Vagtplan

Siden Vagtplan er stedet, hvor du planlægger vagterne for hver lokation. Kun ejeren kan se den; ledere planlægger de lokationer, de leder, i telefonappen (Administrer: Vagtplan). Du indstiller de vagter, der gentages hver uge, én gang, og Synqo omdanner dem til rigtige vagter for de næste 12 måneder. Derefter sætter du folk på dem: i planlæggeren, med tildel automatisk eller som faste pladser. Medarbejdere ser deres vagter i appen.

Valg af lokation

Først Vælg en lokation; siden husker den til næste gang. Kortet øverst viser lokationen og hvor mange medarbejdere der er tilknyttet den. Kun de medarbejdere kan sættes på dens vagter. Skift lokation fører dig tilbage til listen.

Nulstil lokation sletter lokationens ugentlige vagtplan og alle dens kommende vagter, så du kan starte forfra. Udførte vagter og fremmøde bliver, og det gør de tilknyttede medarbejdere også.

Den ugentlige vagtplan

Den Ugentlige vagtplan viser ugens dage med lokationens åbningstider eller Lukket. Sådan tilføjer du en vagt, der gentages hver uge:

Åbn dagen. En lukket dag tager ikke imod vagter, så angiv først åbningstiderne.
Under Tilføj vagt angiver du Starttidspunkt og Sluttidspunkt. En vagt kan starte før åbning eller slutte efter lukketid; du får kun en note.
Eller slå Fleksibel til: medarbejderen ankommer et vilkårligt tidspunkt mellem Tidligste ankomst og Seneste ankomst og arbejder den Forventede varighed. Ingen er tildelt en fleksibel vagt; enhver medarbejder på lokationen tager den ved at scanne QR-koden.
Angiv Nødvendige medarbejdere: hvor mange personer vagten kræver.
Under Krav kan du bede om en medarbejder med et mærke (Kræver en medarbejder med mærket), fx en der har nøglerne, og angive Vagttype: morgen, midt på dagen eller eftermiddag, eller efter starttidspunkt.
Klik på Tilføj vagt. Synqo opretter vagten på den ugedag de næste 12 måneder.

Kopiér en dag kopierer en dags vagter til andre dage, og Kopiér fra en anden lokation kopierer en anden lokations ugentlige vagter. Opdater eller Slet på en ugentlig vagt ændrer kun de af dens vagter, der ikke er startet: en vagt, hvis tidspunkt du har ændret manuelt, beholder det, og udførte vagter ændres aldrig. Trin for trin: Oprettelse af vagter.

Sæt medarbejdere på vagter

Tre værktøjer sætter medarbejdere på vagterne. De følger alle de samme regler (se nedenfor) og ændrer aldrig tidligere dage:

Åbn planlæggeren: hele ugen på én skærm, Efter vagt eller Efter person. Klik på en plads og vælg en medarbejder: den bedste løsning står først, og en regel, medarbejderen ville bryde, vises under navnet. Vælg Kun denne dag, Hver mandag fra nu af eller Hver mandag indtil…. Udfyld tomme vagter foreslår personer til de tomme pladser. Intet gemmes, før du klikker på Gem.
Tildel automatisk: udfylder tomme vagter for en længere periode på én gang, fra Denne uge til Næste 3 måneder, og fordeler timer og weekender jævnt. Vis forslag viser, hvem der får hvilken vagt, og hvilke vagter der forbliver åbne, og hvorfor; Tildel vagter gemmer det. Når du har ændret regler, sæt kryds ved Planlæg også tidligere automatiske tildelinger igen. Ryd tildelinger fjerner de automatiske tildelinger igen.
Faste medarbejdere: en medarbejder, der får en ugentlig vagt hver uge, vedkommende er ledig, altid eller indtil en dato (fx for at dække en ferie). Tilføj dem under den ugentlige vagt, eller vælg Hver mandag fra nu af i planlæggeren. De får deres vagter, før Tildel automatisk udfylder resten.

Planlæggerens Værktøjer virker på hele ugen på én gang: Planlæg denne uge igen, Kopiér denne uge frem til de næste uger og Luk butikken den dag ved helligdage eller optælling, hvilket fjerner dagens vagter, indtil du vælger Bring vagterne tilbage.

Ny planlægning flytter kun medarbejdere, der er planlagt automatisk, og natplanen udfylder kun tomme pladser. Medarbejdere, du selv har sat på en vagt, og faste pladser bliver, hvor de er.

Regler og natplanen

Din virksomheds egne regler findes i Indstillinger → Vagtplanregler: hviletid mellem to arbejdsdage (0, altså ingen regel, indtil du angiver den), flest dage i træk, flest timer pr. uge, de normale ugentlige timer, og hvornår morgen- og eftermiddagsvagterne starter. Det er din virksomheds politik, og du bestemmer hvert tal.

Hver medarbejder kan have sine egne Vagtplanregler på sin side under Ansatte eller med skyderikonet i planlæggeren: Kan ikke arbejde, Arbejder kun, Foretrækker, Ikke på samme vagt som, Maks. timer pr. uge, Maks. dage pr. uge og Mærke, altid eller for en periode.

Tildel automatisk og natplanen bryder aldrig en regel. I planlæggeren kan du, men pladsen bliver rød; gul er kun en advarsel, fx en medarbejder, der foretrækker en anden vagt. En medarbejder med godkendt fravær bliver aldrig sat på vagt.

Når Hold vagtplanen udfyldt (i Vagtplanregler) er sat til et antal uger, udfylder Synqo tomme vagter hver nat så langt frem. Den rører aldrig de næste 7 dage, manuelle ændringer eller faste pladser.

Enkeltvagter og undtagelser

Kun for én dato: åbn Vagtkalender og klik på Aktivér redigering. Klik på et tomt tidspunkt for at Oprette vagt på den dato: lokationen, datoen, faste eller fleksible timer, start- og sluttidspunkt og eventuelt medarbejderen. Vagter kan ikke oprettes i fortiden.

Klik på en kommende vagt for at vælge medarbejder: Gem for denne dato eller, for en vagt i den ugentlige vagtplan, Hver mandag for at give medarbejderen en fast plads på den. Rediger vagt ændrer tiderne eller sletter vagten. En vagt, der er begyndt eller afviklet, kan ikke slettes.

Sådan ser medarbejdere deres vagter

Medarbejdere ser deres kommende vagter med tidspunkt og lokation under fanen Vagter i appen sammen med de åbne fleksible vagter på deres lokation. De tjekker ind ved at scanne koden på lokationens tablet (QR-indtjekning). De ændringer, du gemmer, vises i deres app.

Anmodninger om vagtbytte

Hvis din virksomhed har slået anmodninger om vagtbytte til (Indstillinger → Medarbejderapp), kan medarbejdere bede om at springe en vagt over, bytte den med en kollega eller ændre tidspunktet. Du beslutter på siden Vagtanmodninger, og ledere beslutter for deres egne lokationer. En godkendt ændring opdaterer vagtplanen; en afvist lader vagten stå uændret.