Horário

A página Horário é onde planeia os turnos de cada local. Só o proprietário a vê; os gestores planeiam os locais que gerem na aplicação do telemóvel (Gerir: Horário). Define uma só vez os turnos que se repetem todas as semanas, e o Synqo transforma-os em turnos reais para os próximos 12 meses. Depois coloca pessoas nesses turnos: no planeador, com a atribuição automática ou como lugares fixos. Os trabalhadores veem os seus turnos na aplicação.

Escolher um local

Primeiro, Escolha um local; a página memoriza-o para a próxima vez. O cartão no topo mostra o local e quantos trabalhadores lhe estão atribuídos. Só esses trabalhadores podem ser colocados nos seus turnos. Alterar local leva-o de volta à lista.

Repor local elimina o horário semanal do local e todos os seus turnos futuros, para um novo começo. Os turnos já realizados e a assiduidade mantêm-se, tal como os trabalhadores atribuídos ao local.

O horário semanal

O Horário semanal lista os dias da semana com o horário de funcionamento do local, ou Encerrado. Para adicionar um turno que se repete todas as semanas:

1. Abra o dia. Um dia encerrado não aceita turnos, por isso defina primeiro o horário de funcionamento.
2. Em Adicionar turno, defina a Hora de início e a Hora de fim. Um turno pode começar antes da abertura ou terminar depois do fecho; receberá apenas uma nota.
3. Ou ative Flexível: o trabalhador chega a qualquer hora entre a Chegada mais cedo e a Chegada mais tardia e trabalha a Duração prevista. Ninguém é atribuído a um turno flexível; qualquer trabalhador do local assume-o ao ler o código QR.
4. Defina os Trabalhadores necessários: quantas pessoas o turno requer.
5. Em Requisitos pode pedir um trabalhador com uma etiqueta (Precisa de um trabalhador com a etiqueta), por exemplo alguém com as chaves, e definir o Tipo de turno: manhã, intermédio ou tarde, ou pela hora de início.
6. Clique em Adicionar turno. O Synqo cria o turno nesse dia da semana durante os próximos 12 meses.

Copiar um dia copia os turnos de um dia para outros dias, e Copiar de outro local copia os turnos semanais de outro local. Atualizar ou Eliminar num turno semanal só altera os turnos que ainda não começaram: um turno cuja hora alterou manualmente mantém-na, e os turnos já realizados nunca mudam. Passo a passo: Criar turnos.

Colocar pessoas nos turnos

Três ferramentas colocam trabalhadores nos turnos. Todas seguem as mesmas regras (veja abaixo) e nunca alteram dias passados:

• Abrir planeador: a semana inteira num só ecrã, Por turno ou Por pessoa. Clique num lugar e escolha um trabalhador: a melhor opção aparece primeiro, e uma regra que o trabalhador quebraria é mostrada sob o seu nome. Escolha Só este dia, Todas as segundas a partir de agora ou Todas as segundas até…. Preencher turnos vazios propõe pessoas para os lugares vazios. Nada é guardado até clicar em Guardar.
• Atribuir automaticamente: preenche de uma só vez os turnos vazios de um período mais longo, de Esta semana a Próximos 3 meses, e distribui as horas e os fins de semana de forma equilibrada. Mostrar proposta mostra quem ficaria com cada turno e quais ficam por preencher, e porquê; Atribuir turnos guarda a proposta. Depois de alterar regras, marque Replanear também as atribuições automáticas anteriores. Limpar atribuições remove novamente as atribuições automáticas.
• Trabalhadores fixos: um trabalhador que recebe um turno semanal todas as semanas em que está livre, sempre ou até uma data (para cobrir um feriado, por exemplo). Adicione-os sob o turno semanal, ou escolha Todas as segundas a partir de agora no planeador. Recebem os seus turnos antes de a atribuição automática preencher o resto.

As Ferramentas do planeador atuam sobre a semana inteira de uma vez: Replanear esta semana, Copiar esta semana para a frente para as semanas seguintes, e Encerrar a loja nesse dia por feriado ou inventário, o que remove os turnos desse dia até escolher Repor os turnos.

Replanear só move os trabalhadores que foram planeados automaticamente, e o planeamento noturno só preenche lugares vazios. Os trabalhadores que colocou num turno manualmente e os lugares fixos ficam onde estão.

Regras e planeamento noturno

As regras da sua empresa estão em Definições → Regras de horário: o descanso entre dois dias de trabalho (0, ou seja, sem regra, até o definir), o máximo de dias seguidos, o máximo de horas por semana, as horas semanais normais, e quando começam os turnos da manhã e da tarde. São a política da sua empresa, e é o utilizador quem decide cada número.

Cada trabalhador pode ter as suas próprias Regras de horário, na sua página em Funcionários ou com o ícone de controlos deslizantes no planeador: Não pode trabalhar, Trabalha apenas, Prefere, Não no mesmo turno que, Máx. de horas por semana, Máx. de dias por semana e Etiqueta, sempre ou durante um período.

A atribuição automática e o planeamento noturno nunca quebram uma regra. No planeador pode fazê-lo, mas o lugar fica vermelho; o amarelo é apenas um aviso, como um trabalhador que prefere outro turno. Um trabalhador com ausência aprovada nunca é escalado.

Com Manter o horário preenchido (nas Regras de horário) definido para um número de semanas, o Synqo preenche os turnos vazios todas as noites até essa antecedência. Nunca toca nos próximos 7 dias, nas alterações feitas manualmente nem nos lugares fixos.

Turnos únicos e exceções

Para uma única data, abra o Calendário de turnos e clique em Ativar edição. Clique num horário vazio para Criar turno nessa data: o local, a data, o horário fixo ou flexível, a hora de início e de fim e, se quiser, o trabalhador. Não é possível criar turnos no passado.

Clique num turno futuro para escolher o respetivo trabalhador: Guardar para esta data ou, no caso de um turno do horário semanal, Todas as segundas-feiras para tornar o trabalhador fixo nesse turno. Editar turno altera as horas ou elimina o turno. Um turno que já começou ou foi cumprido não pode ser eliminado.

Como os trabalhadores veem os seus turnos

Os trabalhadores veem os seus próximos turnos, com a hora e o local, no separador Turnos da aplicação, juntamente com os turnos flexíveis em aberto do seu local. Registam a entrada ao ler o código no tablet do local (Entrada por QR). As alterações que guardar aparecem na aplicação deles.

Pedidos de troca de turno

Se a sua empresa tiver os pedidos de troca de turno ativados (Definições → Aplicação do trabalhador), os trabalhadores podem pedir para faltar a um turno, trocá-lo com um colega ou alterar a sua hora. O proprietário decide na página Pedidos de turno e os gestores decidem para os seus próprios locais. Uma alteração aprovada atualiza o horário; uma rejeitada mantém o turno como estava.