Schema och passbyten

Det här flödet visar hur schemat tas fram och ändras: ägaren lägger upp varje arbetsplats veckovisa pass, ägaren eller arbetsplatsens chef sätter medarbetare på dem, medarbetarna ser sina pass och kan be om ändringar, och ägaren eller chefen beslutar. Mer information finns i Schema och Begäran om passbyte.

1. Ägaren lägger upp de veckovisa passen

Ägare: Välj en arbetsplats i Schema och lägg till dess pass under Veckomall: för varje dag start- och sluttid samt om passet är fast eller flexibelt. Varje pass upprepas varje vecka, så kommande veckor får också sina pass. Bara ägaren ändrar de veckovisa passen. Se Skapa pass för en steg-för-steg-guide.

2. Medarbetare sätts på passen

Ägare eller chef: Ägaren planerar alla arbetsplatser; en chef planerar de arbetsplatser hen ansvarar för i Hantera: Schema. Det finns flera sätt, och de fungerar tillsammans:

• Medarbetare med fast plats: en medarbetare som får ett veckovist pass varje vecka hen är ledig.
• Öppna planeraren: hela veckan på en skärm, Per pass eller Per person, för att tilldela medarbetare manuellt.
• Tilldela automatiskt: fyller de tomma passen för en längre period på en gång.
• Automatisk plan: om ägaren slår på den i Schemaregler fyller Synqo tomma pass varje natt för kommande veckor. Den rör aldrig de närmaste 7 dagarna, manuella ändringar eller fasta platser.

Tilldela automatiskt och nattplanen följer ditt företags Schemaregler (vila mellan pass, antal dagar i följd, timmar per vecka) och varje medarbetares egna regler, till exempel dagar hen inte kan arbeta. Reglerna bestäms av ditt företag. När du tilldelar någon manuellt i strid med en regel varnar Synqo dig men låter dig göra det.

3. Medarbetaren ser sina pass

Medarbetare: Fliken Pass visar dina kommande pass per dag, med tid och arbetsplats. Ett Flexibelt pass är öppet för alla medarbetare på arbetsplatsen: den som checkar in tar det för den dagen.

4. Medarbetaren ber om en ändring

Medarbetare: Om ditt företag har slagit på begäran om passbyte öppnar du kortet Begäran om passbyte på fliken Pass, trycker på Ny begäran och väljer pass och typ: Hoppa över (du arbetar inte passet), Byt (en kollega som är ledig då tar det) eller Ändra tid. Lägg till en anledning om du vill och tryck på Skicka begäran. Begäran förblir Väntande tills någon beslutar.

5. Ägaren eller chefen beslutar

Ägare eller chef: Ägaren ser alla begäranden under Begäran om passbyte; en chef ser begäranden för sina arbetsplatser i Hantera: Passbegäranden. Godkänn genomför ändringen direkt: vid byte går passet till den valda kollegan, vid tidsändring flyttas tiderna, och vid överhoppning väljer du en ledig medarbetare eller lämnar passet tomt tills vidare. Avslå kräver en kort anledning som medarbetaren ser. Se Godkänna begäranden.

6. Medarbetaren ser utfallet

Medarbetare: Din lista över begäranden visar Godkänd eller Avslagen, med anledningen om den avslogs. Du kan avbryta en begäran så länge den är väntande. En godkänd ändring syns direkt bland dina pass och i schemat.