Integritetspolicy

1. Inledning – Vilka vi är

Synqo är en molnbaserad tjänst (SaaS) för personalplanering som hjälper arbetsgivare och organisationer att hantera scheman, närvaro, ledighet och personalanalys. Synqo drivs som enskild firma med säte i Bosnien och Hercegovina, och tjänsten finns på https://synqo.work.

Denna integritetspolicy förklarar vilka personuppgifter vi samlar in, hur vi använder dem, med vilka vi delar dem, hur vi skyddar dem och vilka rättigheter du har i fråga om dina uppgifter. Den gäller alla användare av vår webbplats och vår app, inklusive organisationsägare, chefer och anställda som använder plattformen.

Genom att använda tjänsten Synqo bekräftar du att du har läst och förstått denna integritetspolicy. Om du inte godkänner någon del av policyn ska du inte använda vår tjänst.

2. Uppgifter vi samlar in

Vi samlar in olika kategorier av uppgifter för att kunna tillhandahålla och förbättra vår tjänst. Nedan beskrivs de kategorier av uppgifter som vi behandlar.

2.1 Kontouppgifter

När du registrerar dig för Synqo samlar vi in ditt fullständiga namn, din e-postadress, organisationens namn och bransch. Dessa uppgifter behövs för att skapa och hantera ditt konto.

2.2 Uppgifter om anställda / personal

När du som administratör eller chef lägger till anställda på plattformen samlar vi in deras namn, e-postadresser, telefonnummer, anställningsnummer, tilldelade roller, anställningsstatus och avtalsdatum. Dessa uppgifter registreras av organisationens administratör på de anställdas vägnar.

2.3 Närvaro- och arbetsuppgifter

Plattformen registrerar anställdas tider för incheckning och utcheckning, QR-skanningar, rasttider och totala arbetstimmar. Dessa uppgifter är centrala för tjänstens grundfunktioner för närvaro och tidredovisning.

För att hålla närvaroregistret tillförlitligt registrerar vi vid varje incheckning, utcheckning, inloggning i appen och misslyckad QR-skanning en enhetsidentifierare (cookien synqo-device), IP-adressen och webbläsartypen, och vid en misslyckad skanning även hur gammal koden var. Vi registrerar samma sak för surfplattan som visar QR-koderna på en arbetsplats. Utifrån detta informerar Synqo organisationens ägare om möjligt missbruk, till exempel att en telefon används för flera anställda eller att en gammal kod har skannats. Inom organisationen ser bara ägaren dessa uppgifter, och varje anställd ser sina egna (chefer ser bara varningarna för sina arbetsplatser, utan IP-adresser eller enhetsuppgifter). De skickas aldrig med e-post och raderas efter 90 dagar.

2.4 Schemauppgifter

Vi behandlar uppgifter om pass, ansökningar om betald ledighet (PTO), helgdagar, begäranden om passbyte och schemaläggning. Dessa uppgifter möjliggör funktionerna för schemaläggning och ledighetshantering.

2.5 Betalningsuppgifter

När du tecknar ett betalt abonnemang behandlar vi uppgifter om abonnemang och fakturering. Betalningar hanteras av vår partner Lemon Squeezy (Paddle). Vi lagrar inte kreditkortsnummer eller fullständiga uppgifter om betalningsmedel på våra servrar.

2.6 Tekniska uppgifter

Vi samlar automatiskt in tekniska uppgifter när du använder vår tjänst, bland annat IP-adresser, user agent-strängar, webbläsarinformation, enhetstyp och uppgifter om operativsystem. Dessa uppgifter hjälper oss att upprätthålla säkerheten och förbättra prestandan.

2.7 Kommunikationsuppgifter

Vi samlar in uppgifter som du skickar via kontaktformulär, felrapporter och anmälningar till nyhetsbrev. Det omfattar din e-postadress, ditt namn och meddelandets innehåll.

2.8 Cookies och liknande tekniker

Vi använder cookies och liknande tekniker för sessionsautentisering, för att spara språkinställningar och för analys. Mer information finns i avsnitt 9 (Cookies) i denna policy.

3. Hur vi använder dina uppgifter

Vi använder dina uppgifter för följande ändamål:

• Tillhandahålla och driva tjänsten – hantera ditt konto, din organisation, dina arbetsplatser och användaråtkomst.
• Schemaläggning, närvaroregistrering och ledighetshantering – skapa pass, registrera arbetstid, behandla ledighetsansökningar och hantera helgdagar.
• Behandla betalningar och hantera abonnemang – hantera debiteringar, uppgraderingar av abonnemang, uppsägningar och fakturering via vår faktureringspartner.
• Skicka transaktionsmejl – välkomstmejl, inbjudningar till anställda, bekräftelser av abonnemang, aviseringar om ändringar och återställning av lösenord.
• Analys och förbättring av tjänsten – analysera användningsmönster för att förbättra prestanda, användarupplevelse och plattformens funktioner.
• Säkerhet, förebyggande av bedrägerier och upptäckt av missbruk – skydda plattformens integritet, upptäcka obehörig åtkomst och förhindra missbruk av tjänsten.
• Laglig efterlevnad – följa tillämpliga lagar, förordningar och rättsliga skyldigheter, inklusive att besvara lagliga förfrågningar från myndigheter.

