Privatlivspolitik

1. Indledning – Hvem er vi

Synqo er en software-as-a-service-platform (SaaS) til styring af arbejdsstyrken, som hjælper arbejdsgivere og organisationer med at styre vagtplaner, fremmøde, fravær og analyser af arbejdsstyrken. Synqo drives som enkeltmandsvirksomhed med base i Bosnien-Hercegovina, og tjenesten er tilgængelig på https://synqo.work.

Denne privatlivspolitik forklarer, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan vi bruger dem, hvem vi deler dem med, hvordan vi beskytter dem, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine data. Den gælder for alle brugere af vores hjemmeside og app, herunder organisationers ejere, ledere og ansatte, der bruger platformen.

Ved at bruge Synqo bekræfter du, at du har læst og forstået denne privatlivspolitik. Hvis du ikke er enig i en del af politikken, bedes du undlade at bruge vores tjeneste.

2. Data, vi indsamler

Vi indsamler forskellige kategorier af data for at levere og forbedre vores tjeneste. Nedenfor beskrives de kategorier af data, vi behandler.

2.1 Kontodata

Når du opretter en konto i Synqo, indsamler vi dit fulde navn, din e-mailadresse, din organisations navn og branche. Disse data er nødvendige for at oprette og administrere din konto.

2.2 Data om ansatte / arbejdsstyrken

Når du som administrator eller leder tilføjer ansatte på platformen, indsamler vi deres navne, e-mailadresser, telefonnumre, medarbejdernumre, tildelte roller, ansættelsesstatus og kontraktdatoer. Disse data indtastes af organisationens administrator på vegne af de ansatte.

2.3 Data om fremmøde og arbejde

Platformen registrerer ansattes tidspunkter for indtjekning og udtjekning, QR-scanninger, pausetider og samlede arbejdstimer. Disse data er centrale for tjenestens grundlæggende funktioner til registrering af fremmøde og arbejdstid.

For at gøre registreringen af fremmøde pålidelig registrerer vi ved hver indtjekning, udtjekning, log ind i appen og mislykkede QR-scanning en enhedsidentifikator (cookien synqo-device), IP-adressen og browsertypen, og ved en mislykket scanning også hvor gammel koden var. Det samme registrerer vi for den tablet, der viser QR-koderne på en lokation. På den baggrund giver Synqo organisationens ejer besked om mulig misbrug, f.eks. at én telefon bruges til flere ansatte, eller at en gammel kode bliver scannet. Inden for organisationen er det kun ejeren, der ser disse oplysninger, og hver ansat ser sine egne (ledere ser kun advarsler for deres lokationer, uden IP-adresser eller enhedsoplysninger). De sendes aldrig på e-mail og slettes efter 90 dage.

2.4 Vagtplansdata

Vi behandler data om vagter, anmodninger om betalt fravær (PTO), helligdage, anmodninger om vagtbytte og vagtplanlægning. Disse data driver funktionerne til vagtplanlægning og fraværshåndtering.

2.5 Betalingsdata

Når du tegner et betalt abonnement, behandler vi oplysninger om abonnement og fakturering. Betalinger håndteres af vores partner Lemon Squeezy (Paddle). Vi gemmer ikke kreditkortnumre eller fulde betalingsoplysninger på vores servere.

2.6 Tekniske data

Vi indsamler automatisk tekniske data, når du bruger vores tjeneste, herunder IP-adresser, user agent-strenge, browseroplysninger, enhedstype og data om operativsystem. Disse data hjælper os med at opretholde sikkerheden og forbedre ydeevnen.

2.7 Kommunikationsdata

Vi indsamler oplysninger, du sender via kontaktformularer, fejlrapporter og tilmeldinger til nyhedsbrev. Det omfatter din e-mailadresse, dit navn og indholdet af din besked.

2.8 Cookies og lignende teknologier

Vi bruger cookies og lignende teknologier til godkendelse af sessioner, lagring af sprogvalg og analyse. Du kan læse mere i afsnit 9 (Cookies) i denne politik.

3. Sådan bruger vi dine data

Vi bruger dine data til følgende formål:

• Levering og drift af tjenesten – administration af din konto, organisation, lokationer og brugeradgang.
• Vagtplanlægning, registrering af fremmøde og fraværshåndtering – oprettelse af vagter, registrering af arbejdstid, behandling af fraværsanmodninger og administration af helligdage.
• Behandling af betalinger og administration af abonnementer – håndtering af betalinger, opgraderinger, opsigelser og fakturering via vores faktureringspartner.
• Afsendelse af transaktions-e-mails – velkomst-e-mails, invitationer til ansatte, abonnementsbekræftelser, ændringsmeddelelser og nulstilling af adgangskoder.
• Analyse og forbedring af tjenesten – analyse af brugsmønstre for at forbedre ydeevne, brugeroplevelse og platformens funktioner.
• Sikkerhed, forebyggelse af svindel og afsløring af misbrug – beskyttelse af platformens integritet, afsløring af uautoriseret adgang og forebyggelse af misbrug af tjenesten.
• Overholdelse af lovgivning – overholdelse af gældende love, regler og retlige forpligtelser, herunder besvarelse af lovlige anmodninger fra myndigheder.

