QR-koodi ja läsnäolo

Tämä kulku kattaa myymälätabletin QR-koodin, työntekijöiden sisäänleimauksen, tauot ja ulosleimauksen sekä paikat, joista omistaja näkee kaiken: reaaliaikainen seuranta, analytiikka, hälytykset ja tuntilista. Sivujen tiedot: Toimipisteet: QR-koodin käyttöönotto, Sisäänleimaus, Seuranta ja Tuntilistat.

1. Toimipisteen näyttölinkin luonti

Omistaja: Valitse kohdassa Toimipisteet toimipisteen kortista Näytä QR-koodi. Jos linkkiä ei vielä ole, valitse Luo linkki. Jokaisella toimipisteellä on oma linkkinsä, jonka voi kopioida tai avata samasta paikasta. Kaikki vaiheet on kuvattu sivulla QR-koodin käyttöönotto.

2. Linkin avaus myymälätabletilla

Omistaja: Avaa linkki sisäänkäynnin tabletin, vanhan puhelimen tai kannettavan selaimessa ja jätä laite päälle; sivu pitää näytön hereillä. Se näyttää uuden koodin 3 sekunnin välein. Synqo allekirjoittaa jokaisen koodin, ja koodi toimii vain muutaman sekunnin, joten valokuva, kuvakaappaus tai tuloste ei toimi. Linkki toimii kerrallaan vain yhdellä näytöllä: toisella näytöllä näkyy Tämä QR-näyttö on jo auki toisella näytöllä. Jos linkki on vuotanut ulos, Luo linkki uudelleen tekee uuden ja vanha lakkaa toimimasta; avaa sen jälkeen uusi linkki tabletilla.

3. Työntekijät leimaavat sisään, pitävät taukoja ja leimaavat ulos

Työntekijä: Valitse Sisäänleimaus-välilehdellä Leimaa sisään ja osoita puhelimen kamera tablettia kohti. Synqo tarkistaa, että koodi on tuore ja kuuluu yritykselle ja että työntekijällä on tänään vuoro kyseisessä toimipisteessä. Aloita tauko, Lopeta tauko ja Leimaa ulos skannataan samassa toimipisteessä. Tabletilla itsellään kukaan ei leimaa: jokainen skannaa omalla puhelimellaan ja tilillään, ja kirjattu aika on Synqon aika, ei puhelimen.

4. Omistaja näkee läsnäolot

Omistaja: Reaaliaikainen seuranta näyttää toimipisteittäin, kuinka moni on töissä, tauolla tai poissa, sekä viimeisimmät sisäänleimaukset, ulosleimaukset ja tauot. Analytiikka näyttää läsnäolot, tehdyt tunnit, myöhästymiset ja tauot ajan mittaan. Esihenkilöt näkevät saman omista toimipisteistään kohdassa Hallinta.

5. Hälytykset

Synqo seuraa läsnäoloja itse ja antaa hälytyksen myöhästymisestä, ilmoittamattomasta poissaolosta, ennenaikaisesta lähdöstä, pitkästä tauosta, unohtuneesta ulosleimauksesta tai offline-tilaan joutuneesta myymälätabletista. Kunkin minuuttiraja on yrityksen oma sääntö, joka asetetaan kohdassa Asetukset → Hälytykset; pitkän tauon hälytys on pois päältä, kunnes tauon enimmäispituus on asetettu. Hälytykset näkyvät koontinäytön etusivulla, analytiikassa ja reaaliaikaisessa seurannassa, ja esihenkilöt näkevät omien toimipisteidensä hälytykset. Jos sähköpostihälytykset otetaan käyttöön, ne tulevat myös sähköpostitse.

6. Tuntilista

Omistaja: Valitse Tuntilistasta työntekijä ja jakso (Kuukausi, Viikko tai Mukautettu). Se näyttää kunkin päivän sisäänleimauksen, ulosleimauksen, tauot ja tunnit; tunnit kirjataan, kun työntekijä leimaa ulos. Lataa PDF tallentaa yhden työntekijän tuntilistan ja Lataa kaikki kaikkien tuntilistat palkanlaskentaa varten. Ylityön laskenta asetetaan kohdassa Asetukset → Yrityksen asetukset. Tuntilistat näkee vain omistaja; jos työntekijä tarvitsee omansa, omistaja antaa hänelle PDF-tiedoston.

Aikainen, myöhäinen tai puuttuva sisäänleimaus

Työntekijät voivat leimata sisään heti saapuessaan, myös ennen vuoron alkua: kun vuoro alkaa 09:00 ja skannaus tehdään 08:42, työntekijä on leimattu sisään ja sovellus näyttää vuoron alkamisajan. Aikainen saapuminen ei koskaan lasketa myöhästymiseksi. Tuntilista näyttää todellisen sisäänleimausajan; lasketaanko aikaiset minuutit tunteihin, riippuu ylityöasetuksista.

Vuoron alun jälkeinen sisäänleimaus on myöhästyminen vain yrityksen myöhästymissäännön mukaan: työntekijä näkee tekstin Myöhässä: …, ja tuntilista sekä analytiikka merkitsevät sen. Jos työntekijä ei ole leimannut sisään ilmoittamattoman poissaolon minuuttirajan sisällä, näkyy Ilmoittamaton poissaolo -hälytys ja reaaliaikainen seuranta laskee hänet poissaolevaksi. Työntekijä, joka on vuoron jälkeen yhä leimattuna sisään, saa Unohtunut ulosleimaus -hälytyksen, kun asetetut minuutit ovat kuluneet. Tuntilista säilyttää aina todelliset sisään- ja ulosleimausajat.