Cuadrante

La página Cuadrante es donde planifica los turnos de cada centro. Solo la ve el propietario; los gerentes planifican los centros que gestionan en la app del teléfono (Gestionar: Cuadrante). Establece una sola vez los turnos que se repiten cada semana y Synqo los convierte en turnos reales para los próximos 12 meses. Después asigna personas a ellos: en el planificador, con asignación automática o como puestos fijos. Los trabajadores ven sus turnos en la app.

Elegir un centro

Primero Elija un centro; la página lo recuerda para la próxima vez. La tarjeta superior muestra el centro y cuántos trabajadores tiene asignados. Solo esos trabajadores pueden asignarse a sus turnos. Cambiar de centro le lleva de vuelta a la lista.

Restablecer centro elimina el cuadrante semanal del centro y todos sus próximos turnos, para empezar de cero. Los turnos trabajados y la asistencia se conservan, igual que los trabajadores asignados.

El cuadrante semanal

El Cuadrante semanal enumera los días de la semana con el horario de apertura del centro, o Cerrado. Para añadir un turno que se repite cada semana:

1. Abra el día. Un día cerrado no admite turnos, así que primero establezca el horario de apertura.
2. En Añadir turno, establezca la Hora de inicio y la Hora de fin. Un turno puede empezar antes de la apertura o terminar después del cierre; solo recibirá un aviso.
3. O active Flexible: el trabajador llega en cualquier momento entre la Llegada más temprana y la Llegada más tardía y trabaja la Duración prevista. No se asigna a nadie a un turno flexible; cualquier trabajador del centro lo toma escaneando el código QR.
4. Establezca los Trabajadores necesarios: cuántas personas necesita el turno.
5. En Requisitos puede pedir un trabajador con una etiqueta (Necesita un trabajador con la etiqueta), como alguien con las llaves, y establecer el Tipo de turno: de mañana, intermedio o de tarde, o según la hora de inicio.
6. Haga clic en Añadir turno. Synqo crea el turno en ese día de la semana para los próximos 12 meses.

Copiar un día copia los turnos de un día a otros días, y Copiar de otro centro copia los turnos semanales de otro centro. Actualizar o Eliminar en un turno semanal solo modifica sus turnos que aún no han empezado: un turno cuya hora cambió a mano la conserva, y los turnos trabajados nunca cambian. Paso a paso: Creación de turnos.

Asignar personas a los turnos

Tres herramientas asignan trabajadores a los turnos. Todas siguen las mismas reglas (véase más abajo) y nunca modifican días pasados:

• Abrir el planificador: toda la semana en una pantalla, Por turno o Por persona. Haga clic en un puesto y elija un trabajador: la mejor opción aparece primero, y la regla que el trabajador incumpliría se muestra bajo su nombre. Elija Solo este día, Todos los lunes a partir de ahora o Todos los lunes hasta…. Rellenar turnos vacíos propone personas para los puestos vacíos. No se guarda nada hasta que haga clic en Guardar.
• Asignar automáticamente: rellena de una vez los turnos vacíos de un periodo más largo, desde Esta semana hasta Próximos 3 meses, y reparte por igual horas y fines de semana. Mostrar propuesta muestra quién recibiría qué turno y qué turnos quedan abiertos, y por qué; Asignar turnos la guarda. Tras cambiar las reglas, marque Replanificar también las asignaciones automáticas anteriores. Borrar asignaciones retira de nuevo las asignaciones automáticas.
• Trabajadores fijos: un trabajador que recibe un turno semanal cada semana en que está libre, siempre o hasta una fecha (por ejemplo, para cubrir unas vacaciones). Añádalos bajo el turno semanal, o elija Todos los lunes a partir de ahora en el planificador. Reciben sus turnos antes de que la asignación automática rellene el resto.

Las Herramientas del planificador actúan sobre toda la semana a la vez: Replanificar esta semana, Copiar esta semana a las siguientes y Cerrar la tienda ese día por un festivo o un inventario, lo que elimina los turnos de ese día hasta que elija Recuperar los turnos.

Replanificar solo mueve a los trabajadores asignados automáticamente, y la planificación nocturna solo rellena los puestos vacíos. Los trabajadores que usted asignó a mano a un turno y los puestos fijos se quedan donde están.

Reglas y planificación nocturna

Las reglas propias de su empresa están en Ajustes → Reglas del cuadrante: el descanso entre dos días de trabajo (0, es decir, sin regla, hasta que lo establezca), el máximo de días seguidos, el máximo de horas por semana, las horas semanales habituales y cuándo empiezan los turnos de mañana y de tarde. Son la política de su empresa y usted decide cada cifra.

Cada trabajador puede tener sus propias Reglas del cuadrante, en su página dentro de Empleados o con el icono de controles deslizantes en el planificador: No puede trabajar, Trabaja solo, Prefiere, No en el mismo turno que, Máx. horas por semana, Máx. días por semana y Etiqueta, siempre o durante un periodo.

La asignación automática y la planificación nocturna nunca incumplen una regla. En el planificador sí puede hacerlo, pero el puesto se pone en rojo; el amarillo es solo un aviso, por ejemplo un trabajador que prefiere otro turno. Un trabajador con una ausencia aprobada nunca se asigna.

Con Mantener el cuadrante completo (en Reglas del cuadrante) establecido en un número de semanas, Synqo rellena cada noche los turnos vacíos con esa antelación. Nunca toca los próximos 7 días, los cambios hechos a mano ni los puestos fijos.

Turnos individuales y excepciones

Para una sola fecha, abra el Calendario de turnos y haga clic en Activar edición. Haga clic en una hora vacía para Crear turno en esa fecha: el centro, la fecha, el horario fijo o flexible, la hora de inicio y de fin y, si lo desea, el trabajador. No se pueden crear turnos en el pasado.

Haga clic en un turno próximo para elegir a su trabajador: Guardar solo para esta fecha o, en un turno del cuadrante semanal, Todos los lunes para asignar al trabajador un puesto fijo en él. Editar turno cambia el horario o elimina el turno. Un turno que ya ha comenzado o que ya se ha trabajado no se puede eliminar.

Cómo ven los trabajadores sus turnos

Los trabajadores ven sus próximos turnos, con la hora y el centro, en la pestaña Turnos de la aplicación, junto con los turnos flexibles abiertos de su centro. Fichan la entrada escaneando el código de la tablet del centro (Fichaje con QR). Los cambios que guarde aparecen en su aplicación.

Solicitudes de cambio de turno

Si su empresa tiene activadas las solicitudes de cambio de turno (Ajustes → Aplicación para trabajadores), los trabajadores pueden pedir saltarse un turno, intercambiarlo con un compañero o cambiar su horario. Usted decide en la página Solicitudes de turnos, y los gerentes deciden para sus propios centros. Un cambio aprobado actualiza el cuadrante; uno rechazado deja el turno como estaba.