График и замена смен

Этот процесс охватывает составление и изменение графика: владелец задаёт недельные смены каждой локации, владелец или менеджер локации назначает на них работников, работники видят свои смены и могут просить об изменениях, а владелец или менеджер принимает решение. Подробности см. в разделах График и Заявки на смены.

1. Владелец задаёт недельные смены

Владелец: в разделе График выберите локацию и добавьте её смены в разделе Недельный график: для каждого дня укажите время начала и окончания, а также фиксированная смена или гибкая. Каждая смена повторяется каждую неделю, поэтому у следующих недель тоже есть смены. Недельные смены меняет только владелец. Пошаговое руководство см. в разделе Создание смен.

2. Работников назначают на смены

Владелец или менеджер: владелец планирует все локации; менеджер планирует локации, которыми управляет, в разделе Управление: График. Есть несколько способов, и они работают вместе:

• Постоянные работники: работник, который получает недельную смену каждую неделю, когда свободен.
• Открыть планировщик: вся неделя на одном экране, По сменам или По людям, для ручного назначения работников.
• Автоназначение: сразу заполняет пустые смены за более длительный период.
• Автоматический план: если владелец включит его в разделе Правила составления графика, Synqo каждую ночь заполняет пустые смены на ближайшие недели. Он никогда не затрагивает ближайшие 7 дней, изменения, сделанные вручную, и постоянные места.

Автоназначение и ночной план следуют Правилам составления графика Вашей компании (отдых между сменами, число дней подряд, часы в неделю) и личным правилам каждого работника, например дням, когда он не может работать. Эти правила определяет Ваша компания. Если Вы назначаете кого-то вручную вопреки правилу, Synqo предупредит Вас, но позволит это сделать.

3. Работник видит свои смены

Работник: на вкладке Смены показаны Ваши предстоящие смены по дням, со временем и локацией. Гибкая смена открыта для всех работников локации: кто отметит приход, тот и берёт её на этот день.

4. Работник просит об изменении

Работник: если в Вашей компании включены заявки на замену смены, откройте карточку Заявки на замену смены на вкладке «Смены», нажмите Новая заявка и выберите смену и тип: Пропустить (Вы не работаете в эту смену), Обменять (её берёт свободный в это время коллега) или Изменить время. При желании укажите причину и нажмите Отправить заявку. Заявка остаётся На рассмотрении, пока кто-нибудь не примет решение.

5. Решает владелец или менеджер

Владелец или менеджер: владелец видит все заявки в разделе Заявки на замену смены; менеджер видит заявки по своим локациям в разделе Управление: Заявки на смены. Одобрить сразу вносит изменение: при обмене смена переходит к выбранному коллеге, при изменении времени меняется время, а при пропуске Вы выбираете свободного работника или пока оставляете смену пустой. Отклонить требует указать короткую причину, которую увидит работник. См. Одобрение заявок.

6. Работник видит результат

Работник: в списке Ваших заявок указано Одобрено или Отклонено, а при отклонении ещё и причина. Заявку можно отменить, пока она на рассмотрении. Одобренное изменение сразу отображается в Ваших сменах и в графике.