Vapaapyynnöt

Vapaapyynnöt-sivulla päätetään työntekijöiden vapaapyynnöistä. Sivu näkyy vain omistajalle, ja vain omistaja hyväksyy vapaat; esihenkilöt eivät. Sivulla on kaksi välilehteä, Odottaa ja Kalenteri. Vapaatyypit ja saldot määritetään kohdassa PTO-säännöt.

Odottavat pyynnöt

Odottaa-välilehti listaa päätöstä odottavat pyynnöt, ja välilehdellä näkyy niiden määrä. Jokaisella rivillä näkyvät työntekijä, vapaatyyppi, päivämäärät, päivien määrä ja työntekijän ilmoittama syy. Mahdolliset toiminnot:

• Tarkista: avaa pyynnön. Jos työntekijällä on vuoroja kyseisinä päivinä, Synqo listaa ne sekä näyttää, kuka on vapaana sijaiseksi ja kuka muu on silloin vapaalla. Valitse Hyväksy ja osoita valitulle työntekijälle, jos vuorot annetaan vapaalle työntekijälle, tai Hyväksy ja hoidan vuorot kalenterissa, jos työntekijä poistetaan vuoroilta ja ne täytetään myöhemmin. Jos vuoroja ei ole, valitse Hyväksy.
• Hylkää: kirjoita lyhyt syy. Työntekijä näkee sen sovelluksensa Vapaa-välilehdellä.

Hyväksyminen vähentää päivät työntekijän saldosta (palkattomalla vapaalla ei ole saldoa), eikä automaattinen jako tai yöllinen suunnittelu sijoita työntekijää vuoroihin kyseisille päiville. Vakiopaikat säilyvät, joten työntekijä palaa vuoroihinsa vapaan jälkeen. Ratkaistu pyyntö poistuu listalta.

Vapaakalenteri

Kalenteri-välilehti näyttää kuukauden hyväksytyt vapaat ja juhlapyhät koko tiimiltä. Valitse yksi työntekijä tai Kaikki työntekijät, siirry kuukaudesta toiseen ja valitse päivä nähdäksesi, ketkä ovat poissa. Tarkista tämä ennen kiireisen viikon suunnittelua.

Näin työntekijät lähettävät pyyntöjä

Työntekijät pyytävät vapaata sovelluksensa Vapaa-välilehdellä: he valitsevat vapaatyypin sekä ensimmäisen ja viimeisen päivän, lisäävät halutessaan syyn ja napauttavat Lähetä pyyntö. Sovellus laskee päivät eikä koskaan laske juhlapyhiä mukaan, eikä se lähetä pyyntöä, jos päiviä pyydetään enemmän kuin jäljellä on. Jokainen pyyntö näkyy tilassa Odottaa, Hyväksytty, Hylätty tai Peruttu, ja sen voi perua odotusaikana.

Välilehti on käytössä vain, kun vapaapyynnöt on otettu käyttöön kohdassa Asetukset → Työntekijäsovellus. Kun ne ovat pois käytöstä, työntekijät eivät voi lähettää uusia pyyntöjä; jo odottavat pyynnöt pysyvät täällä, ja niihin voi yhä vastata.

PTO-säännöt ja juhlapyhät

Kohdassa Asetukset → PTO-säännöt luodaan vapaatyypit (Vuosiloma, Sairausloma, Palkaton vapaa tai Oma) ja annetaan ne työntekijöille alkusaldoineen. Sairaslomalla ja palkattomalla vapaalla ei ole rajaa.

Juhlapyhät määritetään kohdassa Asetukset → Yritys: alue ja uskonnolliset juhlapyhät, joita yritys viettää, tai toisen maan juhlapyhät. Juhlapyhälistassa (Asetukset → PTO-säännöt → Juhlapyhät) voi poistaa juhlapyhän käytöstä, muokata sitä tai lisätä oman. Juhlapyhiä ei koskaan lasketa vapaapäiviksi.