Политика конфиденциальности

1. Введение — кто мы

Synqo — это платформа для управления персоналом (SaaS), которая помогает работодателям и организациям управлять графиком, посещаемостью, отпусками и аналитикой по персоналу. Synqo работает как индивидуальная предпринимательская деятельность с местонахождением в Боснии и Герцеговине, а сервис доступен на сайте https://synqo.work.

В настоящей Политике конфиденциальности объясняется, какие персональные данные мы собираем, как их используем, кому передаём, как защищаем и какие права Вы имеете в отношении своих данных. Она распространяется на всех пользователей нашего сайта и приложения, включая владельцев организаций, менеджеров и сотрудников, использующих платформу.

Используя сервис Synqo, Вы подтверждаете, что прочитали и поняли настоящую Политику конфиденциальности. Если Вы не согласны с какой-либо её частью, пожалуйста, не используйте наш сервис.

2. Данные, которые мы собираем

Мы собираем различные категории данных, чтобы предоставлять и улучшать наш сервис. Ниже описаны категории данных, которые мы обрабатываем.

2.1 Данные аккаунта

При регистрации в Synqo мы собираем Ваше имя и фамилию, адрес эл. почты, название организации и сферу деятельности. Эти данные необходимы для создания аккаунта и управления им.

2.2 Данные о сотрудниках / персонале

Когда Вы как администратор или менеджер добавляете сотрудников на платформу, мы собираем их имена и фамилии, адреса эл. почты, номера телефонов, табельные номера, назначенные роли, статус занятости и даты договоров. Эти данные вносит администратор организации от имени сотрудников.

2.3 Данные о посещаемости и работе

Платформа записывает время отметки прихода и ухода сотрудников, сканирования QR-кодов, время перерывов и общее количество отработанных часов. Эти данные имеют ключевое значение для основной функции сервиса — учёта посещаемости и рабочего времени.

Чтобы учёт посещаемости был надёжным, при каждой отметке прихода, отметке ухода, входе в приложение и неудачном сканировании QR-кода мы записываем идентификатор устройства (cookie synqo-device), IP-адрес и тип браузера, а при неудачном сканировании — ещё и возраст кода. То же самое мы записываем для планшета, который показывает QR-коды в локации. На основании этого Synqo сообщает владельцу организации о возможных злоупотреблениях, например о том, что один телефон используется для нескольких сотрудников или что отсканирован старый код. В организации эти данные видит только владелец, а каждый сотрудник — только свои (менеджеры видят лишь оповещения своих локаций, без IP-адресов и данных об устройстве). Они никогда не отправляются по эл. почте и удаляются через 90 дней.

2.4 Данные о графике

Мы обрабатываем данные о сменах, заявках на оплачиваемый отпуск (PTO), праздничных днях, заявках на замену смены и о графике. Эти данные обеспечивают работу функций составления графика и управления отпусками.

2.5 Платёжные данные

Когда Вы оформляете платный тариф, мы обрабатываем данные о подписке и оплате. Платежи обрабатывает наш партнёр Lemon Squeezy (Paddle). Мы не храним номера кредитных карт и полные данные о платёжных средствах на наших серверах.

2.6 Технические данные

При использовании нашего сервиса мы автоматически собираем технические данные, включая IP-адреса, строки user agent, сведения о браузере, тип устройства и данные об операционной системе. Эти данные помогают нам поддерживать безопасность и улучшать производительность.

2.7 Данные обращений

Мы собираем информацию, которую Вы отправляете через контактные формы, сообщения об ошибках и подписку на рассылку. Сюда входят Ваш адрес эл. почты, имя и текст сообщения.

2.8 Cookie и аналогичные технологии

Мы используем cookie и аналогичные технологии для аутентификации сессии, сохранения языковых предпочтений и аналитики. Подробнее см. раздел 9 (Cookie) настоящей политики.

3. Как мы используем Ваши данные

Мы используем Ваши данные в следующих целях:

• Предоставление и работа сервиса — управление Вашим аккаунтом, организацией, локациями и доступом пользователей.
• Составление графика, учёт посещаемости и управление отпусками — создание смен, учёт рабочего времени, обработка заявок на отпуск и управление праздничными днями.
• Обработка платежей и управление подписками — списания, смена тарифа, отмена подписки и выставление счетов через нашего платёжного партнёра.
• Отправка служебных писем — приветственные письма, приглашения сотрудникам, подтверждения подписки, уведомления об изменениях и сброс паролей.
• Аналитика и улучшение сервиса — анализ моделей использования для повышения производительности, удобства работы и функциональности платформы.
• Безопасность, предотвращение мошенничества и выявление злоупотреблений — защита целостности платформы, выявление несанкционированного доступа и предотвращение неправомерного использования сервиса.
• Соблюдение законодательства — соблюдение применимых законов, нормативных актов и юридических обязательств, включая ответы на законные запросы государственных органов.

4. Правовое основание обработки (GDPR)

В соответствии с Общим регламентом по защите данных (GDPR) и применимыми законами о защите данных в Боснии и Герцеговине мы обрабатываем Ваши персональные данные на следующих правовых основаниях:

• Исполнение договора — обработка необходима для предоставления сервиса, для которого Вы зарегистрировались, включая управление аккаунтом, графиком, посещаемостью и отпусками.
• Законные интересы — мы обрабатываем определённые данные на основании наших законных деловых интересов, включая безопасность платформы, аналитику, улучшение сервиса и предотвращение мошенничества, при условии что эти интересы не превалируют над Вашими правами.
• Согласие — для определённых видов обработки, таких как подписка на рассылку и необязательные файлы cookie, мы запрашиваем Ваше явное согласие. Вы можете отозвать согласие в любой момент.
• Юридическая обязанность — мы обязаны хранить определённые данные для соблюдения требований закона, включая налоговую и бухгалтерскую документацию.

5. Передача данных и третьи лица

Мы не продаём Ваши персональные данные. Мы передаём данные только поставщикам услуг, которые необходимы для работы нашей платформы. Каждый поставщик обрабатывает данные в соответствии со своими собственными соглашениями об обработке данных.

• Supabase — аутентификация и хостинг базы данных. Все данные приложения (аккаунты пользователей, данные организации, записи посещаемости, графики) хранятся в инфраструктуре Supabase.
• Vercel — хостинг, развёртывание и аналитика. Vercel обрабатывает журналы запросов, данные о производительности и сведения о посещении страниц.
• Lemon Squeezy / Paddle — обработка платежей и управление подписками. Они обрабатывают платёжные данные, данные о подписке и сведения о транзакциях. Все данные платёжных карт обрабатываются исключительно этими партнёрами.
• Resend — доставка транзакционных писем. Обрабатывает адреса эл. почты и содержание писем для доставки сообщений, связанных с сервисом (приглашения, подтверждения, уведомления).
• Sentry — мониторинг ошибок. Собирает технические данные об ошибках, которые могут включать идентификаторы пользователей, чтобы помочь нам диагностировать и устранять неполадки.
• Google Analytics (если включён) — анонимизированная аналитика использования для понимания особенностей посещений и улучшения пользовательского опыта.
• Anthropic — AI-помощник по графику (только если включён для Вашей компании). Когда владелец задаёт вопрос, Anthropic обрабатывает текст вопроса и данные графика, необходимые для ответа (имена работников, смены, правила). Anthropic не использует эти данные для обучения своих моделей.
• Groq — AI-помощник по графику (только если включён для Вашей компании). Отвечает первым; Anthropic подключается, когда Groq недоступен. Groq обрабатывает те же данные, что и Anthropic, и не использует их для обучения моделей.

6. Международная передача данных

Некоторые из наших поставщиков услуг работают за пределами Европейской экономической зоны (EEA) и Боснии и Герцеговины. В частности, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic и Groq находятся в Соединённых Штатах Америки.

Когда данные передаются за пределы EEA или Боснии и Герцеговины, мы обеспечиваем наличие надлежащих мер защиты, включая стандартные договорные условия (SCC), одобренные Европейской комиссией, или другие юридически признанные механизмы передачи.

Вы можете написать нам на privacy@synqo.work, чтобы получить дополнительную информацию о конкретных мерах защиты, применяемых при передаче данных.

7. Хранение данных

Мы храним Ваши данные только в течение срока, необходимого для целей, описанных в настоящей политике. Наши правила хранения:

• Активные аккаунты — данные хранятся, пока Ваш аккаунт активен и Вы пользуетесь сервисом.
• После удаления аккаунта — персональные данные удаляются в течение 30 дней после закрытия аккаунта, за исключением случаев, когда хранение требуется по закону.
• Резервные копии — данные могут сохраняться в зашифрованных резервных копиях до 90 дней после удаления.
• Юридические обязанности — определённые записи (например, налоговые и бухгалтерские) хранятся столько, сколько требует закон, как правило 5 лет и более.
• Данные об устройстве — идентификатор устройства, IP-адрес и тип браузера, записанные при отметках прихода, отметках ухода, входах и неудачных сканированиях, удаляются через 90 дней; время отметок прихода и ухода сохраняется.
• Рассылка — Ваш адрес эл. почты хранится, пока Вы не отпишетесь от рассылки.
• Обращения через формы — данные, отправленные через контактные формы и сообщения об ошибках, хранятся 12 месяцев.