4. Retsgrundlag for behandling (GDPR)

I henhold til databeskyttelsesforordningen (GDPR) og gældende databeskyttelseslovgivning i Bosnien-Hercegovina behandler vi dine personoplysninger på følgende retsgrundlag:

• Opfyldelse af kontrakt — behandlingen er nødvendig for at levere den tjeneste, du har oprettet dig til, herunder kontoadministration, vagtplanlægning, fremmøde og fraværshåndtering.
• Legitime interesser — vi behandler visse data på grundlag af vores legitime forretningsinteresser, herunder platformens sikkerhed, analyse, forbedring af tjenesten og forebyggelse af svindel, forudsat at disse interesser ikke går forud for dine rettigheder.
• Samtykke — til visse behandlingsaktiviteter, såsom tilmelding til nyhedsbrev og valgfrie cookies, indhenter vi dit udtrykkelige samtykke. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.
• Retlig forpligtelse — vi er forpligtet til at opbevare visse data for at overholde lovmæssige forpligtelser, herunder skatte- og regnskabsoptegnelser.

5. Deling af data og tredjeparter

Vi sælger ikke dine personlige data. Vi deler kun data med tjenesteudbydere, der er nødvendige for driften af vores platform. Hver udbyder behandler data i overensstemmelse med deres egne databehandleraftaler.

• Supabase — godkendelse og hosting af database. Alle applikationsdata (brugerkonti, virksomhedsdata, fremmødeoptegnelser, vagtplaner) opbevares i Supabases infrastruktur.
• Vercel — hosting, udrulning og analyse. Vercel behandler anmodningslogs, ydelsesdata og oplysninger om sidebesøg.
• Lemon Squeezy / Paddle — betalingsbehandling og administration af abonnementer. De håndterer faktureringsoplysninger, abonnementsdata og transaktionsdetaljer. Alle betalingskortdata behandles udelukkende af disse partnere.
• Resend — levering af transaktionelle e-mails. Behandler e-mailadresser og e-mailindhold for at levere tjenestens beskeder (invitationer, bekræftelser, notifikationer).
• Sentry — overvågning af fejl. Indsamler tekniske fejldata, som kan omfatte brugeridentifikatorer, så vi kan diagnosticere og rette problemer.
• Google Analytics (hvis aktiveret) — anonymiseret brugsanalyse til forståelse af besøgsmønstre og forbedring af brugeroplevelsen.
• Anthropic — AI-assistent til vagtplanen (kun hvis den er slået til for din virksomhed). Når ejeren stiller et spørgsmål, behandler Anthropic spørgsmålet og de vagtplansdata, der skal bruges til at svare (medarbejdernes navne, vagter, regler). Anthropic bruger ikke disse data til at træne sine modeller.
• Groq — AI-assistent til vagtplanen (kun hvis den er slået til for din virksomhed). Den svarer først; Anthropic overtager, når Groq ikke er tilgængelig. Groq behandler de samme data som Anthropic og bruger dem ikke til at træne modeller.

6. Internationale dataoverførsler

Nogle af vores tjenesteudbydere opererer uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS) og Bosnien-Hercegovina. Nærmere bestemt har Supabase, Vercel, Resend, Anthropic og Groq base i USA.

Når data overføres uden for EØS eller Bosnien-Hercegovina, sikrer vi, at der er passende garantier på plads, herunder standardkontraktbestemmelser (SCC'er) godkendt af Europa-Kommissionen eller andre juridisk anerkendte overførselsmekanismer.

Du kan kontakte os på privacy@synqo.work for at få flere oplysninger om de specifikke garantier, der anvendes ved dataoverførsler.

7. Opbevaring af data

Vi opbevarer kun dine data, så længe det er nødvendigt til de formål, der er beskrevet i denne politik. Vores retningslinjer for opbevaring er:

• Aktive konti — data opbevares, så længe din konto er aktiv, og du bruger tjenesten.
• Efter sletning af konto — personlige data fjernes inden for 30 dage efter lukning af kontoen, medmindre opbevaring er lovpligtig.
• Sikkerhedskopier — data kan forblive i krypterede sikkerhedskopier i op til 90 dage efter sletning.
• Retlige forpligtelser — visse optegnelser (f.eks. skatte- og regnskabsoptegnelser) opbevares, så længe loven kræver det, typisk 5 år eller mere.
• Enhedsoplysninger — enhedens identifikator, IP-adresse og browsertype, der registreres ved indtjekninger, udtjekninger, logins og mislykkede scanninger, slettes efter 90 dage; tidspunkterne for indtjekning og udtjekning bevares.
• Nyhedsbrev — din e-mailadresse opbevares, indtil du afmelder nyhedsbrevet.
• Henvendelser — data indsendt via kontaktformularer og fejlrapporter opbevares i 12 måneder.

8. Dine rettigheder (GDPR / den registreredes rettigheder)

I henhold til gældende databeskyttelseslovgivning har du følgende rettigheder vedrørende dine personlige data:

• Ret til indsigt — du har ret til at anmode om en kopi af de personlige data, vi har om dig.
• Ret til berigtigelse — du har ret til at anmode om berigtigelse af unøjagtige eller ufuldstændige data.
• Ret til sletning (“retten til at blive glemt”) — du har ret til at anmode om sletning af dine personlige data med visse lovmæssige begrænsninger.
• Ret til begrænsning af behandling — du har ret til at anmode om begrænsning af behandlingen af dine data under visse omstændigheder.
• Ret til dataportabilitet — du har ret til at modtage dine data i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
• Ret til indsigelse — du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine data, der er baseret på legitime interesser.
• Ret til at trække samtykke tilbage — hvis behandlingen er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage, uden at det berører lovligheden af den behandling, der er foretaget før tilbagetrækningen.
• Ret til at indgive en klage — du har ret til at indgive en klage til den kompetente tilsynsmyndighed for databeskyttelse, hvis du mener, at dine data er blevet behandlet i strid med gældende regler.

Hvis du vil udøve nogen af ovenstående rettigheder, kan du kontakte os på privacy@synqo.work. Vi besvarer din anmodning inden for 30 dage.

9. Cookies

Vores hjemmeside bruger cookies — små tekstfiler, der gemmes på din enhed. Vi bruger følgende kategorier af cookies:

Nødvendige cookies

Disse cookies er nødvendige for, at hjemmesiden kan fungere, og kan ikke deaktiveres. De omfatter cookies til godkendelse af sessionen og lagring af sprogvalg (locale). Uden disse cookies kan tjenesten ikke fungere korrekt. I appen og på QR-tabletten bruger vi også cookien synqo-device: en tilfældig enhedsidentifikator, der varer op til 400 dage og kun bruges til at beskytte registreringer af fremmøde (se afsnit 2.3).

Analysecookies

Vi bruger Vercel Analytics og eventuelt Google Analytics til at indsamle anonymiserede data om brugen af siden. Disse cookies hjælper os med at forstå, hvordan brugerne bruger vores platform, og hvordan vi kan forbedre den.

Reklamecookies

Vi bruger ikke reklamecookies eller cookies til sporing fra tredjeparter.

Du kan administrere dine cookieindstillinger via banneret om samtykke, der vises ved dit første besøg, eller via indstillingerne i din browser.

10. Datasikkerhed

Vi gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personlige data mod uautoriseret adgang, ændring, videregivelse eller destruktion. Vores sikkerhedsforanstaltninger omfatter:

• Kryptering under overførsel — al kommunikation mellem din browser og vores servere er beskyttet med HTTPS/TLS-kryptering.
• Kryptering af lagrede data — data i databasen er beskyttet med kryptering på lagringsniveau.
• Adgangskontrol og godkendelse — adgang til data er begrænset til autoriserede brugere gennem godkendelse og rollebaserede adgangssystemer.
• Row Level Security (RLS)-politikker — på databaseniveau anvender vi sikkerhedspolitikker på rækkeniveau, som sikrer isolation af data mellem virksomheder. Brugere i én virksomhed kan ikke få adgang til en anden virksomheds data.
• Faste sikkerhedspraksisser — vi gennemgår og opdaterer løbende vores sikkerhedsforanstaltninger og praksisser i overensstemmelse med branchestandarder.

På trods af vores indsats er ingen metode til overførsel eller lagring via internettet 100 % sikker. Vi kan ikke garantere absolut sikkerhed for dine data, men vi forpligter os til at anvende rimelige beskyttelsesforanstaltninger.

11. Børns privatliv

Synqo-tjenesten er ikke rettet mod børn under 16 år. Vi indsamler ikke bevidst personlige data fra børn. Hvis vi opdager, at vi har indsamlet data fra et barn under 16 år uden passende samtykke fra forældrene, vil vi hurtigt slette disse data.

Hvis du er forælder eller værge og mener, at dit barn har givet personlige data via vores tjeneste, bedes du kontakte os på privacy@synqo.work, så vi kan tage passende skridt.

12. Ændringer af denne politik

Vi kan fra tid til anden opdatere denne privatlivspolitik for at afspejle ændringer i vores praksis, teknologier, lovkrav eller af andre driftsmæssige årsager.

Ved væsentlige ændringer giver vi dig besked via e-mail eller en meddelelse i appen, før ændringerne træder i kraft. Datoen for seneste opdatering øverst på siden ændres ved hver opdatering.

Hvis du fortsætter med at bruge Synqo-tjenesten, efter at ændringerne er offentliggjort, betragtes det som din accept af den opdaterede politik.

Tidligere versioner af denne politik fås på anmodning. Kontakt os på privacy@synqo.work, hvis du ønsker adgang til tidligere versioner.

13. Kontakt

Hvis du har spørgsmål, anmodninger eller klager vedrørende denne privatlivspolitik eller behandlingen af dine personlige data, kan du kontakte os: