Política de privacidad

1. Introducción: quiénes somos

Synqo es una plataforma de software como servicio (SaaS) para la gestión de personal que ayuda a empleadores y organizaciones a gestionar cuadrantes, asistencia, ausencias y analíticas de la plantilla. Synqo opera como empresario individual con sede en Bosnia y Herzegovina, y el servicio está disponible en https://synqo.work.

Esta Política de privacidad explica qué datos personales recopilamos, cómo los utilizamos, con quién los compartimos, cómo los protegemos y qué derechos tiene usted sobre sus datos. Se aplica a todos los usuarios de nuestro sitio web y de nuestra aplicación, incluidos los propietarios de organizaciones, los gerentes y los empleados que utilizan la plataforma.

Al utilizar el servicio de Synqo, usted confirma que ha leído y comprendido esta Política de privacidad. Si no está de acuerdo con alguna parte de esta política, le rogamos que no utilice nuestro servicio.

2. Datos que recopilamos

Recopilamos diversas categorías de datos para prestar y mejorar nuestro servicio. A continuación se describen las categorías de datos que tratamos.

2.1 Datos de la cuenta

Cuando se registra en Synqo, recopilamos su nombre completo, su correo electrónico, el nombre de su organización y su sector de actividad. Estos datos son necesarios para crear y gestionar su cuenta.

2.2 Datos de empleados / plantilla

Cuando usted, como administrador o gerente, añade empleados a la plataforma, recopilamos sus nombres, correos electrónicos, números de teléfono, números de empleado, roles asignados, situación laboral y fechas de contrato. Estos datos los introduce el administrador de la organización en nombre de los empleados.

2.3 Datos de asistencia y trabajo

La plataforma registra las horas de fichaje de entrada y de salida de los empleados, los escaneos de códigos QR, las horas de las pausas y el total de horas trabajadas. Estos datos son fundamentales para la función principal de control de asistencia y de tiempo de trabajo del servicio.

Para que los registros de asistencia sean fiables, con cada fichaje de entrada, fichaje de salida, inicio de sesión en la aplicación y escaneo fallido de un código QR registramos un identificador del dispositivo (la cookie synqo-device), la dirección IP y el tipo de navegador, y en un escaneo fallido también la antigüedad del código. Registramos lo mismo del tablet que muestra los códigos QR en un centro. A partir de ello, Synqo informa al propietario de la organización de posibles usos indebidos, por ejemplo, un mismo teléfono utilizado por varios empleados o el escaneo de un código antiguo. Dentro de la organización, solo el propietario ve estos datos, y cada empleado ve los suyos (los gerentes solo ven las alertas de sus centros, sin direcciones IP ni datos del dispositivo). Nunca se envían por correo electrónico y se eliminan a los 90 días.

2.4 Datos del cuadrante

Tratamos datos sobre turnos, solicitudes de vacaciones retribuidas (PTO), festivos, solicitudes de cambio de turno y cuadrantes. Estos datos hacen posibles las funciones de planificación y de gestión de ausencias.

2.5 Datos de pago

Cuando se suscribe a un plan de pago, tratamos la información de suscripción y facturación. Los pagos los gestiona nuestro socio Lemon Squeezy (Paddle). No almacenamos en nuestros servidores números de tarjetas de crédito ni datos completos de los medios de pago.

2.6 Datos técnicos

Recopilamos automáticamente datos técnicos cuando utiliza nuestro servicio, como direcciones IP, cadenas de agente de usuario, información del navegador, tipo de dispositivo y datos del sistema operativo. Estos datos nos ayudan a mantener la seguridad y a mejorar el rendimiento.

2.7 Datos de comunicación

Recopilamos la información que nos envía mediante formularios de contacto, informes de errores y suscripciones al boletín. Esto incluye su correo electrónico, su nombre y el contenido del mensaje.

2.8 Cookies y tecnologías similares

Utilizamos cookies y tecnologías similares para la autenticación de la sesión, el almacenamiento de las preferencias de idioma y las analíticas. Para más información, consulte la sección 9 (Cookies) de esta política.

3. Cómo utilizamos sus datos

Utilizamos sus datos para los siguientes fines:

• Prestación y funcionamiento del servicio: gestión de su cuenta, su organización, sus centros y el acceso de los usuarios.
• Planificación de empleados, control de asistencia y gestión de ausencias: creación de turnos, registro de horas de trabajo, tramitación de solicitudes de ausencia y gestión de festivos.
• Tramitación de pagos y gestión de suscripciones: gestión de cobros, cambios de plan, cancelaciones y facturación a través de nuestro socio de facturación.
• Envío de correos electrónicos transaccionales: correos de bienvenida, invitaciones a empleados, confirmaciones de suscripción, notificaciones de cambios y restablecimiento de contraseñas.
• Analíticas y mejora del servicio: análisis de los patrones de uso para mejorar el rendimiento, la experiencia de usuario y la funcionalidad de la plataforma.
• Seguridad, prevención del fraude y detección de abusos: protección de la integridad de la plataforma, detección de accesos no autorizados y prevención del uso indebido del servicio.
• Cumplimiento legal: cumplimiento de las leyes, normativas y obligaciones legales aplicables, incluida la respuesta a requerimientos legítimos de las autoridades.

4. Base jurídica del tratamiento (RGPD)

De conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y las leyes de protección de datos aplicables en Bosnia y Herzegovina, tratamos sus datos personales con base en los siguientes fundamentos jurídicos:

• Ejecución del contrato — el tratamiento es necesario para prestar el servicio al que usted se ha registrado, incluida la gestión de la cuenta, del cuadrante, de la asistencia y de las ausencias.
• Intereses legítimos — tratamos determinados datos sobre la base de nuestros intereses empresariales legítimos, incluidos la seguridad de la plataforma, el análisis, la mejora del servicio y la prevención del fraude, siempre que dichos intereses no prevalezcan sobre sus derechos.
• Consentimiento — para determinadas actividades de tratamiento, como la suscripción al boletín y las cookies opcionales, solicitamos su consentimiento explícito. Usted puede retirar su consentimiento en cualquier momento.
• Obligación legal — estamos obligados a conservar determinados datos para cumplir obligaciones legales, incluidos los registros fiscales y contables.

5. Comunicación de datos y terceros

No vendemos sus datos personales. Solo compartimos datos con los proveedores de servicios necesarios para el funcionamiento de nuestra plataforma. Cada proveedor trata los datos de acuerdo con sus propios contratos de tratamiento de datos.

• Supabase — autenticación y alojamiento de la base de datos. Todos los datos de la aplicación (cuentas de usuario, datos de la empresa, registros de asistencia, cuadrantes) se almacenan en la infraestructura de Supabase.
• Vercel — alojamiento, despliegue y analítica. Vercel trata los registros de solicitudes, los datos de rendimiento y la información de visitas a las páginas.
• Lemon Squeezy / Paddle — procesamiento de pagos y gestión de suscripciones. Gestionan los datos de facturación, de suscripción y los detalles de las transacciones. Todos los datos de las tarjetas de pago son tratados exclusivamente por estos socios.
• Resend — envío de correos electrónicos transaccionales. Trata las direcciones de correo electrónico y el contenido de los mensajes para entregar comunicaciones relacionadas con el servicio (invitaciones, confirmaciones, notificaciones).
• Sentry — supervisión de errores. Recopila datos técnicos de errores, que pueden incluir identificadores de usuario, para ayudarnos a diagnosticar y corregir incidencias.
• Google Analytics (si está activado) — analítica de uso anonimizada para comprender los patrones de visita y mejorar la experiencia de usuario.
• Anthropic — asistente de AI para el cuadrante (solo si está activado para su empresa). Cuando el propietario hace una pregunta, Anthropic trata la pregunta y los datos del cuadrante necesarios para responderla (nombres de trabajadores, turnos, reglas). Anthropic no utiliza estos datos para entrenar sus modelos.
• Groq — asistente de AI para el cuadrante (solo si está activado para su empresa). Responde en primer lugar; Anthropic toma el relevo cuando Groq no está disponible. Groq trata los mismos datos que Anthropic y no los utiliza para entrenar modelos.

6. Transferencias internacionales de datos

Algunos de nuestros proveedores de servicios operan fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) y de Bosnia y Herzegovina. En concreto, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic y Groq tienen su sede en Estados Unidos.

Cuando los datos se transfieren fuera del EEE o de Bosnia y Herzegovina, garantizamos que existen salvaguardas adecuadas, incluidas las cláusulas contractuales tipo (CCT) aprobadas por la Comisión Europea u otros mecanismos de transferencia legalmente reconocidos.

Puede ponerse en contacto con nosotros en privacy@synqo.work para obtener más información sobre las salvaguardas específicas aplicadas a las transferencias de datos.

7. Conservación de los datos

Conservamos sus datos únicamente durante el tiempo necesario para los fines descritos en esta política. Nuestras prácticas de conservación son las siguientes:

• Cuentas activas — los datos se conservan mientras su cuenta esté activa y usted utilice el servicio.
• Tras la eliminación de la cuenta — los datos personales se suprimen en un plazo de 30 días desde el cierre de la cuenta, salvo que la ley exija su conservación.
• Copias de seguridad — los datos pueden permanecer en copias de seguridad cifradas hasta 90 días después de su eliminación.
• Obligaciones legales — determinados registros (p. ej., registros fiscales y contables) se conservan durante el tiempo que exija la ley, normalmente 5 años o más.
• Datos del dispositivo — el identificador del dispositivo, la dirección IP y el tipo de navegador registrados con los fichajes de entrada y salida, los inicios de sesión y los escaneos fallidos se eliminan a los 90 días; las horas de fichaje de entrada y salida se conservan.
• Boletín — su dirección de correo electrónico se conserva hasta que usted se dé de baja del boletín.
• Formularios de contacto — los datos enviados mediante formularios de contacto e informes de errores se conservan durante 12 meses.