8. Ваши права (GDPR / права субъекта данных)

В соответствии с применимым законодательством о защите данных Вы имеете следующие права в отношении своих персональных данных:

• Право доступа — Вы вправе запросить копию персональных данных, которые мы храним о Вас.
• Право на исправление — Вы вправе потребовать исправления неточных или неполных данных.
• Право на удаление («право быть забытым») — Вы вправе потребовать удаления Ваших персональных данных с учётом определённых законодательных ограничений.
• Право на ограничение обработки — Вы вправе потребовать ограничения обработки Ваших данных в определённых обстоятельствах.
• Право на переносимость данных — Вы вправе получить Ваши данные в структурированном, широко используемом и машиночитаемом формате.
• Право на возражение — Вы вправе возражать против обработки Ваших данных, основанной на законных интересах.
• Право отозвать согласие — если обработка основана на согласии, Вы вправе отозвать его в любое время; это не влияет на законность обработки, осуществлённой до отзыва.
• Право подать жалобу — Вы вправе подать жалобу в компетентный надзорный орган по защите данных, если считаете, что Ваши данные обрабатывались с нарушением применимых норм.

Чтобы воспользоваться любым из перечисленных прав, свяжитесь с нами по адресу privacy@synqo.work. Мы ответим на Ваш запрос в течение 30 дней.

9. Файлы cookie

Наш сайт использует файлы cookie — небольшие текстовые файлы, которые сохраняются на Вашем устройстве. Мы используем следующие категории файлов cookie:

Необходимые файлы cookie

Эти файлы cookie необходимы для работы сайта, и их нельзя отключить. К ним относятся файлы cookie сессии аутентификации и хранение языковых предпочтений. Без них сервис не сможет работать правильно. В приложении и на планшете с QR-кодом мы также используем файл cookie synqo-device: случайный идентификатор устройства со сроком действия до 400 дней, который служит только для защиты записей о посещаемости (см. раздел 2.3).

Аналитические файлы cookie

Мы используем Vercel Analytics и, по желанию, Google Analytics для сбора анонимизированных данных об использовании сайта. Эти файлы cookie помогают нам понять, как пользователи работают с нашей платформой и как её можно улучшить.

Рекламные файлы cookie

Мы не используем рекламные файлы cookie и файлы cookie сторонних сервисов для отслеживания.

Вы можете управлять настройками файлов cookie через баннер согласия, который отображается при первом посещении, или через настройки Вашего браузера.

10. Безопасность данных

Мы применяем надлежащие технические и организационные меры для защиты Ваших персональных данных от несанкционированного доступа, изменения, раскрытия или уничтожения. Наши меры безопасности включают:

• Шифрование при передаче — весь обмен данными между Вашим браузером и нашими серверами защищён шифрованием HTTPS/TLS.
• Шифрование при хранении — данные в базе данных защищены шифрованием на уровне хранилища.
• Контроль доступа и аутентификация — доступ к данным ограничен авторизованными пользователями с помощью аутентификации и ролевой системы доступа.
• Политики Row Level Security (RLS) — на уровне базы данных мы применяем политики безопасности на уровне строк, которые обеспечивают изоляцию данных между компаниями. Пользователи одной компании не могут получить доступ к данным другой.
• Регулярные меры безопасности — мы регулярно проверяем и обновляем наши меры и практики безопасности в соответствии с отраслевыми стандартами.

Несмотря на наши усилия, ни один способ передачи или хранения данных в интернете не является безопасным на 100%. Мы не можем гарантировать абсолютную безопасность Ваших данных, но обязуемся применять разумные меры защиты.

11. Конфиденциальность детей

Сервис Synqo не предназначен для детей младше 16 лет. Мы сознательно не собираем персональные данные детей. Если мы обнаружим, что собрали данные ребёнка младше 16 лет без надлежащего согласия родителей, мы незамедлительно примем меры для удаления этих данных.

Если Вы родитель или опекун и считаете, что Ваш ребёнок передал персональные данные через наш сервис, свяжитесь с нами по адресу privacy@synqo.work, чтобы мы могли принять необходимые меры.

12. Изменения в настоящей политике

Мы можем время от времени обновлять настоящую Политику конфиденциальности, чтобы отразить изменения в наших практиках, технологиях, требованиях законодательства или по иным операционным причинам.

О существенных изменениях мы уведомим Вас по электронной почте или уведомлением в приложении до их вступления в силу. Дата последнего обновления в верхней части этой страницы будет меняться при каждом обновлении.

Продолжение использования сервиса Synqo после публикации изменений означает Ваше согласие с обновлённой политикой.

Предыдущие версии настоящей политики доступны по запросу. Свяжитесь с нами по адресу privacy@synqo.work, если хотите получить более ранние версии.

13. Контакты

По всем вопросам, запросам или жалобам, связанным с настоящей Политикой конфиденциальности или обработкой Ваших персональных данных, Вы можете связаться с нами: