Raspored

Na stranici Raspored planirate smjene svake lokacije. Vidi je samo vlasnik; voditelji planiraju lokacije kojima upravljaju u aplikaciji na telefonu (Upravljanje: Raspored). Smjene koje se ponavljaju svakog tjedna postavite jednom, a Synqo ih pretvara u stvarne smjene za sljedećih 12 mjeseci. Zatim na njih raspoređujete ljude: u planeru, automatskom dodjelom ili kao stalna mjesta. Radnici vide svoje smjene u aplikaciji.

Odabir lokacije

Najprije Odaberite lokaciju; stranica je pamti za sljedeći put. Kartica na vrhu prikazuje lokaciju i koliko joj je radnika dodijeljeno. Samo ti radnici mogu biti raspoređeni na njezine smjene. Promijeni lokaciju vraća Vas na popis.

Resetiraj lokaciju briše tjedni raspored lokacije i sve njezine nadolazeće smjene, za novi početak. Odrađene smjene i evidencija dolazaka ostaju, kao i radnici dodijeljeni lokaciji.

Tjedni raspored

Tjedni raspored navodi dane u tjednu s radnim vremenom lokacije ili Zatvoreno. Da biste dodali smjenu koja se ponavlja svaki tjedan:

1. Otvorite dan. Zatvoreni dan ne prima smjene, zato najprije postavite radno vrijeme.
2. Pod Dodaj smjenu postavite Vrijeme početka i Vrijeme završetka. Smjena može početi prije otvaranja ili završiti nakon zatvaranja; dobit ćete samo napomenu.
3. Ili uključite Fleksibilno: radnik dolazi bilo kada između vremena Najraniji dolazak i Najkasniji dolazak i radi koliko je navedeno u polju Očekivano trajanje. Nitko nije raspoređen na fleksibilnu smjenu; preuzima je bilo koji radnik lokacije skeniranjem QR koda.
4. Postavite Potreban broj radnika: koliko ljudi smjena treba.
5. Pod Zahtjevi možete tražiti radnika s oznakom (Treba radnik s oznakom), npr. nekoga tko ima ključeve, i postaviti polje Vrsta smjene: jutarnja, srednja ili popodnevna, ili prema vremenu početka.
6. Kliknite Dodaj smjenu. Synqo izrađuje smjenu tog dana u tjednu za sljedećih 12 mjeseci.

Kopiraj dan kopira smjene jednog dana na druge dane, a Kopiraj s druge lokacije kopira tjedne smjene druge lokacije. Ažuriraj ili Izbriši na tjednoj smjeni mijenja samo njezine smjene koje još nisu počele: smjena kojoj ste ručno promijenili vrijeme zadržava ga, a odrađene smjene nikad se ne mijenjaju. Korak po korak: Izrada smjena.

Raspoređivanje ljudi na smjene

Tri alata raspoređuju radnike na smjene. Svi slijede ista pravila (pogledajte u nastavku) i nikad ne mijenjaju protekle dane:

• Otvori planer: cijeli tjedan na jednom zaslonu, Po smjenama ili Po ljudima. Kliknite na mjesto i odaberite radnika: najbolji izbor je na vrhu, a pravilo koje bi radnik prekršio prikazano je ispod njegova imena. Odaberite Samo ovaj dan, Svaki tjedan (ponedjeljak) od sada ili Svaki tjedan (ponedjeljak) do…. Popuni prazne predlaže ljude za prazna mjesta. Ništa nije spremljeno dok ne kliknete Spremi.
• Automatska dodjela: popunjava prazne smjene za dulje razdoblje odjednom, od Ovaj tjedan do Sljedeća 3 mjeseca, i ravnomjerno raspoređuje sate i vikende. Prikaži prijedlog pokazuje tko bi dobio koju smjenu, koje smjene ostaju prazne i zašto; Dodijeli smjene ga sprema. Nakon promjene pravila označite Ponovno isplaniraj i ranije automatske dodjele. Očisti dodjele ponovno uklanja automatske dodjele.
• Stalni radnici: radnik koji dobiva tjednu smjenu svaki tjedan kada je slobodan, uvijek ili do određenog datuma (npr. kao zamjena tijekom godišnjeg odmora). Dodajte ih ispod tjedne smjene ili u planeru odaberite Svaki tjedan (ponedjeljak) od sada. Oni dobivaju svoje smjene prije nego što automatska dodjela popuni ostatak.

Alati planera rade na cijelom tjednu odjednom: Ponovno isplaniraj ovaj tjedan, Kopiraj ovaj tjedan unaprijed na sljedeće tjedne i Zatvori poslovnicu taj dan zbog blagdana ili inventure, što uklanja smjene tog dana dok ne odaberete Vrati smjene.

Ponovno planiranje premješta samo radnike koji su raspoređeni automatski, a noćno planiranje samo popunjava prazna mjesta. Radnici koje ste ručno stavili u smjenu i stalna mjesta ostaju gdje jesu.

Pravila i noćno planiranje

Pravila Vaše tvrtke nalaze se u Postavkama → Pravila rasporeda: odmor između dva radna dana (0, odnosno bez pravila, dok ga ne postavite), najviše dana zaredom, najviše sati tjedno, redovni tjedni sati te kada počinju jutarnja i popodnevna smjena. To su pravila Vaše tvrtke i Vi određujete svaki broj.

Svaki radnik može imati svoja Pravila za raspored, na svojoj stranici pod Zaposlenici ili preko ikone klizača u planeru: Ne može raditi, Radi samo, Više voli, Ne u istoj smjeni s, Najviše sati tjedno, Najviše dana tjedno i Oznaka, uvijek ili za određeno razdoblje.

Automatska dodjela i noćno planiranje nikad ne krše pravila. U planeru to možete, ali mjesto postaje crveno; žuto je samo upozorenje, npr. radnik koji više voli drugu smjenu. Radnik čija je odsutnost odobrena nikad se ne raspoređuje.

Kada je Drži raspored popunjenim (u Pravilima rasporeda) postavljeno na određeni broj tjedana, Synqo svake noći popunjava prazne smjene toliko unaprijed. Nikad ne dira sljedećih 7 dana, ručne izmjene ni stalna mjesta.

Pojedinačne smjene i iznimke

Samo za jedan datum otvorite Kalendar smjena i kliknite Uključi uređivanje. Kliknite na prazno vrijeme da biste otvorili Izradi smjenu za taj datum: lokacija, datum, fiksni ili fleksibilni sati, vrijeme početka i završetka te, po želji, radnik. Smjene se ne mogu izraditi u prošlosti.

Kliknite na nadolazeću smjenu da biste odabrali njezina radnika: Spremi samo za ovaj datum ili, za smjenu iz tjednog rasporeda, Svaki tjedan (ponedjeljak) da radnik dobije stalno mjesto u njoj. Uredi smjenu mijenja vrijeme ili briše smjenu. Smjena koja je počela ili je odrađena ne može se izbrisati.

Kako radnici vide svoje smjene

Radnici vide svoje nadolazeće smjene, s vremenom i lokacijom, na kartici Smjene u aplikaciji, zajedno s otvorenim fleksibilnim smjenama svoje lokacije. Prijavljuju se skeniranjem koda na tabletu lokacije (QR prijava). Izmjene koje spremite prikazuju se u njihovoj aplikaciji.

Zahtjevi za izmjenu smjene

Ako Vaša tvrtka ima uključene zahtjeve za izmjenu smjene (Postavke → Aplikacija za radnike), radnici mogu tražiti da preskoče smjenu, zamijene je s kolegom ili promijene njezino vrijeme. Vi odlučujete na stranici Zahtjevi za smjene, a voditelji odlučuju za svoje lokacije. Odobrena promjena ažurira raspored; odbijena ostavlja smjenu kakva je bila.