4. Rättslig grund för behandlingen (GDPR)

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) och tillämplig dataskyddslagstiftning i Bosnien och Hercegovina behandlar vi dina personuppgifter på följande rättsliga grunder:

• Avtalsuppfyllelse — behandlingen är nödvändig för att tillhandahålla den tjänst du har registrerat dig för, inklusive kontohantering, schema, närvaro och ledighetshantering.
• Berättigat intresse — vi behandlar vissa uppgifter utifrån våra berättigade affärsintressen, inklusive plattformens säkerhet, analys, förbättring av tjänsten och förebyggande av bedrägerier, förutsatt att dessa intressen inte väger tyngre än dina rättigheter.
• Samtycke — för vissa behandlingar, till exempel prenumeration på nyhetsbrev och valfria cookies, inhämtar vi ditt uttryckliga samtycke. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.
• Rättslig förpliktelse — vi är skyldiga att spara vissa uppgifter för att följa rättsliga krav, inklusive skatte- och bokföringsunderlag.

5. Delning av uppgifter och tredje parter

Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi delar bara uppgifter med tjänsteleverantörer som är nödvändiga för att vår plattform ska fungera. Varje leverantör behandlar uppgifter i enlighet med sina egna personuppgiftsbiträdesavtal.

• Supabase — autentisering och databashotell. Alla applikationsdata (användarkonton, företagsuppgifter, närvaroregister, scheman) lagras i Supabases infrastruktur.
• Vercel — hosting, driftsättning och analys. Vercel behandlar förfrågningsloggar, prestandadata och information om sidbesök.
• Lemon Squeezy / Paddle — betalningshantering och hantering av abonnemang. De hanterar faktureringsuppgifter, abonnemangsdata och transaktionsuppgifter. Alla betalkortsuppgifter behandlas uteslutande av dessa partner.
• Resend — utskick av transaktionella e-postmeddelanden. Behandlar e-postadresser och e-postinnehåll för att leverera tjänsterelaterade meddelanden (inbjudningar, bekräftelser, aviseringar).
• Sentry — felövervakning. Samlar in tekniska feldata, som kan innehålla användaridentifierare, för att hjälpa oss att felsöka och åtgärda problem.
• Google Analytics (om aktiverat) — anonymiserad användningsanalys för att förstå besöksmönster och förbättra användarupplevelsen.
• Anthropic — AI-assistent för schema (endast om den är aktiverad för ditt företag). När ägaren ställer en fråga behandlar Anthropic frågan och de schemadata som behövs för att besvara den (medarbetarnas namn, pass, regler). Anthropic använder inte dessa data för att träna sina modeller.
• Groq — AI-assistent för schema (endast om den är aktiverad för ditt företag). Den svarar först; Anthropic tar över när Groq inte är tillgängligt. Groq behandlar samma data som Anthropic och använder dem inte för att träna modeller.

6. Internationella överföringar av uppgifter

Några av våra tjänsteleverantörer verkar utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) och Bosnien och Hercegovina. Supabase, Vercel, Resend, Anthropic och Groq har närmare bestämt sitt säte i USA.

När uppgifter överförs utanför EES eller Bosnien och Hercegovina ser vi till att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats, inklusive standardavtalsklausuler (SCC) som godkänts av Europeiska kommissionen, eller andra rättsligt erkända överföringsmekanismer.

Du kan kontakta oss på privacy@synqo.work för mer information om de specifika skyddsåtgärder som tillämpas vid överföring av uppgifter.

7. Lagring av uppgifter

Vi sparar dina uppgifter bara så länge som behövs för de ändamål som beskrivs i denna policy. Så här lagrar vi uppgifter:

• Aktiva konton — uppgifter sparas så länge ditt konto är aktivt och du använder tjänsten.
• Efter att kontot tagits bort — personuppgifter raderas inom 30 dagar efter att kontot stängts, förutom när lagring krävs enligt lag.
• Säkerhetskopior — uppgifter kan finnas kvar i krypterade säkerhetskopior i upp till 90 dagar efter radering.
• Rättsliga förpliktelser — vissa underlag (t.ex. skatte- och bokföringsunderlag) sparas så länge som lagen kräver, vanligtvis 5 år eller mer.
• Enhetsuppgifter — enhetens identifierare, IP-adress och webbläsartyp som registreras vid incheckningar, utcheckningar, inloggningar och misslyckade skanningar raderas efter 90 dagar; tiderna för incheckning och utcheckning finns kvar.
• Nyhetsbrev — din e-postadress sparas tills du avslutar prenumerationen på nyhetsbrevet.
• Kontaktförfrågningar — uppgifter som skickas via kontaktformulär och felrapporter sparas i 12 månader.

8. Dina rättigheter (GDPR / den registrerades rättigheter)

Enligt tillämplig dataskyddslagstiftning har du följande rättigheter när det gäller dina personuppgifter:

• Rätt till tillgång — du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter vi har om dig.
• Rätt till rättelse — du har rätt att begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
• Rätt till radering (”rätten att bli glömd”) — du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas, med vissa rättsliga begränsningar.
• Rätt till begränsning av behandling — du har rätt att under vissa omständigheter begära att behandlingen av dina uppgifter begränsas.
• Rätt till dataportabilitet — du har rätt att få dina uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
• Rätt att göra invändningar — du har rätt att invända mot behandling av dina uppgifter som grundar sig på berättigade intressen.
• Rätt att återkalla samtycke — när behandlingen grundas på samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke, utan att det påverkar lagligheten av den behandling som utfördes innan samtycket återkallades.
• Rätt att lämna klagomål — du har rätt att lämna ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten för dataskydd om du anser att dina uppgifter har behandlats i strid med gällande regler.

Om du vill utöva någon av ovanstående rättigheter kan du kontakta oss på privacy@synqo.work. Vi svarar på din begäran inom 30 dagar.

9. Cookies

Vår webbplats använder cookies — små textfiler som lagras på din enhet. Vi använder följande kategorier av cookies:

Nödvändiga cookies

Dessa cookies är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera och kan inte stängas av. De omfattar cookies för inloggningssessionen och lagring av språkinställningen. Utan dessa cookies kan tjänsten inte fungera korrekt. I appen och på QR-surfplattan använder vi även cookien synqo-device: en slumpmässig enhetsidentifierare som gäller i upp till 400 dagar och endast används för att skydda närvaroregistreringen (se avsnitt 2.3).

Analyscookies

Vi använder Vercel Analytics och eventuellt Google Analytics för att samla in anonymiserade uppgifter om hur webbplatsen används. Dessa cookies hjälper oss att förstå hur användare använder vår plattform och hur vi kan förbättra den.

Reklamcookies

Vi använder varken reklamcookies eller spårningscookies från tredje part.

Du kan hantera dina cookieinställningar via samtyckesbannern som visas vid ditt första besök eller via webbläsarens inställningar.

10. Datasäkerhet

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, ändring, röjande eller förstörelse. Våra säkerhetsåtgärder omfattar:

• Kryptering vid överföring — all kommunikation mellan din webbläsare och våra servrar skyddas av HTTPS/TLS-kryptering.
• Kryptering vid lagring — data som lagras i databasen skyddas av kryptering på lagringsnivå.
• Åtkomstkontroll och autentisering — åtkomsten till data är begränsad till behöriga användare genom autentisering och rollbaserade åtkomstsystem.
• Row Level Security (RLS)-policyer — på databasnivå tillämpar vi säkerhetspolicyer på radnivå som säkerställer att data hålls isolerad mellan företag. Användare i ett företag kan inte komma åt ett annat företags data.
• Regelbundna säkerhetsrutiner — vi granskar och uppdaterar regelbundet våra säkerhetsåtgärder och rutiner i enlighet med branschstandarder.

Trots våra ansträngningar är ingen metod för överföring eller lagring via internet 100 % säker. Vi kan inte garantera absolut säkerhet för dina uppgifter, men vi förbinder oss att tillämpa rimliga skyddsåtgärder.

11. Barns integritet

Tjänsten Synqo riktar sig inte till barn under 16 år. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn. Om vi upptäcker att vi har samlat in uppgifter från ett barn under 16 år utan lämpligt samtycke från vårdnadshavare vidtar vi åtgärder för att snabbt radera dessa uppgifter.

Om du är förälder eller vårdnadshavare och tror att ditt barn har lämnat personuppgifter via vår tjänst, kontakta oss på privacy@synqo.work så att vi kan vidta lämpliga åtgärder.

12. Ändringar i denna policy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy då och då för att spegla ändringar i våra rutiner, tekniker och rättsliga krav eller av andra driftsskäl.

Vid väsentliga ändringar meddelar vi dig via e-post eller via ett meddelande i appen innan ändringarna träder i kraft. Datumet för senaste uppdatering högst upp på sidan ändras vid varje uppdatering.

Om du fortsätter att använda tjänsten Synqo efter att ändringarna har publicerats innebär det att du godkänner den uppdaterade policyn.

Tidigare versioner av denna policy finns tillgängliga på begäran. Kontakta oss på privacy@synqo.work om du vill ta del av tidigare versioner.

13. Kontakt

Om du har frågor, önskemål eller klagomål om denna integritetspolicy eller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta oss: