo varoittaa mutta sallii sen.

3. Työntekijä näkee vuoronsa

Työntekijä: Välilehti Vuorot listaa tulevat vuorot päivittäin ajan ja toimipisteen kanssa. Joustava vuoro on avoin kaikille toimipisteen työntekijöille: se, joka leimaa sisään, ottaa sen kyseiselle päivälle.

4. Työntekijä pyytää muutosta

Työntekijä: Jos yrityksessä on vuoronvaihtopyynnöt käytössä, avaa Vuorot-välilehdellä Vuoronvaihtopyynnöt-kortti, napauta Uusi pyyntö ja valitse vuoro ja tyyppi: Ohita (et tee vuoroa), Vaihda (silloin vapaana oleva työkaveri ottaa sen) tai Muuta aikaa. Lisää halutessasi syy ja napauta Lähetä pyyntö. Pyyntö on tilassa Odottaa, kunnes siitä päätetään.

5. Omistaja tai esihenkilö päättää

Omistaja tai esihenkilö: Omistaja näkee kaikki pyynnöt kohdassa Vuoronvaihtopyynnöt; esihenkilö näkee omien toimipisteidensä pyynnöt kohdassa Hallinta: Vuoropyynnöt. Hyväksy tekee muutoksen heti: vaihdossa vuoro siirtyy valitulle työkaverille, ajanmuutoksessa ajat siirtyvät, ja ohituksessa valitaan vapaa työntekijä tai jätetään vuoro toistaiseksi tyhjäksi. Hylkää pyytää lyhyen syyn, jonka työntekijä näkee. Katso Pyyntöjen hyväksyminen.

6. Työntekijä näkee lopputuloksen

Työntekijä: Pyyntölistassa näkyy Hyväksytty tai Hylätty, ja hylkäyksen syy, jos sellainen on. Pyynnön voi peruuttaa, kun se on vielä odottamassa. Hyväksytty muutos näkyy heti omissa vuoroissa ja työvuorolistassa.