Anställda

Sidan Anställda visar alla i ditt företag. Bara ägaren ser den. Här lägger du till medarbetare och chefer, skickar deras inloggningsuppgifter, ändrar deras uppgifter och hanterar att en medarbetare slutar.

Listan över anställda

Varje rad visar personens namn, roll och status, till exempel Väntande inbjudan eller Väntande aktivering tills personen loggar in för första gången, samt en märkning när en medarbetares kontrakt upphör inom 30 dagar. Sök på namn, e-post eller roll. Pennan öppnar Redigera anställd; övriga åtgärder finns i radens meny.

Om ditt abonnemang har färre platser än du har medarbetare, till exempel när en prenumeration har löpt ut, stängs de överskjutande medarbetarna av: de kan inte logga in förrän du uppgraderar och visas under Avstängd.

Lägga till en anställd

Klicka på Lägg till anställd för att öppna formuläret:

Fullständigt namn
E-post: adressen som personen loggar in med och får inbjudan till. En medarbetare utan e-post får ett användarnamn i stället (se nedan).
Roll: Medarbetare eller Chef. En chef planerar och övervakar också de arbetsplatser hen ansvarar för, från mobilappen.
Anställningsnummer (valfritt): skrivs ut på tidrapporten.
Telefon (valfritt)
Kontraktets slutdatum (valfritt): Synqo påminner dig innan det löper ut. Det ändrar aldrig schemat av sig självt.
Tilldelade arbetsplatser: där personen arbetar och checkar in. För en chef även Hanterade arbetsplatser: de arbetsplatser hen planerar och övervakar.

Varje abonnemang har en gräns för antalet medarbetare. När du når den meddelar formuläret det, och du kan uppgradera under Fakturering.

Inbjudningar och första inloggningen

En person med e-postadress får ett inbjudningsmejl med en länk för att ange sitt eget lösenord. Länken visas också i personens rad, så du kan kopiera den och skicka den på annat sätt. Den går ut efter 24 timmar; Skapa ny inbjudningslänk ger en ny.

För en medarbetare utan e-post markerar du Medarbetaren har ingen e-post: personen loggar in med ett användarnamn och ett tillfälligt lösenord som du ger, och väljer sitt eget lösenord vid första inloggningen. Tills dess syns lösenordet i raden, och Nytt lösenord i radens meny skapar ett nytt om personen tappar bort det.

Lägga till flera samtidigt

Lägg till flera tar en inklistrad lista, en person per rad: namnet, sedan e-post och telefon om personen har dem. Personer med e-post får en inbjudan; övriga får ett användarnamn och ett tillfälligt lösenord, och Kopiera alla inloggningar kopierar allas uppgifter som ett meddelande.

Redigera en anställd

Redigera anställd ändrar namn, roll, anställningsnummer, telefon, kontraktets slutdatum och arbetsplatser. E-postadressen och användarnamnet kan inte ändras.

Under formuläret finns medarbetarens Schemaregler för planeraren (dagar hen inte kan arbeta, önskade pass, personer hen inte bör arbeta med) och avslutskortet. För en medarbetare vars kontrakt håller på att löpa ut anger Förläng kontrakt ett nytt slutdatum.

När en medarbetare slutar

Välj Medarbetaren slutar i radens meny och ange sista arbetsdagen. Fram till den dagen ändras ingenting. Efter den kan personen inte logga in och räknas inte in i ditt abonnemang, medan incheckningar och tidrapporter finns kvar. Synqo visar hur många pass och fasta platser personen har efter den dagen och frågar vad som ska hända med dem:

En annan medarbetare tar över: pass och fasta platser flyttas till den medarbetare du väljer, där reglerna tillåter det.
De förblir tomma: de väntar på en ny medarbetare eller på att du fyller dem i planeraren.
Fyll dem nu enligt reglerna: Synqo fördelar dem på de andra medarbetarna enligt dina schemaregler.

Ångrat dig? Avbryt avslut behåller dem. Personer som har slutat visas under Tidigare anställda, där Återanställ gör kontot aktivt igen.

Ta bort en anställd

Ta bort anställd är bara till för misstag, till exempel en person som lagts till två gånger. Den som redan har närvaro eller tidrapporter kan inte tas bort, eftersom löneunderlaget då också skulle raderas; markera i stället att personen slutar.

Tidrapporter

Varje anställds arbetade timmar, incheckningar och utcheckningar finns i Tidrapporter, där du väljer person och månad och laddar ner en PDF.