Vagtplan og vagtbytte

Dette flow beskriver, hvordan vagtplanen laves, og hvordan den ændres: ejeren fastsætter hver lokations ugentlige vagter, ejeren eller lokationens leder sætter medarbejdere på dem, medarbejderne ser deres vagter og kan bede om ændringer, og ejeren eller lederen beslutter. Se detaljerne i Vagtplan og Anmodninger om vagtbytte.

1. Ejeren fastsætter de ugentlige vagter

Ejer: Vælg en lokation i Vagtplan, og tilføj dens vagter under Ugeskabelon: for hver dag start- og sluttidspunkt, og om vagten er fast eller fleksibel. Hver vagt gentages hver uge, så de kommende uger også har deres vagter. Kun ejeren ændrer de ugentlige vagter. Se Opret vagter for en trin-for-trin-guide.

2. Medarbejdere sættes på vagterne

Ejer eller leder: Ejeren planlægger alle lokationer; en leder planlægger de lokationer, vedkommende leder, i Administrer: Vagtplan. Der er flere måder, og de virker sammen:

• Faste medarbejdere: en medarbejder, der får en ugentlig vagt hver uge, hvor vedkommende er ledig.
• Åbn planlæggeren: hele ugen på én skærm, Efter vagt eller Efter person, til manuel tildeling af medarbejdere.
• Tildel automatisk: udfylder de tomme vagter i en længere periode på én gang.
• Automatisk plan: hvis ejeren slår den til under Planlægningsregler, udfylder Synqo hver nat de tomme vagter for de kommende uger. Den rører aldrig de næste 7 dage, manuelle ændringer eller faste pladser.

Tildel automatisk og den natlige plan følger din virksomheds Planlægningsregler (hviletid mellem vagter, dage i træk, timer pr. uge) og hver medarbejders egne regler, f.eks. dage vedkommende ikke kan arbejde. Disse regler bestemmer din virksomhed. Når du manuelt tildeler nogen i strid med en regel, advarer Synqo dig, men lader dig gøre det.

3. Medarbejderen ser sine vagter

Medarbejder: Fanen Vagter viser dine kommende vagter pr. dag med tidspunkt og lokation. En Fleksibel vagt er åben for alle medarbejdere på lokationen: den, der tjekker ind, tager den for den dag.

4. Medarbejderen beder om en ændring

Medarbejder: Hvis din virksomhed har slået anmodninger om vagtbytte til, så åbn kortet Anmodninger om vagtbytte under fanen Vagter, tryk på Ny anmodning, og vælg vagten og typen: Spring over (du arbejder den ikke), Byt (en kollega, der er ledig, overtager den) eller Skift tidspunkt. Tilføj en begrundelse, hvis du vil, og tryk på Send anmodning. Anmodningen forbliver Afventer, indtil nogen beslutter.

5. Ejeren eller lederen beslutter

Ejer eller leder: Ejeren ser alle anmodninger under Anmodninger om vagtbytte; en leder ser anmodningerne for sine lokationer i Administrer: Vagtanmodninger. Godkend gennemfører ændringen med det samme: et bytte giver vagten til den valgte kollega, en tidsændring flytter tidspunkterne, og ved en overspringelse vælger du en ledig medarbejder eller lader vagten stå tom for nu. Afvis kræver en kort begrundelse, som medarbejderen kan se. Se Godkend anmodninger.

6. Medarbejderen ser resultatet

Medarbejder: Din liste over anmodninger viser Godkendt eller Afvist, med begrundelsen hvis den blev afvist. Du kan annullere en anmodning, mens den stadig afventer. En godkendt ændring vises straks i dine vagter og i vagtplanen.