8. Sus derechos (RGPD / Derechos del interesado)

De conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos, usted tiene los siguientes derechos respecto a sus datos personales:

• Derecho de acceso — usted tiene derecho a solicitar una copia de los datos personales que conservamos sobre usted.
• Derecho de rectificación — usted tiene derecho a solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión («derecho al olvido») — usted tiene derecho a solicitar la supresión de sus datos personales, con sujeción a determinadas limitaciones legales.
• Derecho a la limitación del tratamiento — usted tiene derecho a solicitar la limitación del tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
• Derecho a la portabilidad de los datos — usted tiene derecho a recibir sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Derecho de oposición — usted tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos basado en intereses legítimos.
• Derecho a retirar el consentimiento — cuando el tratamiento se base en el consentimiento, usted tiene derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de su retirada.
• Derecho a presentar una reclamación — usted tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control de protección de datos competente si considera que sus datos se han tratado incumpliendo la normativa aplicable.

Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, contacte con nosotros en privacy@synqo.work. Responderemos a su solicitud en un plazo de 30 días.

9. Cookies

Nuestro sitio web utiliza cookies, pequeños archivos de texto que se almacenan en su dispositivo. Utilizamos las siguientes categorías de cookies:

Cookies esenciales

Estas cookies son necesarias para el funcionamiento del sitio web y no se pueden desactivar. Incluyen las cookies de sesión de autenticación y el almacenamiento de la preferencia de idioma (locale). Sin estas cookies, el servicio no puede funcionar correctamente. En la app y en la tablet con el código QR utilizamos también la cookie synqo-device: un identificador aleatorio del dispositivo que dura hasta 400 días y se utiliza únicamente para proteger los registros de asistencia (véase el apartado 2.3).

Cookies analíticas

Utilizamos Vercel Analytics y, opcionalmente, Google Analytics para recopilar datos anonimizados sobre el uso del sitio. Estas cookies nos ayudan a comprender cómo interactúan los usuarios con nuestra plataforma y cómo podemos mejorarla.

Cookies publicitarias

No utilizamos cookies publicitarias ni de seguimiento de terceros.

Puede gestionar sus preferencias de cookies mediante el banner de consentimiento que se muestra en su primera visita o a través de los ajustes de su navegador.

10. Seguridad de los datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos personales frente al acceso no autorizado, la alteración, la divulgación o la destrucción. Nuestras medidas de seguridad incluyen:

• Cifrado en tránsito — toda la comunicación entre su navegador y nuestros servidores está protegida mediante cifrado HTTPS/TLS.
• Cifrado en reposo — los datos almacenados en la base de datos están protegidos mediante cifrado a nivel de almacenamiento.
• Control de acceso y autenticación — el acceso a los datos está restringido a los usuarios autorizados mediante sistemas de autenticación y de acceso basado en roles.
• Políticas de Row Level Security (RLS) — a nivel de base de datos aplicamos políticas de seguridad a nivel de fila que garantizan el aislamiento de los datos entre empresas. Los usuarios de una empresa no pueden acceder a los datos de otra.
• Prácticas de seguridad periódicas — revisamos y actualizamos periódicamente nuestras medidas y prácticas de seguridad de acuerdo con los estándares del sector.

A pesar de nuestros esfuerzos, ningún método de transmisión o almacenamiento a través de internet es seguro al 100 %. No podemos garantizar la seguridad absoluta de sus datos, pero nos comprometemos a aplicar medidas de protección razonables.

11. Privacidad de los menores

El servicio de Synqo no está dirigido a menores de 16 años. No recopilamos conscientemente datos personales de menores. Si descubrimos que hemos recopilado datos de un menor de 16 años sin el consentimiento parental adecuado, tomaremos medidas para eliminarlos con prontitud.

Si es usted padre, madre o tutor y considera que su hijo o hija ha facilitado datos personales a través de nuestro servicio, contacte con nosotros en privacy@synqo.work para que podamos tomar las medidas oportunas.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de privacidad de forma periódica para reflejar cambios en nuestras prácticas, tecnologías o requisitos legales, o por otros motivos operativos.

En caso de cambios importantes, se lo notificaremos por correo electrónico o mediante una notificación en la app antes de que entren en vigor. La fecha de última actualización que figura en la parte superior de esta página se modificará con cada actualización.

El uso continuado del servicio de Synqo tras la publicación de los cambios supone la aceptación de la política actualizada.

Las versiones anteriores de esta política están disponibles previa solicitud. Contacte con nosotros en privacy@synqo.work si desea acceder a versiones anteriores.

13. Contacto

Para cualquier pregunta, solicitud o reclamación relativa a esta Política de privacidad o al tratamiento de sus datos personales, puede contactar con nosotros: