Πρόγραμμα

Η σελίδα Πρόγραμμα είναι το σημείο όπου σχεδιάζετε τις βάρδιες κάθε τοποθεσίας. Τη βλέπει μόνο ο ιδιοκτήτης· οι υπεύθυνοι προγραμματίζουν τις τοποθεσίες που διαχειρίζονται στην εφαρμογή κινητού (Διαχείριση: Πρόγραμμα). Ορίζετε μία φορά τις βάρδιες που επαναλαμβάνονται κάθε εβδομάδα και το Synqo τις μετατρέπει σε πραγματικές βάρδιες για τους επόμενους 12 μήνες. Έπειτα τοποθετείτε άτομα σε αυτές: στον προγραμματισμό, με αυτόματη ανάθεση ή ως σταθερές θέσεις. Οι εργαζόμενοι βλέπουν τις βάρδιές τους στην εφαρμογή.

Επιλογή τοποθεσίας

Πρώτα Επιλέξτε τοποθεσία· η σελίδα την θυμάται για την επόμενη φορά. Η κάρτα στο πάνω μέρος εμφανίζει την τοποθεσία και πόσους εργαζομένους έχει ανατεθεί σε αυτήν. Μόνο αυτοί οι εργαζόμενοι μπορούν να μπουν στις βάρδιες της. Το Αλλαγή τοποθεσίας σας επιστρέφει στη λίστα.

Το Επαναφορά τοποθεσίας διαγράφει το εβδομαδιαίο πρόγραμμα της τοποθεσίας και όλες τις επερχόμενες βάρδιές της, για νέα αρχή. Οι βάρδιες που έγιναν και οι παρουσίες παραμένουν, όπως και οι εργαζόμενοι που έχουν ανατεθεί σε αυτήν.

Το εβδομαδιαίο πρόγραμμα

Το Εβδομαδιαίο πρόγραμμα εμφανίζει τις ημέρες της εβδομάδας με το ωράριο λειτουργίας της τοποθεσίας ή Κλειστό. Για να προσθέσετε μια βάρδια που επαναλαμβάνεται κάθε εβδομάδα:

1. Ανοίξτε την ημέρα. Μια κλειστή ημέρα δεν δέχεται βάρδιες, γι' αυτό ορίστε πρώτα το ωράριο λειτουργίας.
2. Στο Προσθήκη βάρδιας, ορίστε την Ώρα έναρξης και την Ώρα λήξης. Μια βάρδια μπορεί να ξεκινά πριν το άνοιγμα ή να τελειώνει μετά το κλείσιμο· θα λάβετε μόνο μια σημείωση.
3. Ή ενεργοποιήστε το Ευέλικτη: ο εργαζόμενος προσέρχεται οποιαδήποτε στιγμή ανάμεσα στην Νωρίτερη προσέλευση και την Αργότερη προσέλευση και εργάζεται όσο η Αναμενόμενη διάρκεια. Σε μια ευέλικτη βάρδια δεν ανατίθεται κανείς· την αναλαμβάνει οποιοσδήποτε εργαζόμενος της τοποθεσίας σαρώνοντας τον κωδικό QR.
4. Ορίστε τον Απαιτούμενο αριθμό εργαζομένων: πόσα άτομα χρειάζεται η βάρδια.
5. Στις Απαιτήσεις μπορείτε να ζητήσετε έναν εργαζόμενο με ετικέτα (Χρειάζεται εργαζόμενο με ετικέτα), π.χ. κάποιον που έχει τα κλειδιά, και να ορίσετε το Είδος βάρδιας: πρωινή, μεσαία ή απογευματινή, ή ανά ώρα έναρξης.
6. Πατήστε Προσθήκη βάρδιας. Το Synqo δημιουργεί τη βάρδια αυτήν την ημέρα της εβδομάδας για τους επόμενους 12 μήνες.

Το Αντιγραφή ημέρας αντιγράφει τις βάρδιες μιας ημέρας σε άλλες ημέρες και το Αντιγραφή από άλλη τοποθεσία αντιγράφει τις εβδομαδιαίες βάρδιες μιας άλλης τοποθεσίας. Το Ενημέρωση ή το Διαγραφή σε μια εβδομαδιαία βάρδια αλλάζει μόνο τις βάρδιες της που δεν έχουν αρχίσει: μια βάρδια της οποίας την ώρα αλλάξατε χειροκίνητα τη διατηρεί, και οι βάρδιες που έγιναν δεν αλλάζουν ποτέ. Βήμα προς βήμα: Δημιουργία βαρδιών.

Τοποθέτηση ατόμων σε βάρδιες

Τρία εργαλεία τοποθετούν εργαζομένους στις βάρδιες. Όλα ακολουθούν τους ίδιους κανόνες (δείτε παρακάτω) και δεν αλλάζουν ποτέ παρελθούσες ημέρες:

• Άνοιγμα προγραμματισμού: ολόκληρη η εβδομάδα σε μία οθόνη, Ανά βάρδια ή Ανά άτομο. Πατήστε σε μια θέση και επιλέξτε εργαζόμενο: η καλύτερη επιλογή είναι πρώτη και ένας κανόνας που θα παραβίαζε ο εργαζόμενος εμφανίζεται κάτω από το όνομά του. Επιλέξτε Μόνο αυτή την ημέρα, Κάθε Δευτέρα από τώρα ή Κάθε Δευτέρα έως…. Το Συμπλήρωση κενών βαρδιών προτείνει άτομα για τις κενές θέσεις. Τίποτα δεν αποθηκεύεται μέχρι να πατήσετε Αποθήκευση.
• Αυτόματη ανάθεση: συμπληρώνει κενές βάρδιες για μεγαλύτερο διάστημα με τη μία, από Αυτή την εβδομάδα έως Επόμενους 3 μήνες, και μοιράζει ισόποσα ώρες και Σαββατοκύριακα. Το Εμφάνιση πρότασης δείχνει ποιος θα πάρει ποια βάρδια και ποιες βάρδιες μένουν ανοιχτές, και γιατί· το Ανάθεση βαρδιών την αποθηκεύει. Μετά την αλλαγή των κανόνων, επιλέξτε Επανασχεδιασμός και των προηγούμενων αυτόματων αναθέσεων. Το Καθαρισμός αναθέσεων αφαιρεί ξανά τις αυτόματες αναθέσεις.
• Σταθεροί εργαζόμενοι: ένας εργαζόμενος που παίρνει μια εβδομαδιαία βάρδια κάθε εβδομάδα που είναι ελεύθερος, πάντα ή έως μια ημερομηνία (π.χ. για κάλυψη μιας αργίας). Προσθέστε τους κάτω από την εβδομαδιαία βάρδια ή επιλέξτε Κάθε Δευτέρα από τώρα στον προγραμματισμό. Παίρνουν τις βάρδιες τους πριν η αυτόματη ανάθεση συμπληρώσει τα υπόλοιπα.

Τα Εργαλεία του προγραμματισμού λειτουργούν σε ολόκληρη την εβδομάδα με τη μία: Επανασχεδιασμός αυτής της εβδομάδας, Αντιγραφή αυτής της εβδομάδας μπροστά στις επόμενες εβδομάδες και Κλείσιμο καταστήματος εκείνη την ημέρα για αργία ή απογραφή, που αφαιρεί τις βάρδιες της ημέρας μέχρι να επιλέξετε Επαναφορά βαρδιών.

Ο επανασχεδιασμός μετακινεί μόνο εργαζομένους που τοποθετήθηκαν αυτόματα και ο νυχτερινός προγραμματισμός συμπληρώνει μόνο κενές θέσεις. Οι εργαζόμενοι που βάλατε χειροκίνητα σε μια βάρδια και οι σταθερές θέσεις μένουν όπου είναι.

Κανόνες και νυχτερινός προγραμματισμός

Οι κανόνες της εταιρείας σας βρίσκονται στις Ρυθμίσεις → Κανόνες προγράμματος: η ανάπαυση ανάμεσα σε δύο εργάσιμες ημέρες (0, δηλαδή χωρίς κανόνα, μέχρι να τη ρυθμίσετε), οι περισσότερες συνεχόμενες ημέρες, οι περισσότερες ώρες την εβδομάδα, οι κανονικές εβδομαδιαίες ώρες και πότε ξεκινούν οι πρωινές και οι απογευματινές βάρδιες. Είναι η πολιτική της εταιρείας σας και εσείς αποφασίζετε κάθε αριθμό.

Κάθε εργαζόμενος μπορεί να έχει τους δικούς του Κανόνες προγράμματος, στη σελίδα του στους Υπαλλήλους ή με το εικονίδιο των ρυθμιστικών στον προγραμματισμό: Δεν μπορεί να εργαστεί, Εργάζεται μόνο, Προτιμά, Όχι στην ίδια βάρδια με, Μέγιστες ώρες την εβδομάδα, Μέγιστες ημέρες την εβδομάδα και Ετικέτα, πάντα ή για ένα διάστημα.

Η αυτόματη ανάθεση και ο νυχτερινός προγραμματισμός δεν παραβιάζουν ποτέ κανόνα. Στον προγραμματισμό μπορείτε, αλλά η θέση γίνεται κόκκινη· το κίτρινο είναι μόνο προειδοποίηση, π.χ. ένας εργαζόμενος που προτιμά άλλη βάρδια. Ένας εργαζόμενος με εγκεκριμένη άδεια δεν προγραμματίζεται ποτέ.

Όταν το Διατήρηση προγράμματος συμπληρωμένου (στους Κανόνες προγράμματος) οριστεί σε έναν αριθμό εβδομάδων, το Synqo συμπληρώνει κάθε νύχτα τις κενές βάρδιες τόσο μπροστά. Δεν αγγίζει ποτέ τις επόμενες 7 ημέρες, τις χειροκίνητες αλλαγές ή τις σταθερές θέσεις.

Μεμονωμένες βάρδιες και εξαιρέσεις

Για μία μόνο ημερομηνία, ανοίξτε το Ημερολόγιο βαρδιών και πατήστε Ενεργοποίηση επεξεργασίας. Πατήστε σε μια κενή ώρα για Δημιουργία βάρδιας στη συγκεκριμένη ημερομηνία: την τοποθεσία, την ημερομηνία, σταθερές ή ευέλικτες ώρες, την ώρα έναρξης και λήξης και, αν θέλετε, τον εργαζόμενο. Δεν είναι δυνατή η δημιουργία βαρδιών στο παρελθόν.

Πατήστε σε μια επερχόμενη βάρδια για να επιλέξετε τον εργαζόμενό της: Αποθήκευση για αυτή την ημερομηνία ή, για βάρδια του εβδομαδιαίου προγράμματος, Κάθε Δευτέρα για να αποκτήσει ο εργαζόμενος σταθερή θέση σε αυτήν. Η Επεξεργασία βάρδιας αλλάζει τις ώρες ή διαγράφει τη βάρδια. Μια βάρδια που έχει ξεκινήσει ή έχει πραγματοποιηθεί δεν μπορεί να διαγραφεί.

Πώς βλέπουν οι εργαζόμενοι τις βάρδιες τους

Οι εργαζόμενοι βλέπουν τις επερχόμενες βάρδιες τους, με την ώρα και την τοποθεσία, στην καρτέλα Βάρδιες της εφαρμογής, μαζί με τις ανοιχτές ευέλικτες βάρδιες της τοποθεσίας τους. Κάνουν προσέλευση σαρώνοντας τον κωδικό στο tablet της τοποθεσίας (Προσέλευση με QR). Οι αλλαγές που αποθηκεύετε εμφανίζονται στην εφαρμογή τους.

Αιτήματα αλλαγής βάρδιας

Αν η εταιρεία σας έχει ενεργοποιήσει τα αιτήματα αλλαγής βάρδιας (Ρυθμίσεις → Εφαρμογή εργαζομένων), οι εργαζόμενοι μπορούν να ζητήσουν να παραλείψουν μια βάρδια, να την ανταλλάξουν με συνάδελφο ή να αλλάξουν την ώρα της. Αποφασίζετε στη σελίδα Αιτήματα βαρδιών, ενώ οι υπεύθυνοι αποφασίζουν για τις δικές τους τοποθεσίες. Μια εγκεκριμένη αλλαγή ενημερώνει το πρόγραμμα· μια απορριφθείσα αφήνει τη βάρδια όπως ήταν.