Työvuorolista

Työvuorolista-sivulla suunnitellaan jokaisen toimipisteen vuorot. Sen näkee vain omistaja; esihenkilöt suunnittelevat hallinnoimansa toimipisteet puhelinsovelluksessa (Hallinta: Työvuorolista). Joka viikko toistuvat vuorot asetetaan kerran, ja Synqo muuttaa ne oikeiksi vuoroiksi seuraaville 12 kuukaudelle. Sen jälkeen vuoroihin sijoitetaan ihmisiä: suunnittelijassa, automaattisella jaolla tai vakiopaikkoina. Työntekijät näkevät vuoronsa sovelluksessa.

Toimipisteen valinta

Valitse ensin Valitse toimipiste; sivu muistaa valinnan seuraavaa kertaa varten. Ylhäällä oleva kortti näyttää toimipisteen ja kuinka monta työntekijää siihen on liitetty. Vain nämä työntekijät voidaan sijoittaa sen vuoroihin. Vaihda toimipistettä palauttaa luetteloon.

Nollaa toimipiste poistaa toimipisteen viikoittaisen työvuorolistan ja kaikki sen tulevat vuorot, jotta voidaan aloittaa alusta. Tehdyt vuorot ja läsnäolot säilyvät, samoin toimipisteeseen liitetyt työntekijät.

Viikoittainen työvuorolista

Viikoittainen työvuorolista näyttää viikon päivät toimipisteen aukioloaikoineen tai tiedolla Suljettu. Viikoittain toistuvan vuoron lisääminen:

1. Avaa päivä. Suljettuun päivään ei voi lisätä vuoroja, joten aseta ensin aukioloajat.
2. Aseta kohdassa Lisää vuoro Alkamisaika ja Päättymisaika. Vuoro voi alkaa ennen aukeamista tai päättyä sulkemisen jälkeen; siitä tulee vain huomautus.
3. Tai ota käyttöön Joustava: työntekijä saapuu milloin tahansa aikojen Aikaisin saapuminen ja Myöhäisin saapuminen välillä ja työskentelee Odotettu kesto -kentän mukaisen ajan. Joustavaan vuoroon ei määrätä ketään; mikä tahansa toimipisteen työntekijä ottaa sen skannaamalla QR-koodin.
4. Aseta Tarvittavat työntekijät: kuinka monta henkilöä vuoroon tarvitaan.
5. Kohdassa Vaatimukset voi pyytää työntekijää, jolla on tunniste (Tarvitsee työntekijän tunnisteella), esimerkiksi avainten haltijaa, ja asettaa Vuoron tyyppi: aamu-, keski- tai iltapäivävuoro, tai alkamisajan mukaan.
6. Napsauta Lisää vuoro. Synqo luo vuoron kyseiselle viikonpäivälle seuraaviksi 12 kuukaudeksi.

Kopioi päivä kopioi yhden päivän vuorot muille päiville ja Kopioi toisesta toimipisteestä kopioi toisen toimipisteen viikoittaiset vuorot. Päivitä tai Poista viikoittaisessa vuorossa muuttaa vain ne sen vuorot, jotka eivät ole vielä alkaneet: käsin muutettu vuoron aika säilyy, eikä tehtyjä vuoroja muuteta koskaan. Vaihe vaiheelta: Vuorojen luominen.

Ihmisten sijoittaminen vuoroihin

Kolme työkalua sijoittaa työntekijät vuoroihin. Kaikki noudattavat samoja sääntöjä (ks. alla) eivätkä muuta menneitä päiviä:

• Avaa suunnittelija: koko viikko yhdellä näytöllä, Vuoroittain tai Henkilöittäin. Napsauta paikkaa ja valitse työntekijä: paras sopiva on ensin, ja sääntö, jonka työntekijä rikkoisi, näkyy hänen nimensä alla. Valitse Vain tämä päivä, Joka maanantai tästä lähtien tai Joka maanantai asti…. Täytä tyhjät vuorot ehdottaa henkilöitä tyhjille paikoille. Mitään ei tallenneta, ennen kuin napsautetaan Tallenna.
• Jaa automaattisesti: täyttää tyhjät vuorot kerralla pidemmältä ajalta, ajanjaksosta Tämä viikko ajanjaksoon Seuraavat 3 kuukautta, ja jakaa tunnit ja viikonloput tasaisesti. Näytä ehdotus näyttää, kuka saisi minkä vuoron ja mitkä vuorot jäävät avoimiksi, ja miksi; Jaa vuorot tallentaa ehdotuksen. Sääntöjen muuttamisen jälkeen valitse Suunnittele myös aiemmat automaattiset jaot uudelleen. Tyhjennä jaot poistaa automaattiset jaot.
• Vakiotyöntekijät: työntekijä, joka saa viikoittaisen vuoron joka viikko, kun on vapaana, aina tai tiettyyn päivään asti (esimerkiksi lomasijaisuuden ajaksi). Lisää heidät viikoittaisen vuoron alle tai valitse suunnittelijassa Joka maanantai tästä lähtien. He saavat vuoronsa ennen kuin automaattinen jako täyttää loput.

Suunnittelijan Työkalut toimivat koko viikkoon kerralla: Suunnittele tämä viikko uudelleen, Kopioi tämä viikko eteenpäin seuraaville viikoille ja Sulje myymälä kyseiseksi päiväksi juhlapyhän tai inventaarin vuoksi, mikä poistaa päivän vuorot, kunnes valitaan Palauta vuorot.

Uudelleensuunnittelu siirtää vain automaattisesti sijoitettuja työntekijöitä, ja yöllinen suunnittelu täyttää vain tyhjiä paikkoja. Käsin vuoroon sijoitetut työntekijät ja vakiopaikat pysyvät paikoillaan.

Säännöt ja yöllinen suunnittelu

Yrityksen omat säännöt ovat kohdassa Asetukset → Vuorosuunnittelun säännöt: lepoaika kahden työpäivän välillä (0 eli ei sääntöä, kunnes se asetetaan), enimmäismäärä peräkkäisiä päiviä, enimmäistunnit viikossa, säännölliset viikkotunnit sekä aamu- ja iltapäivävuorojen alkamisajat. Ne ovat yrityksen käytäntö, ja jokainen luku määritetään itse.

Jokaisella työntekijällä voi olla omat Vuorosuunnittelun säännöt hänen sivullaan kohdassa Työntekijät tai suunnittelijan liukusäädinkuvakkeella: Ei voi työskennellä, Työskentelee vain, Mieluummin, Ei samassa vuorossa kuin, Enimmäistunnit viikossa, Enimmäispäivät viikossa ja Tunniste, aina tai tietyllä ajanjaksolla.

Automaattinen jako ja yöllinen suunnittelu eivät riko sääntöjä koskaan. Suunnittelijassa se onnistuu, mutta paikka muuttuu punaiseksi; keltainen on vain varoitus, esimerkiksi kun työntekijä haluaisi mieluummin toisen vuoron. Hyväksytyllä vapaalla olevaa työntekijää ei sijoiteta koskaan vuoroon.

Kun Pidä työvuorolista täytettynä (Vuorosuunnittelun säännöissä) on asetettu viikkomääräksi, Synqo täyttää tyhjät vuorot joka yö niin pitkälle eteenpäin. Se ei koske koskaan seuraaviin 7 päivään, käsin tehtyihin muutoksiin eikä vakiopaikkoihin.

Yksittäiset vuorot ja poikkeukset

Vain yhtä päivää varten avataan Vuorokalenteri ja valitaan Ota muokkaus käyttöön. Tyhjää aikaa napsauttamalla voi Luo vuoro kyseiselle päivälle: toimipiste, päivämäärä, kiinteät tai joustavat tunnit, alkamis- ja päättymisaika sekä halutessa työntekijä. Vuoroja ei voi luoda menneisyyteen.

Tulevaa vuoroa napsauttamalla valitaan sen työntekijä: Tallenna vain tälle päivälle tai viikoittaisen työvuorolistan vuorossa Joka maanantai, jolloin työntekijästä tulee vuoron vakiopaikka. Muokkaa vuoroa muuttaa aikoja tai poistaa vuoron. Alkanutta tai tehtyä vuoroa ei voi poistaa.

Näin työntekijät näkevät vuoronsa

Työntekijät näkevät tulevat vuoronsa aikoineen ja toimipisteineen sovelluksen Vuorot-välilehdellä sekä toimipisteensä avoimet joustavat vuorot. Sisäänleimaus tehdään skannaamalla toimipisteen tabletin koodi (QR-sisäänleimaus). Tallennetut muutokset näkyvät heidän sovelluksessaan.

Vuoronvaihtopyynnöt

Jos yrityksessä on vuoronvaihtopyynnöt otettu käyttöön (Asetukset → Työntekijäsovellus), työntekijät voivat pyytää vuoron väliin jättämistä, vaihtoa työkaverin kanssa tai vuoron ajan muutosta. Päätökset tehdään Vuoropyynnöt-sivulla, ja esihenkilöt päättävät omien toimipisteidensä pyynnöistä. Hyväksytty muutos päivittää työvuorolistan; hylätty jättää vuoron ennalleen.