Politika privatnosti

1. Uvod — Tko smo mi

Synqo je platforma za upravljanje radnom snagom (SaaS) koja poslodavcima i organizacijama omogućuje upravljanje rasporedom, prisutnošću, odsutnostima i analitikom radne snage. Synqo posluje kao samostalna djelatnost sa sjedištem u Bosni i Hercegovini, a usluga je dostupna putem web stranice https://synqo.work.

Ova Politika privatnosti objašnjava koje osobne podatke prikupljamo, kako ih koristimo, s kim ih dijelimo, kako ih štitimo i koja prava imate u vezi s Vašim podacima. Primjenjuje se na sve korisnike naše web stranice i aplikacije, uključujući vlasnike organizacija, voditelje i zaposlenike koji koriste platformu.

Korištenjem usluge Synqo potvrđujete da ste pročitali i razumjeli ovu Politiku privatnosti. Ako se ne slažete s bilo kojim dijelom ove politike, molimo Vas da ne koristite našu uslugu.

2. Podaci koje prikupljamo

Prikupljamo različite kategorije podataka kako bismo Vam pružili i poboljšali našu uslugu. U nastavku su opisane kategorije podataka koje obrađujemo.

2.1 Podaci o računu

Kada se registrirate za Synqo, prikupljamo Vaše ime i prezime, e-mail adresu, naziv organizacije i djelatnost. Ovi su podaci nužni za izradu Vašeg računa i upravljanje njime.

2.2 Podaci o zaposlenicima / radnoj snazi

Kada kao administrator ili voditelj dodajete zaposlenike na platformu, prikupljamo imena i prezimena, e-mail adrese, brojeve telefona, brojeve zaposlenika, dodijeljene uloge, status zaposlenja i datume ugovora. Ove podatke unosi administrator organizacije u ime zaposlenika.

2.3 Podaci o prisutnosti i radu

Platforma bilježi vrijeme prijave i odjave zaposlenika, skeniranja QR kodova, vrijeme pauza i ukupne radne sate. Ovi su podaci ključni za osnovnu funkcionalnost praćenja prisutnosti i radnog vremena.

Kako bi evidencija prisutnosti bila pouzdana, uz svaku prijavu, odjavu, ulaz u aplikaciju i neuspjelo skeniranje QR koda bilježimo oznaku uređaja (kolačić synqo-device), IP adresu i vrstu preglednika, a uz neuspjelo skeniranje i koliko je kod bio star. Isto bilježimo za tablet koji prikazuje QR kodove na lokaciji. Na temelju toga Synqo vlasniku organizacije javlja moguće zlouporabe, npr. da se isti telefon koristi za više zaposlenika ili da je skeniran stari kod. U organizaciji te podatke vidi samo vlasnik, a svaki zaposlenik svoje (voditelji vide samo upozorenja svojih lokacija, bez IP adresa i podataka o uređaju). Ne šalju se e-poštom i brišu se nakon 90 dana.

2.4 Podaci o rasporedu

Obrađujemo podatke o smjenama, zahtjevima za godišnji odmor (PTO), blagdanima, zahtjevima za izmjenu smjene i rasporedu. Ovi podaci omogućuju funkcije izrade rasporeda i upravljanja odsutnostima.

2.5 Podaci o plaćanju

Kada se pretplatite na plaćeni plan, obrađujemo podatke o pretplati i naplati. Plaćanja obrađuje naš partner Lemon Squeezy (Paddle). Mi ne pohranjujemo brojeve kreditnih kartica niti potpune podatke o platnim sredstvima na našim poslužiteljima.

2.6 Tehnički podaci

Automatski prikupljamo tehničke podatke kada koristite našu uslugu, uključujući IP adrese, korisnički agent, podatke o pregledniku, vrstu uređaja i podatke o operacijskom sustavu. Ovi nam podaci pomažu u održavanju sigurnosti i poboljšanju performansi.

2.7 Komunikacijski podaci

Prikupljamo podatke koje nam dostavite putem kontaktnih obrazaca, prijava pogrešaka i prijava na newsletter. To uključuje Vašu e-mail adresu, ime i sadržaj poruke.

2.8 Kolačići i slične tehnologije

Koristimo kolačiće i slične tehnologije za autentifikaciju sesije, pohranu jezičnih postavki i analitiku. Za više informacija pogledajte odjeljak 9 (Kolačići) ove politike.

3. Kako koristimo Vaše podatke

Vaše podatke koristimo u sljedeće svrhe:

• Pružanje i rad usluge — upravljanje Vašim računom, organizacijom, lokacijama i korisničkim pristupom.
• Raspoređivanje zaposlenika, praćenje prisutnosti i upravljanje odsutnostima — izrada smjena, evidencija radnog vremena, obrada zahtjeva za odsutnost i upravljanje blagdanima.
• Obrada plaćanja i upravljanje pretplatama — obrada uplata, nadogradnji plana, otkazivanja i izdavanja računa putem našeg partnera za naplatu.
• Slanje transakcijskih e-poruka — poruke dobrodošlice, pozivnice za zaposlenike, potvrde pretplate, obavijesti o promjenama i ponovno postavljanje lozinki.
• Analitika i poboljšanje usluge — analiza obrazaca korištenja radi poboljšanja performansi, korisničkog iskustva i funkcionalnosti platforme.
• Sigurnost, sprječavanje prijevara i otkrivanje zlouporabe — zaštita integriteta platforme, otkrivanje neovlaštenog pristupa i sprječavanje zlouporabe usluge.
• Usklađenost sa zakonom — poštivanje primjenjivih zakona, propisa i pravnih obveza, uključujući odgovaranje na zakonite zahtjeve nadležnih tijela.

4. Pravna osnova za obradu podataka (GDPR)

U skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR) i mjerodavnim zakonima o zaštiti podataka u Bosni i Hercegovini, obrađujemo Vaše osobne podatke na temelju sljedećih pravnih osnova:

• Izvršenje ugovora — obrada je nužna za pružanje usluge za koju ste se registrirali, uključujući upravljanje računom, rasporedom, prisutnošću i odsutnostima.
• Legitimni interesi — obrađujemo određene podatke na temelju naših legitimnih poslovnih interesa, uključujući sigurnost platforme, analitiku, poboljšanje usluge i sprječavanje prijevara, pod uvjetom da ti interesi ne prevagnu nad Vašim pravima.
• Privola — za određene aktivnosti obrade, kao što su pretplata na newsletter i korištenje neobveznih kolačića, tražimo Vašu izričitu privolu. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku.
• Zakonska obveza — određene podatke moramo čuvati radi poštivanja zakonskih obveza, uključujući porezne i računovodstvene evidencije.

5. Dijeljenje podataka i treće strane

Ne prodajemo Vaše osobne podatke. Podatke dijelimo isključivo s pružateljima usluga koji su nužni za funkcioniranje naše platforme. Svaki pružatelj obrađuje podatke u skladu s vlastitim ugovorima o obradi podataka.

• Supabase — autentifikacija i hosting baze podataka. Svi podaci aplikacije (korisnički računi, podaci o organizaciji, evidencija prisutnosti, rasporedi) pohranjeni su u Supabase infrastrukturi.
• Vercel — hosting, deployment i analitika. Vercel obrađuje zapise zahtjeva, podatke o performansama i posjećenosti stranica.
• Lemon Squeezy / Paddle — obrada plaćanja i upravljanje pretplatama. Obrađuju podatke o naplati, pretplati i transakcijama. Sve podatke o platnim karticama obrađuju isključivo ovi partneri.
• Resend — dostava transakcijske e-pošte. Obrađuje adrese e-pošte i sadržaj poruka kako bi isporučio poruke vezane uz uslugu (pozivnice, potvrde, obavijesti).
• Sentry — praćenje pogrešaka. Prikuplja tehničke podatke o pogreškama, što može uključivati korisničke identifikatore, kako bi nam pomogao u dijagnosticiranju i otklanjanju problema.
• Google Analytics (ako je omogućen) — anonimizirana analitika korištenja za razumijevanje obrazaca posjeta i poboljšanje korisničkog iskustva.
• Anthropic — AI asistent za raspored (samo ako je uključen za Vašu tvrtku). Kad vlasnik postavi pitanje, Anthropic obrađuje tekst pitanja i podatke rasporeda potrebne za odgovor (imena radnika, smjene, pravila). Anthropic ne koristi te podatke za treniranje modela.
• Groq — AI asistent za raspored (samo ako je uključen za Vašu tvrtku). Odgovara prvi; Anthropic preuzima kad Groq nije dostupan. Obrađuje iste podatke kao Anthropic i ne koristi ih za treniranje modela.

6. Međunarodni prijenosi podataka

Neki od naših pružatelja usluga posluju izvan Europskog gospodarskog prostora (EGP) i Bosne i Hercegovine. Konkretno, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic i Groq imaju sjedišta u Sjedinjenim Američkim Državama.

Kada se podaci prenose izvan EGP-a ili Bosne i Hercegovine, osiguravamo da su uspostavljene odgovarajuće zaštitne mjere, uključujući standardne ugovorne klauzule (SCC) koje je odobrila Europska komisija, ili druge pravno priznate mehanizme prijenosa.

Možete nas kontaktirati na privacy@synqo.work za više informacija o konkretnim zaštitnim mjerama koje se primjenjuju na prijenose podataka.

7. Zadržavanje podataka

Zadržavamo Vaše podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe opisane u ovoj politici. Naša pravila zadržavanja su:

• Aktivni računi — podaci se čuvaju dok je Vaš račun aktivan i dok koristite uslugu.
• Nakon brisanja računa — osobni podaci brišu se u roku od 30 dana od zatvaranja računa, osim u slučajevima kada je zadržavanje zakonski obvezno.
• Sigurnosne kopije — podaci mogu ostati u šifriranim sigurnosnim kopijama do 90 dana nakon brisanja.
• Zakonske obveze — određene evidencije (npr. porezni i računovodstveni zapisi) zadržavaju se onoliko dugo koliko to zakon zahtijeva, obično 5 ili više godina.
• Podaci o uređaju — oznaka uređaja, IP adresa i vrsta preglednika uz prijave, odjave, ulaze u aplikaciju i neuspjela skeniranja brišu se nakon 90 dana; vremena prijava i odjava ostaju.
• Newsletter — Vaša adresa e-pošte čuva se dok se ne odjavite s newslettera.
• Kontaktni obrasci — podaci poslani putem kontaktnih obrazaca i prijava pogrešaka zadržavaju se 12 mjeseci.

8. Vaša prava (GDPR / Prava ispitanika)

U skladu s primjenjivim zakonima o zaštiti podataka, imate sljedeća prava u vezi s Vašim osobnim podacima:

• Pravo pristupa — imate pravo zatražiti kopiju osobnih podataka koje o Vama čuvamo.
• Pravo na ispravak — imate pravo zatražiti ispravak netočnih ili nepotpunih podataka.
• Pravo na brisanje („pravo na zaborav“) — imate pravo zatražiti brisanje Vaših osobnih podataka, uz određena zakonska ograničenja.
• Pravo na ograničenje obrade — imate pravo zatražiti ograničenje obrade Vaših podataka u određenim okolnostima.
• Pravo na prenosivost podataka — imate pravo primiti Vaše podatke u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu.
• Pravo na prigovor — imate pravo uložiti prigovor na obradu Vaših podataka koja se temelji na legitimnim interesima.
• Pravo na povlačenje privole — kada se obrada temelji na privoli, imate pravo povući privolu u bilo kojem trenutku, bez utjecaja na zakonitost obrade koja je provedena prije povlačenja.
• Pravo na podnošenje pritužbe — imate pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu za zaštitu podataka ako smatrate da je obrada Vaših podataka provedena protivno propisima.

Za ostvarivanje bilo kojeg od navedenih prava, kontaktirajte nas na privacy@synqo.work. Na Vaš ćemo zahtjev odgovoriti u roku od 30 dana.

9. Kolačići

Naša web stranica koristi kolačiće — male tekstualne datoteke koje se pohranjuju na Vašem uređaju. Koristimo sljedeće kategorije kolačića:

Nužni kolačići

Ovi su kolačići nužni za funkcioniranje web stranice i ne mogu se isključiti. Uključuju kolačiće za autentifikaciju sesije i pohranu jezične postavke (locale). Bez ovih kolačića usluga ne može ispravno funkcionirati. U aplikaciji i na QR tabletu koristimo i kolačić synqo-device: nasumičnu oznaku uređaja koja traje do 400 dana i služi samo za zaštitu evidencije prisutnosti (vidi odjeljak 2.3).

Analitički kolačići

Koristimo Vercel Analytics, a opcionalno i Google Analytics, za prikupljanje anonimiziranih podataka o korištenju stranice. Ovi nam kolačići pomažu razumjeti kako korisnici koriste našu platformu i kako je možemo poboljšati.

Kolačići za oglašavanje

Ne koristimo kolačiće za oglašavanje ni kolačiće trećih strana za praćenje.

Postavkama kolačića možete upravljati putem obavijesti o privoli za kolačiće koja se prikazuje pri prvom posjetu ili putem postavki Vašeg preglednika.

10. Sigurnost podataka

Primjenjujemo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere za zaštitu Vaših osobnih podataka od neovlaštenog pristupa, izmjene, otkrivanja ili uništenja. Naše sigurnosne mjere uključuju:

• Šifriranje u prijenosu — sva komunikacija između Vašeg preglednika i naših poslužitelja zaštićena je HTTPS/TLS šifriranjem.
• Šifriranje u mirovanju — podaci pohranjeni u bazi podataka zaštićeni su šifriranjem na razini pohrane.
• Kontrola pristupa i autentifikacija — pristup podacima ograničen je na ovlaštene korisnike putem autentifikacije i sustava dodjele uloga.
• Row Level Security (RLS) pravila — na razini baze podataka primjenjujemo pravila sigurnosti na razini redaka koja osiguravaju izolaciju podataka između organizacija. Korisnici jedne organizacije ne mogu pristupiti podacima druge organizacije.
• Redovite sigurnosne prakse — redovito pregledavamo i ažuriramo naše sigurnosne mjere i prakse u skladu s industrijskim standardima.

Unatoč našim naporima, nijedan sustav prijenosa ili pohrane podataka putem interneta nije 100% siguran. Ne možemo jamčiti apsolutnu sigurnost Vaših podataka, ali se obvezujemo primjenjivati razumne mjere zaštite.

11. Privatnost djece

Usluga Synqo nije namijenjena djeci mlađoj od 16 godina. Svjesno ne prikupljamo osobne podatke od djece. Ako otkrijemo da smo prikupili podatke od djeteta mlađeg od 16 godina bez odgovarajuće roditeljske privole, poduzet ćemo korake za brzo brisanje tih podataka.

Ako ste roditelj ili skrbnik i smatrate da je Vaše dijete dostavilo osobne podatke putem naše usluge, molimo Vas da nas kontaktirate na privacy@synqo.work kako bismo mogli poduzeti odgovarajuće mjere.

12. Promjene ove politike

Ovu Politiku privatnosti možemo povremeno ažurirati kako bismo odrazili promjene u našim praksama, tehnologijama, zakonskim zahtjevima ili iz drugih operativnih razloga.

U slučaju značajnih promjena obavijestit ćemo Vas e-poštom ili obaviješću unutar aplikacije prije nego što promjene stupe na snagu. Datum posljednjeg ažuriranja na vrhu ove stranice mijenja se pri svakom ažuriranju.

Nastavak korištenja usluge Synqo nakon objave izmjena predstavlja Vaše prihvaćanje ažurirane politike.

Prethodne verzije ove politike dostupne su na zahtjev. Kontaktirajte nas na privacy@synqo.work ako želite pristupiti ranijim verzijama.

13. Kontakt

Za sva pitanja, zahtjeve ili pritužbe u vezi s ovom Politikom privatnosti ili obradom Vaših osobnih podataka, možete nas kontaktirati: