Політика конфіденційності

1. Вступ — хто ми

Synqo — це платформа для керування персоналом у форматі SaaS, яка допомагає роботодавцям та організаціям керувати графіками, відвідуваністю, відпустками та аналітикою персоналу. Synqo діє як індивідуальна підприємницька діяльність із місцезнаходженням у Боснії і Герцеговині, а сервіс доступний на сайті https://synqo.work.

Ця Політика конфіденційності пояснює, які персональні дані ми збираємо, як їх використовуємо, кому передаємо, як захищаємо та які права Ви маєте щодо Ваших даних. Вона поширюється на всіх користувачів нашого вебсайту та застосунку, зокрема власників організацій, менеджерів і співробітників, які користуються платформою.

Користуючись сервісом Synqo, Ви підтверджуєте, що прочитали та зрозуміли цю Політику конфіденційності. Якщо Ви не погоджуєтеся з будь-якою частиною цієї політики, будь ласка, не користуйтеся нашим сервісом.

2. Дані, які ми збираємо

Ми збираємо різні категорії даних, щоб надавати та покращувати наш сервіс. Нижче наведено категорії даних, які ми обробляємо.

2.1 Дані облікового запису

Коли Ви реєструєтеся в Synqo, ми збираємо Ваше повне ім'я, адресу ел. пошти, назву організації та сферу діяльності. Ці дані потрібні для створення та ведення Вашого облікового запису.

2.2 Дані про співробітників / персонал

Коли Ви як адміністратор або менеджер додаєте співробітників на платформу, ми збираємо їхні імена, адреси ел. пошти, номери телефонів, табельні номери, призначені ролі, статус працевлаштування та дати контрактів. Ці дані вносить адміністратор організації від імені співробітників.

2.3 Дані про відвідуваність і роботу

Платформа фіксує час приходу та виходу співробітників, скани QR-кодів, час перерв і загальну кількість відпрацьованих годин. Ці дані є ключовими для основної функції обліку відвідуваності та робочого часу.

Щоб облік відвідуваності був надійним, під час кожного приходу, виходу, входу в застосунок і невдалого сканування QR-коду ми записуємо ідентифікатор пристрою (файл cookie synqo-device), IP-адресу та тип браузера, а при невдалому скануванні — ще й вік коду. Те саме ми записуємо для планшета, який показує QR-коди на локації. На основі цього Synqo повідомляє власнику організації про можливі зловживання, наприклад, коли один телефон використовується для кількох співробітників або скануvається старий код. В організації ці дані бачить лише власник, а кожен співробітник — лише свої (менеджери бачать лише сповіщення своїх локацій, без IP-адрес і даних про пристрій). Їх ніколи не надсилають електронною поштою, а через 90 днів видаляють.

2.4 Дані про графік

Ми обробляємо дані про зміни, заявки на оплачувану відпустку (PTO), свята, запити на заміну зміни та графік. Ці дані забезпечують роботу функцій планування та керування відпустками.

2.5 Платіжні дані

Коли Ви оформлюєте підписку на платний тариф, ми обробляємо дані про підписку та оплату. Платежі обробляє наш партнер Lemon Squeezy (Paddle). Ми не зберігаємо номери кредитних карток чи повні дані про платіжні засоби на наших серверах.

2.6 Технічні дані

Ми автоматично збираємо технічні дані, коли Ви користуєтеся нашим сервісом, зокрема IP-адреси, рядки user agent, інформацію про браузер, тип пристрою та дані про операційну систему. Ці дані допомагають нам підтримувати безпеку та покращувати продуктивність.

2.7 Дані листування

Ми збираємо інформацію, яку Ви надсилаєте через контактні форми, повідомлення про помилки та підписку на розсилку. Вона містить Вашу адресу ел. пошти, ім'я та зміст повідомлення.

2.8 Файли cookie та подібні технології

Ми використовуємо файли cookie та подібні технології для автентифікації сесії, збереження мовних налаштувань і аналітики. Докладніше див. розділ 9 (Файли cookie) цієї політики.

3. Як ми використовуємо Ваші дані

Ми використовуємо Ваші дані для таких цілей:

• Надання та функціонування сервісу — керування Вашим обліковим записом, організацією, локаціями та доступом користувачів.
• Планування змін, облік відвідуваності та керування відпустками — створення змін, облік робочого часу, обробка заявок на відпустку та керування святами.
• Обробка платежів і керування підписками — списання коштів, зміна тарифу, скасування та виставлення рахунків через нашого платіжного партнера.
• Надсилання службових листів — листи привітання, запрошення для співробітників, підтвердження підписки, сповіщення про зміни та скидання паролів.
• Аналітика та покращення сервісу — аналіз моделей використання для покращення продуктивності, зручності користування та функціональності платформи.
• Безпека, запобігання шахрайству та виявлення зловживань — захист цілісності платформи, виявлення несанкціонованого доступу та запобігання неправомірному використанню сервісу.
• Дотримання законодавства — виконання чинних законів, нормативних актів і юридичних зобов'язань, зокрема відповіді на законні запити органів влади.

4. Правова підстава для обробки (GDPR)

Відповідно до Загального регламенту про захист даних (GDPR) та чинних законів про захист даних у Боснії і Герцеговині ми обробляємо Ваші персональні дані на таких правових підставах:

• Виконання договору — обробка необхідна для надання послуги, на яку Ви зареєструвалися, зокрема для керування обліковим записом, графіком, відвідуваністю та відпустками.
• Законні інтереси — ми обробляємо певні дані на підставі наших законних ділових інтересів, зокрема для безпеки платформи, аналітики, покращення послуги та запобігання шахрайству, за умови що ці інтереси не переважають над Вашими правами.
• Згода — для певних видів обробки, таких як підписка на розсилку та необов'язкові файли cookie, ми отримуємо Вашу явну згоду. Ви можете відкликати згоду в будь-який момент.
• Юридичний обов'язок — ми зобов'язані зберігати певні дані для дотримання вимог законодавства, зокрема податкові та бухгалтерські записи.

5. Передача даних і треті сторони

Ми не продаємо Ваші персональні дані. Ми передаємо дані лише тим постачальникам послуг, які необхідні для роботи нашої платформи. Кожен постачальник обробляє дані відповідно до власних угод про обробку даних.

• Supabase — автентифікація та хостинг бази даних. Усі дані застосунку (облікові записи користувачів, дані компанії, записи відвідуваності, графіки) зберігаються в інфраструктурі Supabase.
• Vercel — хостинг, розгортання та аналітика. Vercel обробляє журнали запитів, дані про продуктивність та інформацію про відвідування сторінок.
• Lemon Squeezy / Paddle — обробка платежів і керування підпискою. Вони обробляють платіжну інформацію, дані підписки та деталі транзакцій. Усі дані платіжних карток обробляються виключно цими партнерами.
• Resend — доставка транзакційних листів. Обробляє адреси ел. пошти та вміст листів для доставки повідомлень, пов'язаних із послугою (запрошення, підтвердження, сповіщення).
• Sentry — моніторинг помилок. Збирає технічні дані про помилки, які можуть містити ідентифікатори користувачів, щоб допомогти нам діагностувати й усувати проблеми.
• Google Analytics (якщо ввімкнено) — анонімізована аналітика використання для розуміння закономірностей відвідувань і покращення досвіду користувачів.
• Anthropic — AI-асистент для графіка (лише якщо ввімкнено для Вашої компанії). Коли власник ставить запитання, Anthropic обробляє текст запитання та дані графіка, потрібні для відповіді (імена працівників, зміни, правила). Anthropic не використовує ці дані для навчання своїх моделей.
• Groq — AI-асистент для графіка (лише якщо ввімкнено для Вашої компанії). Відповідає першим; Anthropic перебирає запит, коли Groq недоступний. Groq обробляє ті самі дані, що й Anthropic, і не використовує їх для навчання моделей.

6. Міжнародна передача даних

Деякі з наших постачальників послуг працюють за межами Європейської економічної зони (ЄЕЗ) та Боснії і Герцеговини. Зокрема, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic і Groq розташовані в Сполучених Штатах Америки.

Коли дані передаються за межі ЄЕЗ або Боснії і Герцеговини, ми забезпечуємо наявність належних гарантій, зокрема стандартних договірних положень (SCC), затверджених Європейською комісією, або інших юридично визнаних механізмів передачі.

Щоб дізнатися більше про конкретні гарантії, що застосовуються до передачі даних, зв'яжіться з нами за адресою privacy@synqo.work.

7. Зберігання даних

Ми зберігаємо Ваші дані лише стільки, скільки потрібно для цілей, описаних у цій політиці. Наші правила зберігання:

• Активні облікові записи — дані зберігаються, поки Ваш обліковий запис активний і Ви користуєтеся послугою.
• Після видалення облікового запису — персональні дані видаляються протягом 30 днів після закриття облікового запису, окрім випадків, коли зберігання вимагається законом.
• Резервні копії — дані можуть зберігатися в зашифрованих резервних копіях до 90 днів після видалення.
• Юридичні обов'язки — певні записи (наприклад, податкові та бухгалтерські) зберігаються стільки, скільки вимагає закон, зазвичай 5 і більше років.
• Дані про пристрій — ідентифікатор пристрою, IP-адреса та тип браузера, записані під час приходу, виходу, входу в застосунок і невдалих сканувань, видаляються через 90 днів; час приходу та виходу залишається.
• Розсилка — Ваша адреса ел. пошти зберігається, доки Ви не відпишетеся від розсилки.
• Контактні звернення — дані, надіслані через контактні форми та повідомлення про помилки, зберігаються 12 місяців.

8. Ваші права (GDPR / Права суб'єкта даних)

Відповідно до чинного законодавства про захист даних Ви маєте такі права щодо своїх персональних даних:

• Право на доступ — Ви маєте право запитувати копію персональних даних, які ми про Вас зберігаємо.
• Право на виправлення — Ви маєте право вимагати виправлення неточних або неповних даних.
• Право на видалення («право бути забутим») — Ви маєте право вимагати видалення Ваших персональних даних з урахуванням певних юридичних обмежень.
• Право на обмеження обробки — Ви маєте право вимагати обмеження обробки Ваших даних за певних обставин.
• Право на перенесення даних — Ви маєте право отримати Ваші дані в структурованому, поширеному та машинозчитуваному форматі.
• Право на заперечення — Ви маєте право заперечувати проти обробки Ваших даних, яка ґрунтується на законних інтересах.
• Право відкликати згоду — якщо обробка ґрунтується на згоді, Ви маєте право відкликати її в будь-який час, що не впливає на законність обробки, здійсненої до відкликання.
• Право подати скаргу — Ви маєте право подати скаргу до компетентного наглядового органу із захисту даних, якщо вважаєте, що Ваші дані були оброблені з порушенням чинного законодавства.

Щоб скористатися будь-яким із зазначених прав, зв'яжіться з нами за адресою privacy@synqo.work. Ми відповімо на Ваш запит протягом 30 днів.

9. Файли cookie

Наш вебсайт використовує файли cookie — невеликі текстові файли, що зберігаються на Вашому пристрої. Ми використовуємо такі категорії файлів cookie:

Необхідні файли cookie

Ці файли cookie необхідні для роботи вебсайту, і їх не можна вимкнути. До них належать файли cookie сеансу автентифікації та збереження мовних налаштувань. Без цих файлів cookie сервіс не може працювати належним чином. У застосунку та на QR-планшеті ми також використовуємо файл cookie synqo-device: випадковий ідентифікатор пристрою, що діє до 400 днів і використовується лише для захисту записів про відвідування (див. розділ 2.3).

Аналітичні файли cookie

Ми використовуємо Vercel Analytics і, за потреби, Google Analytics для збору анонімізованих даних про використання сайту. Ці файли cookie допомагають нам зрозуміти, як користувачі взаємодіють з нашою платформою та як її можна покращити.

Рекламні файли cookie

Ми не використовуємо рекламні файли cookie та файли cookie сторонніх сервісів для відстеження.

Ви можете керувати налаштуваннями файлів cookie за допомогою банера згоди, що відображається під час першого відвідування, або в налаштуваннях Вашого браузера.

10. Безпека даних

Ми застосовуємо відповідні технічні та організаційні заходи для захисту Ваших персональних даних від несанкціонованого доступу, зміни, розкриття або знищення. Наші заходи безпеки включають:

• Шифрування під час передавання — усе спілкування між Вашим браузером і нашими серверами захищене шифруванням HTTPS/TLS.
• Шифрування під час зберігання — дані в базі даних захищені шифруванням на рівні сховища.
• Контроль доступу та автентифікація — доступ до даних обмежено авторизованими користувачами за допомогою автентифікації та рольових систем доступу.
• Політики Row Level Security (RLS) — на рівні бази даних ми застосовуємо політики безпеки на рівні рядків, що забезпечують ізоляцію даних між компаніями. Користувачі однієї компанії не можуть отримати доступ до даних іншої.
• Регулярні практики безпеки — ми регулярно переглядаємо й оновлюємо наші заходи та практики безпеки відповідно до галузевих стандартів.

Попри наші зусилля, жоден спосіб передавання чи зберігання даних в інтернеті не є безпечним на 100%. Ми не можемо гарантувати абсолютну безпеку Ваших даних, але зобов'язуємося застосовувати обґрунтовані заходи захисту.

11. Конфіденційність дітей

Сервіс Synqo не призначений для дітей віком до 16 років. Ми свідомо не збираємо персональні дані дітей. Якщо ми виявимо, що зібрали дані дитини віком до 16 років без належної згоди батьків, ми вживемо заходів для швидкого видалення цих даних.

Якщо Ви є одним із батьків чи опікуном і вважаєте, що Ваша дитина надала персональні дані через наш сервіс, будь ласка, зв'яжіться з нами за адресою privacy@synqo.work, щоб ми могли вжити відповідних заходів.

12. Зміни до цієї політики

Ми можемо час від часу оновлювати цю Політику конфіденційності, щоб відобразити зміни в наших практиках, технологіях, законодавчих вимогах або з інших операційних причин.

Про суттєві зміни ми повідомимо Вас електронною поштою або сповіщенням у застосунку до набрання змінами чинності. Дата останнього оновлення вгорі цієї сторінки змінюватиметься з кожним оновленням.

Продовження користування сервісом Synqo після публікації змін означає Вашу згоду з оновленою політикою.

Попередні версії цієї політики доступні за запитом. Зв'яжіться з нами за адресою privacy@synqo.work, якщо бажаєте ознайомитися з ранішими версіями.

13. Контакти

З будь-яких питань, запитів або скарг щодо цієї Політики конфіденційності чи обробки Ваших персональних даних Ви можете звернутися до нас: