Schema

På sidan Schema planerar du passen för varje arbetsplats. Bara ägaren ser den; chefer planerar de arbetsplatser de ansvarar för i telefonappen (Hantera: Schema). Du anger de pass som upprepas varje vecka en gång, och Synqo gör om dem till riktiga pass för de kommande 12 månaderna. Sedan lägger du in personer på dem: i planeraren, med automatisk tilldelning eller som fasta platser. Medarbetare ser sina pass i appen.

Välja arbetsplats

Börja med att Välj arbetsplats; sidan kommer ihåg valet till nästa gång. Kortet högst upp visar arbetsplatsen och hur många medarbetare som är tilldelade den. Bara dessa medarbetare kan sättas på dess pass. Byt arbetsplats tar dig tillbaka till listan.

Återställ arbetsplats tar bort arbetsplatsens veckoschema och alla kommande pass, för en ny start. Arbetade pass och närvaro finns kvar, liksom de medarbetare som är tilldelade arbetsplatsen.

Veckoschemat

Veckoschema listar veckans dagar med arbetsplatsens öppettider, eller Stängt. Så här lägger du till ett pass som upprepas varje vecka:

Öppna dagen. En stängd dag tar inga pass, så ställ först in öppettiderna.
Ange Starttid och Sluttid under Lägg till pass. Ett pass får börja före öppning eller sluta efter stängning; du får bara en notering.
Eller slå på Flexibelt: medarbetaren kommer när som helst mellan Tidigaste ankomst och Senaste ankomst och arbetar Förväntad längd. Ingen tilldelas ett flexibelt pass; vilken medarbetare som helst på arbetsplatsen tar det genom att skanna QR-koden.
Ange Antal medarbetare som behövs: hur många personer passet kräver.
Under Krav kan du be om en medarbetare med en tagg (Behöver en medarbetare med taggen), till exempel någon som har nycklarna, och ange Typ av pass: morgon, mitt på dagen eller eftermiddag, eller efter starttid.
Klicka på Lägg till pass. Synqo skapar passet på den veckodagen för de kommande 12 månaderna.

Kopiera dag kopierar en dags pass till andra dagar, och Kopiera från annan arbetsplats kopierar en annan arbetsplats veckopass. Uppdatera eller Ta bort på ett veckopass ändrar bara de pass som inte har börjat: ett pass vars tid du ändrat för hand behåller den, och arbetade pass ändras aldrig. Steg för steg: Skapa pass.

Sätta människor på pass

Tre verktyg sätter medarbetare på passen. De följer alla samma regler (se nedan) och ändrar aldrig tidigare dagar:

Öppna planeraren: hela veckan på en skärm, Per pass eller Per person. Klicka på en plats och välj en medarbetare: den bästa matchningen står överst, och en regel som medarbetaren skulle bryta visas under namnet. Välj Bara denna dag, Varje måndag från och med nu eller Varje måndag till…. Fyll tomma pass föreslår personer till de tomma platserna. Inget sparas förrän du klickar på Spara.
Tilldela automatiskt: fyller tomma pass för en längre period på en gång, från Denna vecka till Nästa 3 månader, och fördelar timmar och helger jämnt. Visa förslag visar vem som skulle få vilket pass och vilka pass som förblir lediga, och varför; Tilldela pass sparar det. Efter att du ändrat regler, markera Planera om även tidigare automatiska tilldelningar. Rensa tilldelningar tar bort de automatiska tilldelningarna igen.
Fasta medarbetare: en medarbetare som får ett veckopass varje vecka hen är ledig, alltid eller till ett visst datum (till exempel för att täcka en helgdag). Lägg till dem under veckopasset, eller välj Varje måndag från och med nu i planeraren. De får sina pass innan Tilldela automatiskt fyller resten.

Planerarens Verktyg verkar på hela veckan på en gång: Planera om denna vecka, Kopiera denna vecka framåt till kommande veckor och Stäng butiken den dagen för en helgdag eller inventering, vilket tar bort dagens pass tills du väljer Återställ passen.

Omplanering flyttar bara medarbetare som planerats automatiskt, och nattplaneringen fyller bara tomma platser. Medarbetare som du satt på ett pass för hand och fasta platser står kvar.

Regler och nattplanering

Företagets egna regler finns i Inställningar → Schemaregler: vilan mellan två arbetsdagar (0, alltså ingen regel, tills du anger den), flest dagar i rad, flest timmar per vecka, ordinarie veckotimmar och när morgon- och eftermiddagspassen börjar. Det är ditt företags policy, och du bestämmer varje siffra.

Varje medarbetare kan ha egna Schemaregler, på sin sida under Anställda eller med reglageikonen i planeraren: Kan inte arbeta, Arbetar bara, Föredrar, Inte på samma pass som, Max timmar per vecka, Max dagar per vecka och Tagg, alltid eller för en period.

Tilldela automatiskt och nattplaneringen bryter aldrig en regel. I planeraren kan du göra det, men platsen blir röd; gult är bara en varning, till exempel en medarbetare som föredrar ett annat pass. En medarbetare med godkänd ledighet schemaläggs aldrig.

Med Håll schemat fyllt (i Schemaregler) inställt på ett antal veckor fyller Synqo tomma pass varje natt så långt fram. Det rör aldrig de kommande 7 dagarna, ändringar gjorda för hand eller fasta platser.

Enstaka pass och undantag

Om du bara vill lägga till ett pass på ett enda datum öppnar du Passkalender och klickar på Aktivera redigering. Klicka på en tom tid för att Skapa pass på det datumet: arbetsplats, datum, fasta eller flexibla tider, start- och sluttid och, om du vill, medarbetare. Pass kan inte skapas i det förflutna.

Klicka på ett kommande pass för att välja medarbetare: Spara för det här datumet eller, för ett pass i veckoschemat, Varje måndag för att ge medarbetaren en fast plats på det. Med Redigera pass ändrar du tiderna eller tar bort passet. Ett pass som har startat eller redan arbetats kan inte tas bort.

Så ser medarbetare sina pass

Medarbetare ser sina kommande pass, med tid och arbetsplats, på fliken Pass i appen, tillsammans med de lediga flexibla passen på sin arbetsplats. De checkar in genom att skanna koden på arbetsplatsens surfplatta (QR-incheckning). Ändringarna du sparar visas i deras app.

Begäran om passbyte

Om ditt företag har aktiverat begäran om passbyte (Inställningar → Medarbetarapp) kan medarbetare be om att hoppa över ett pass, byta det med en kollega eller ändra tiden. Du beslutar på sidan Begäran om passbyte, och chefer beslutar för sina egna arbetsplatser. En godkänd ändring uppdaterar schemat; en avslagen lämnar passet som det var.