Política de Privacidade

1. Introdução — Quem somos

O Synqo é uma plataforma de gestão de trabalhadores em modelo de software como serviço (SaaS) que ajuda empregadores e organizações a gerir horários, assiduidade, ausências e análises da força de trabalho. O Synqo é explorado como atividade em nome individual com sede na Bósnia e Herzegovina, e o serviço está disponível em https://synqo.work.

Esta Política de Privacidade explica que dados pessoais recolhemos, como os utilizamos, com quem os partilhamos, como os protegemos e que direitos tem relativamente aos seus dados. Aplica-se a todos os utilizadores do nosso website e da nossa aplicação, incluindo proprietários de organizações, gestores e funcionários que utilizam a plataforma.

Ao utilizar o serviço Synqo, confirma que leu e compreendeu esta Política de Privacidade. Se não concordar com alguma parte desta política, não utilize o nosso serviço.

2. Dados que recolhemos

Recolhemos várias categorias de dados para prestar e melhorar o nosso serviço. Seguem-se as categorias de dados que tratamos.

2.1 Dados da conta

Quando se regista no Synqo, recolhemos o seu nome completo, endereço de e-mail, nome da organização e setor de atividade. Estes dados são necessários para criar e gerir a sua conta.

2.2 Dados dos funcionários / da força de trabalho

Quando, como administrador ou gestor, adiciona funcionários à plataforma, recolhemos os seus nomes, endereços de e-mail, números de telefone, números de funcionário, funções atribuídas, situação laboral e datas de contrato. Estes dados são introduzidos pelo administrador da organização em nome dos funcionários.

2.3 Dados de assiduidade e trabalho

A plataforma regista as horas de entrada e saída dos funcionários, as leituras de códigos QR, as horas de pausa e o total de horas trabalhadas. Estes dados são essenciais para a funcionalidade principal de controlo de assiduidade e de tempo de trabalho do serviço.

Para manter os registos de assiduidade fiáveis, em cada entrada, saída, início de sessão na aplicação e leitura falhada de código QR registamos um identificador do dispositivo (o cookie synqo-device), o endereço IP e o tipo de navegador, e, numa leitura falhada, também a antiguidade do código. Registamos o mesmo para o tablet que mostra os códigos QR num local. Com base nisto, o Synqo informa o proprietário da organização sobre possíveis utilizações indevidas, por exemplo um telemóvel usado por vários funcionários ou a leitura de um código antigo. Dentro da organização, apenas o proprietário vê estes detalhes, e cada funcionário vê os seus (os gestores veem apenas os alertas dos seus locais, sem endereços IP nem dados do dispositivo). Nunca são enviados por e-mail e são eliminados após 90 dias.

2.4 Dados do horário

Tratamos dados sobre turnos, pedidos de ausência remunerada (PTO), feriados, pedidos de troca de turno e horários. Estes dados suportam as funcionalidades de planeamento de horários e de gestão de ausências.

2.5 Dados de pagamento

Quando subscreve um plano pago, tratamos informações de subscrição e de faturação. Os pagamentos são processados pelo nosso parceiro Lemon Squeezy (Paddle). Não armazenamos números de cartões de crédito nem dados completos de meios de pagamento nos nossos servidores.

2.6 Dados técnicos

Recolhemos automaticamente dados técnicos quando utiliza o nosso serviço, incluindo endereços IP, cadeias de agente do utilizador, informações do navegador, tipo de dispositivo e dados do sistema operativo. Estes dados ajudam-nos a manter a segurança e a melhorar o desempenho.

2.7 Dados de comunicação

Recolhemos as informações que nos envia através de formulários de contacto, comunicações de erros e inscrições na newsletter. Isto inclui o seu endereço de e-mail, nome e conteúdo da mensagem.

2.8 Cookies e tecnologias semelhantes

Utilizamos cookies e tecnologias semelhantes para autenticação da sessão, para guardar as preferências de idioma e para análises. Para mais informações, consulte a secção 9 (Cookies) desta política.

3. Como utilizamos os seus dados

Utilizamos os seus dados para as seguintes finalidades:

• Prestação e funcionamento do serviço — gestão da sua conta, organização, locais e acesso dos utilizadores.
• Planeamento de horários dos funcionários, controlo de assiduidade e gestão de ausências — criação de turnos, registo de horas de trabalho, tratamento de pedidos de ausência e gestão de feriados.
• Processamento de pagamentos e gestão de subscrições — tratamento de cobranças, mudanças de plano, cancelamentos e emissão de faturas através do nosso parceiro de faturação.
• Envio de e-mails transacionais — e-mails de boas-vindas, convites a funcionários, confirmações de subscrição, notificações de alterações e reposições de palavra-passe.
• Análises e melhoria do serviço — análise dos padrões de utilização para melhorar o desempenho, a experiência do utilizador e a funcionalidade da plataforma.
• Segurança, prevenção de fraude e deteção de abusos — proteção da integridade da plataforma, deteção de acessos não autorizados e prevenção da utilização indevida do serviço.
• Conformidade legal — cumprimento das leis, regulamentos e obrigações legais aplicáveis, incluindo a resposta a pedidos legítimos das autoridades.

4. Fundamento jurídico do tratamento (RGPD)

Ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e da legislação aplicável em matéria de proteção de dados na Bósnia e Herzegovina, tratamos os seus dados pessoais com base nos seguintes fundamentos jurídicos:

• Execução de contrato — o tratamento é necessário para prestar o serviço para o qual se registou, incluindo a gestão da conta, dos horários, da assiduidade e das ausências.
• Interesses legítimos — tratamos determinados dados com base nos nossos interesses comerciais legítimos, incluindo a segurança da plataforma, a análise de dados, a melhoria do serviço e a prevenção de fraude, desde que esses interesses não prevaleçam sobre os seus direitos.
• Consentimento — para determinadas atividades de tratamento, como a subscrição da newsletter e os cookies opcionais, obtemos o seu consentimento explícito. Pode retirar o consentimento a qualquer momento.
• Obrigação legal — somos obrigados a conservar determinados dados para cumprir obrigações legais, incluindo registos fiscais e contabilísticos.

5. Partilha de dados e terceiros

Não vendemos os seus dados pessoais. Partilhamos dados apenas com prestadores de serviços necessários ao funcionamento da nossa plataforma. Cada prestador trata os dados de acordo com os seus próprios acordos de tratamento de dados.

• Supabase — autenticação e alojamento da base de dados. Todos os dados da aplicação (contas de utilizador, dados da organização, registos de assiduidade, horários) são armazenados na infraestrutura da Supabase.
• Vercel — alojamento, implementação e análise de dados. A Vercel trata registos de pedidos, dados de desempenho e informações sobre visitas às páginas.
• Lemon Squeezy / Paddle — processamento de pagamentos e gestão de subscrições. Tratam os dados de faturação, de subscrição e os detalhes das transações. Todos os dados dos cartões de pagamento são tratados exclusivamente por estes parceiros.
• Resend — envio de e-mails transacionais. Trata endereços de e-mail e o conteúdo dos e-mails para entregar mensagens relacionadas com o serviço (convites, confirmações, notificações).
• Sentry — monitorização de erros. Recolhe dados técnicos de erros, que podem incluir identificadores de utilizador, para nos ajudar a diagnosticar e corrigir problemas.
• Google Analytics (se ativado) — análise de utilização anonimizada para compreender os padrões de visita e melhorar a experiência do utilizador.
• Anthropic — assistente de horários com AI (apenas se estiver ativado para a sua empresa). Quando o proprietário faz uma pergunta, a Anthropic trata a pergunta e os dados do horário necessários para responder (nomes dos trabalhadores, turnos, regras). A Anthropic não utiliza estes dados para treinar os seus modelos.
• Groq — assistente de horários com AI (apenas se estiver ativado para a sua empresa). Responde em primeiro lugar; a Anthropic assume quando a Groq não está disponível. A Groq trata os mesmos dados que a Anthropic e não os utiliza para treinar modelos.

6. Transferências internacionais de dados

Alguns dos nossos prestadores de serviços operam fora do Espaço Económico Europeu (EEE) e da Bósnia e Herzegovina. Concretamente, a Supabase, a Vercel, a Resend, a Anthropic e a Groq têm sede nos Estados Unidos.

Quando os dados são transferidos para fora do EEE ou da Bósnia e Herzegovina, asseguramos a existência de garantias adequadas, incluindo as Cláusulas Contratuais-Tipo (CCT) aprovadas pela Comissão Europeia, ou outros mecanismos de transferência legalmente reconhecidos.

Pode contactar-nos através de privacy@synqo.work para obter mais informações sobre as garantias específicas aplicadas às transferências de dados.

7. Conservação de dados

Conservamos os seus dados apenas durante o tempo necessário para as finalidades descritas nesta política. As nossas práticas de conservação são:

• Contas ativas — os dados são conservados enquanto a sua conta estiver ativa e estiver a utilizar o serviço.
• Após a eliminação da conta — os dados pessoais são removidos no prazo de 30 dias após o encerramento da conta, exceto quando a conservação for exigida por lei.
• Cópias de segurança — os dados podem permanecer em cópias de segurança encriptadas até 90 dias após a eliminação.
• Obrigações legais — determinados registos (por exemplo, registos fiscais e contabilísticos) são conservados durante o tempo exigido por lei, normalmente 5 ou mais anos.
• Dados do dispositivo — o identificador do dispositivo, o endereço IP e o tipo de navegador registados com as entradas, as saídas, os inícios de sessão e as leituras falhadas são eliminados após 90 dias; as horas de entrada e de saída permanecem.
• Newsletter — o seu endereço de e-mail é conservado até cancelar a subscrição da newsletter.
• Contactos enviados — os dados enviados através de formulários de contacto e de comunicações de erros são conservados durante 12 meses.

8. Os seus direitos (RGPD / Direitos dos titulares dos dados)

Ao abrigo das leis de proteção de dados aplicáveis, tem os seguintes direitos relativamente aos seus dados pessoais:

• Direito de acesso — tem o direito de solicitar uma cópia dos dados pessoais que conservamos sobre si.
• Direito de retificação — tem o direito de solicitar a correção de dados inexatos ou incompletos.
• Direito ao apagamento (“direito a ser esquecido”) — tem o direito de solicitar a eliminação dos seus dados pessoais, sujeito a determinadas limitações legais.
• Direito à limitação do tratamento — tem o direito de solicitar a limitação do tratamento dos seus dados em determinadas circunstâncias.
• Direito à portabilidade dos dados — tem o direito de receber os seus dados num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática.
• Direito de oposição — tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados baseado em interesses legítimos.
• Direito de retirar o consentimento — quando o tratamento se baseia no consentimento, tem o direito de retirar o consentimento a qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento efetuado antes da retirada.
• Direito de apresentar reclamação — tem o direito de apresentar uma reclamação à autoridade de controlo de proteção de dados competente se considerar que os seus dados foram tratados em violação da regulamentação aplicável.

Para exercer qualquer um dos direitos acima, contacte-nos através de privacy@synqo.work. Responderemos ao seu pedido no prazo de 30 dias.

9. Cookies

O nosso website utiliza cookies — pequenos ficheiros de texto armazenados no seu dispositivo. Utilizamos as seguintes categorias de cookies:

Cookies essenciais

Estes cookies são necessários para o funcionamento do website e não podem ser desativados. Incluem cookies de sessão de autenticação e o armazenamento da preferência de idioma (locale). Sem estes cookies, o serviço não pode funcionar corretamente. Na aplicação e no tablet com QR utilizamos também o cookie synqo-device: um identificador aleatório do dispositivo, com duração até 400 dias, usado apenas para proteger os registos de assiduidade (ver secção 2.3).

Cookies de análise

Utilizamos o Vercel Analytics e, opcionalmente, o Google Analytics para recolher dados anonimizados sobre a utilização do site. Estes cookies ajudam-nos a compreender como os utilizadores interagem com a nossa plataforma e como a podemos melhorar.

Cookies de publicidade

Não utilizamos cookies de publicidade nem de rastreamento de terceiros.

Pode gerir as preferências de cookies através do banner de consentimento apresentado na primeira visita ou através das definições do seu navegador.

10. Segurança dos dados

Aplicamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os seus dados pessoais contra acesso não autorizado, alteração, divulgação ou destruição. As nossas medidas de segurança incluem:

• Cifragem em trânsito — toda a comunicação entre o seu navegador e os nossos servidores é protegida por cifragem HTTPS/TLS.
• Cifragem em repouso — os dados armazenados na base de dados são protegidos por cifragem ao nível do armazenamento.
• Controlo de acesso e autenticação — o acesso aos dados está limitado a utilizadores autorizados através de autenticação e de sistemas de acesso baseados em funções.
• Políticas de Row Level Security (RLS) — ao nível da base de dados, aplicamos políticas de segurança ao nível das linhas que garantem o isolamento dos dados entre empresas. Os utilizadores de uma empresa não podem aceder aos dados de outra.
• Práticas de segurança regulares — revemos e atualizamos regularmente as nossas medidas e práticas de segurança de acordo com as normas do setor.

Apesar dos nossos esforços, nenhum método de transmissão ou armazenamento através da internet é 100% seguro. Não podemos garantir a segurança absoluta dos seus dados, mas comprometemo-nos a aplicar medidas de proteção razoáveis.

11. Privacidade das crianças

O serviço Synqo não se destina a crianças com menos de 16 anos. Não recolhemos conscientemente dados pessoais de crianças. Se descobrirmos que recolhemos dados de uma criança com menos de 16 anos sem o consentimento parental adequado, tomaremos medidas para eliminar esses dados rapidamente.

Se é pai, mãe ou tutor e acredita que o seu filho forneceu dados pessoais através do nosso serviço, contacte-nos através de privacy@synqo.work para que possamos tomar as medidas adequadas.

12. Alterações a esta política

Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente para refletir alterações nas nossas práticas, tecnologias, requisitos legais ou por outros motivos operacionais.

Em caso de alterações materiais, notificá-lo-emos por e-mail ou através de uma notificação na aplicação antes de as alterações entrarem em vigor. A data da última atualização no topo desta página será revista a cada atualização.

A continuação da utilização do serviço Synqo após a publicação das alterações constitui a sua aceitação da política atualizada.

As versões anteriores desta política estão disponíveis mediante pedido. Contacte-nos através de privacy@synqo.work se pretender aceder a versões anteriores.

13. Contacto

Para quaisquer questões, pedidos ou reclamações relativas a esta Política de Privacidade ou ao tratamento dos seus dados pessoais, pode contactar-nos: