График

На странице «График» Вы планируете смены каждой локации. Её видит только владелец; менеджеры планируют свои локации в мобильном приложении (Управление: График). Смены, которые повторяются каждую неделю, Вы задаёте один раз, а Synqo превращает их в реальные смены на следующие 12 месяцев. Затем Вы назначаете на них людей: в планировщике, с помощью автоназначения или как постоянные места. Работники видят свои смены в приложении.

Выбор локации

Сначала Выберите локацию; страница запомнит её до следующего раза. Карточка вверху показывает локацию и количество назначенных на неё работников. Только этих работников можно ставить на её смены. Сменить локацию возвращает Вас к списку.

Сбросить локацию удаляет недельный шаблон локации и все её предстоящие смены, чтобы начать с чистого листа. Отработанные смены и посещаемость сохраняются, как и назначенные на локацию работники.

Недельный шаблон

В Недельном шаблоне перечислены дни недели с часами работы локации или пометкой Закрыто. Чтобы добавить смену, которая повторяется каждую неделю:

1. Откройте день. В закрытый день нельзя добавлять смены, поэтому сначала задайте часы работы.
2. В разделе Добавить смену задайте Время начала и Время окончания. Смена может начаться до открытия или закончиться после закрытия; Вы получите только примечание.
3. Или включите Гибкая: работник приходит в любое время между Самый ранний приход и Самый поздний приход и работает Ожидаемая длительность. На гибкую смену никто не назначается; её берёт любой работник локации, отсканировав QR-код.
4. Укажите Нужно работников: сколько человек требуется на смену.
5. В разделе Требования можно запросить работника с меткой (Нужен работник с меткой), например того, у кого есть ключи, и задать Тип смены: утренняя, средняя или дневная, либо по времени начала.
6. Нажмите Добавить смену. Synqo создаст смену в этот день недели на следующие 12 месяцев.

Копировать день копирует смены одного дня на другие дни, а Копировать из другой локации копирует недельные смены другой локации. Обновить или Удалить для недельной смены меняет только те её смены, которые ещё не начались: смена, время которой Вы изменили вручную, сохраняет его, а отработанные смены не меняются никогда. Пошагово: Создание смен.

Назначение людей на смены

Три инструмента ставят работников на смены. Все они следуют одним правилам (см. ниже) и никогда не меняют прошедшие дни:

• Открыть планировщик: вся неделя на одном экране, По сменам или По людям. Нажмите на место и выберите работника: лучший вариант идёт первым, а правило, которое работник нарушил бы, показано под его именем. Выберите Только этот день, Каждый понедельник отныне или Каждый понедельник до…. Заполнить пустые смены предлагает людей на пустые места. Ничего не сохраняется, пока Вы не нажмёте Сохранить.
• Автоназначение: сразу заполняет пустые смены на более длительный период, от Эта неделя до Следующие 3 месяца, и равномерно распределяет часы и выходные. Показать предложение показывает, кто получит какую смену, какие смены останутся свободными и почему; Назначить смены сохраняет его. После изменения правил отметьте Перепланировать и прежние автоматические назначения. Очистить назначения снова снимает автоматические назначения.
• Постоянные работники: работник, который получает недельную смену каждую неделю, когда свободен, всегда или до определённой даты (например, чтобы заменить кого-то в праздники). Добавьте их под недельной сменой или выберите Каждый понедельник отныне в планировщике. Они получают свои смены раньше, чем автоназначение заполнит остальное.

Инструменты планировщика работают сразу со всей неделей: Перепланировать эту неделю, Копировать эту неделю вперёд на следующие недели и Закрыть магазин в этот день из-за праздника или инвентаризации; это убирает смены того дня, пока Вы не выберете Вернуть смены.

Перепланирование перемещает только тех работников, которые были назначены автоматически, а ночное планирование только заполняет пустые места. Работники, которых Вы поставили на смену вручную, и постоянные места остаются как есть.

Правила и ночное планирование

Правила Вашей компании находятся в разделе Настройки → Правила графика: отдых между двумя рабочими днями (0, то есть без правила, пока Вы его не зададите), максимум дней подряд, максимум часов в неделю, обычные недельные часы и время начала утренней и дневной смен. Это политика Вашей компании, и каждое число определяете Вы.

У каждого работника могут быть свои Правила графика на его странице в разделе Сотрудники или через значок ползунков в планировщике: Не может работать, Работает только, Предпочитает, Не в одной смене с, Макс. часов в неделю, Макс. дней в неделю и Метка, всегда или на определённый период.

Автоназначение и ночное планирование никогда не нарушают правила. В планировщике Вы можете их нарушить, но место станет красным; жёлтый цвет означает лишь предупреждение, например, если работник предпочитает другую смену. Работник в одобренном отпуске никогда не попадает в график.

Если Держать график заполненным (в Правилах графика) установлено на определённое число недель, Synqo каждую ночь заполняет пустые смены на столько недель вперёд. Он никогда не трогает ближайшие 7 дней, изменения, сделанные вручную, и постоянные места.

Отдельные смены и исключения

Для одной даты откройте Календарь смен и нажмите Включить редактирование. Нажмите на пустое время, чтобы Создать смену на эту дату: укажите локацию, дату, фиксированные или гибкие часы, время начала и окончания и, при желании, работника. Смены нельзя создавать в прошлом.

Нажмите на предстоящую смену, чтобы выбрать работника: Сохранить только на эту дату или, для смены из недельного графика, Каждый понедельник, чтобы закрепить за работником постоянное место. Изменить смену меняет время или удаляет смену. Смену, которая уже началась или была отработана, удалить нельзя.

Как работники видят свои смены

Работники видят свои предстоящие смены с временем и локацией на вкладке Смены в приложении, а также открытые гибкие смены своей локации. Они отмечают приход, сканируя код на планшете локации (Отметка прихода по QR-коду). Сохранённые Вами изменения отображаются в их приложении.

Заявки на замену смены

Если в Вашей компании включены заявки на замену смены (Настройки → Приложение для работников), работники могут попросить пропустить смену, поменяться ею с коллегой или изменить её время. Решение принимаете Вы на странице Заявки на замену смены, а менеджеры решают по своим локациям. Одобренное изменение обновляет график; отклонённая заявка оставляет смену без изменений.