QR och närvaro

Det här flödet täcker butikens surfplatta med QR-koden, medarbetare som checkar in, tar raster och checkar ut, samt var ägaren ser allt: Realtidsövervakning, Analys, varningar och tidrapporten. Mer information om sidorna finns i Arbetsplatser: QR-inställning, Incheckning, Övervakning och Tidrapporter.

1. Skapa arbetsplatsens visningslänk

Ägare: Klicka på Visa QR-kod på arbetsplatsens kort i Arbetsplatser. Om det inte finns någon länk än klickar du på Skapa länk. Varje arbetsplats har sin egen länk, som du kan kopiera eller öppna därifrån. Se QR-inställning för alla steg.

2. Lägg upp den på butikens surfplatta

Ägare: Öppna länken i webbläsaren på en surfplatta, en gammal telefon eller en bärbar dator vid entrén och låt den vara på; sidan håller skärmen vaken. Den visar en ny kod var 3:e sekund. Varje kod signeras av Synqo och fungerar bara några sekunder, så ett foto, en skärmbild eller en utskrift av den fungerar inte. En länk fungerar på en skärm i taget: en andra skärm visar Den här QR-visningen är redan öppen på en annan skärm. Om länken har kommit på avvägar skapar Skapa ny länk en ny och den gamla slutar fungera; öppna sedan den nya länken på surfplattan.

3. Medarbetare checkar in, tar raster och checkar ut

Medarbetare: Tryck på Checka in i fliken Incheckning och rikta telefonens kamera mot surfplattan. Synqo kontrollerar att koden är färsk och tillhör ditt företag, och att du har ett pass på den arbetsplatsen i dag. Starta rast, Avsluta rast och Checka ut skannas på samma arbetsplats. Ingen checkar in på själva surfplattan: alla skannar med sin egen telefon och sitt eget konto, och tiden som registreras är Synqos, inte telefonens.

4. Ägaren ser närvaron

Ägare: Realtidsövervakning visar för varje arbetsplats hur många som arbetar, har rast eller saknas, samt de senaste incheckningarna, utcheckningarna och rasterna. Analys visar närvaro, arbetade timmar, sena ankomster och raster över tid. Chefer ser samma sak för sina arbetsplatser i Hantera.

5. Varningar

Synqo bevakar närvaron själv och skapar en varning vid sen ankomst, utebliven ankomst, tidig avgång, lång rast, glömd utcheckning eller en butikssurfplatta som har gått offline. Hur många minuter varje varning gäller är ditt företags egen regel, som ställs in i Inställningar → Varningar; varningen för lång rast är avstängd tills du anger hur länge en rast får vara. Varningar visas på översiktens startsida, i Analys och i Realtidsövervakning, och chefer ser de som gäller deras arbetsplatser. Om du slår på e-postvarningar får du dem även via e-post.

6. Tidrapporten

Ägare: Välj en medarbetare och en period (Månadsvis, Veckovis eller Anpassad) i Tidrapporten. Den visar varje dags incheckning, utcheckning, raster och timmar; timmarna läggs till när medarbetaren checkar ut. Ladda ned PDF sparar en medarbetares tidrapport och Ladda ned alla allas, för löneunderlag. Hur övertid räknas ställs in i Inställningar → Företagsinställningar. Bara ägaren ser tidrapporter; om en medarbetare behöver sin ger ägaren dem PDF-filen.

Tidig, sen eller utebliven incheckning

Medarbetare kan checka in så fort de kommer, även före passets start: med ett pass klockan 09:00 och en skanning klockan 08:42 är medarbetaren incheckad och appen visar när passet börjar. Att komma tidigt räknas aldrig som sen ankomst. Tidrapporten visar den verkliga incheckningstiden; om de tidiga minuterna räknas som timmar beror på dina inställningar för övertid.

En incheckning efter starten är sen först enligt ditt företags regel för sen ankomst: medarbetaren ser Sen med …, och tidrapporten och Analys markerar det. Om en medarbetare inte har checkat in inom dina minuter för utebliven ankomst visas en Utebliven-varning, och Realtidsövervakning räknar medarbetaren som saknad. En medarbetare som fortfarande är incheckad efter passet får en varning om Glömd utcheckning när dina minuter har gått. Tidrapporten behåller alltid de verkliga tiderna för incheckning och utcheckning.