Ansatte

Siden Ansatte viser alle i din virksomhed. Kun ejeren kan se den. Her tilføjer du medarbejdere og ledere, sender dem deres loginoplysninger, ændrer deres oplysninger og håndterer en medarbejder, der stopper.

Listen over ansatte

Hver række viser personens navn, rolle og status, for eksempel Afventer invitation eller Afventer aktivering, indtil de logger ind for første gang, og et mærke, når en medarbejders kontrakt udløber inden for 30 dage. Søg efter navn, e-mail eller rolle. Blyanten åbner Rediger ansat; de andre handlinger findes i rækkens menu.

Hvis dit abonnement har færre pladser, end du har medarbejdere, for eksempel efter et abonnements udløb, bliver de overskydende medarbejdere suspenderet: de kan ikke logge ind, før du opgraderer, og de vises under Suspenderet.

Tilføj en ansat

Klik på Tilføj ansat for at åbne formularen:

• Fulde navn
• E-mail: adressen, de logger ind med og modtager invitationen på. En medarbejder uden e-mail får et brugernavn i stedet (se nedenfor).
• Rolle: Medarbejder eller Leder. En leder planlægger og overvåger også de lokationer, vedkommende leder, fra telefonappen.
• Ansættelsesnummer (valgfrit): trykkes på timesedlen.
• Telefon (valgfrit)
• Kontraktens slutdato (valgfrit): Synqo minder dig om den, før den udløber. Den ændrer aldrig vagtplanen af sig selv.
• Tildelte lokationer: hvor personen arbejder og tjekker ind. For en leder også Ledede lokationer: de lokationer, vedkommende planlægger og overvåger.

Hvert abonnement har en grænse for antal medarbejdere. Når du når den, fortæller formularen det, og du kan opgradere under Betaling.

Invitationer og første login

En person med en e-mailadresse får en invitation på e-mail med et link til at vælge sin egen adgangskode. Linket vises også i personens række, så du kan kopiere det og sende det på anden vis. Det udløber efter 24 timer; Generer invitationslink igen laver et nyt.

For en medarbejder uden e-mail skal du markere Denne medarbejder har ingen e-mail: vedkommende logger ind med et brugernavn og en midlertidig adgangskode, som du giver, og vælger sin egen adgangskode ved første login. Indtil da forbliver adgangskoden synlig i rækken, og Ny adgangskode i rækkens menu laver en ny, hvis den går tabt.

Tilføj mange på én gang

Tilføj flere tager en indsat liste, én person pr. linje: navnet, derefter e-mail og telefon, hvis de har dem. Personer med e-mail får en invitation; de andre får et brugernavn og en midlertidig adgangskode, og Kopiér alle logins kopierer alles oplysninger som én besked.

Rediger en ansat

Rediger ansat ændrer navn, rolle, ansættelsesnummer, telefon, kontraktens slutdato og lokationer. E-mailadressen og brugernavnet kan ikke ændres.

Under formularen findes medarbejderens Planlægningsregler til planlæggeren (dage, vedkommende ikke kan arbejde, foretrukne vagter, personer, vedkommende ikke skal arbejde sammen med) og kortet om fratræden. For en medarbejder, hvis kontrakt snart udløber, sætter Forlæng kontrakt en ny slutdato.

Når en medarbejder stopper

Vælg Medarbejder stopper i rækkens menu, og angiv sidste arbejdsdag. Indtil den dag ændres intet. Derefter kan vedkommende ikke logge ind og tæller ikke med i dit abonnement, mens indtjekninger og timesedler bevares. Synqo viser, hvor mange vagter og faste pladser vedkommende har efter den dag, og spørger, hvad der skal ske med dem:

• En anden medarbejder overtager dem: vagter og faste pladser flyttes til den medarbejder, du vælger, hvor reglerne tillader det.
• De forbliver tomme: de venter på en ny medarbejder, eller på at du udfylder dem i planlæggeren.
• Udfyld dem nu efter reglerne: Synqo fordeler dem blandt de andre medarbejdere og følger dine regler for vagtplanen.

Skiftet mening? Annuller afgang beholder dem. Personer, der er gået, vises under Tidligere ansatte, hvor Hent tilbage gør deres konto aktiv igen.

Fjernelse af en ansat

Fjern ansat er kun til fejl, for eksempel en person, der er tilføjet to gange. Den, der allerede har indtjekninger eller timesedler, kan ikke fjernes, fordi det også ville slette lønoplysninger; markér i stedet vedkommende som fratrædende.

Timesedler

Hver ansats arbejdstimer, indtjekninger og udtjekninger findes under Timesedler, hvor du vælger personen og måneden og downloader en PDF.